När har en handling kommit in?

Regeln om inkomna handlingar i TF 2:9 1 st gäller de handlingar som skickas eller lämnas in till en myndighet av någon utomstående. Handlingar som däremot skapas av tjänstemän inom myndigheten, t.ex. myndighetsbeslut, är inte inkomna utan kan istället vara allmänna därför att de är ”upprättade” enligt TF 2:10.

Vid vilken tidpunkt är då en handling inkommen? När det gäller konventionella handlingar av papper så anses dessa ha kommit in till en myndighet när de har anlänt till myndighetens lokaler t.ex. med post eller lämnats där av avsändaren personligen. Finns de inte i lokalerna så är de inte inkomna. Det säger huvudregeln men den har ett undantag. Handlingar kan nämligen anses inkomna även när de har överlämnats till en behörig befattningshavare när han eller hon är ute på fältet eller hemma i bostaden och inte befinner sig i myndighetens lokaler (TF 2:9 1 st, se mer om detta i här).

Upptagningar, till exempel mejl, sms eller uppgifter i databaser, som kommer till myndigheten från någon utomstående räknas som inkomna till myndigheten när de är tillgängliga för personalen med de tekniska hjälpmedel som de har till sitt förfogande (TF 2:9 1 st med hänvisning till TF 2:6 1 st). Om flera myndigheter delar på ett gemensamt datasystem kan det hända att uppgifterna som förs in i systemet blir expedierade av den myndighet som fört in dem och inkomna till de myndigheter som fått tillgång till dessa via systemet (se HFD 99-11 och 2173-11)

Exempel på rättsfall där det slås fast att inkomna handlingar är allmänna: RÅ 1983 Ab 123, RÅ 1973 A 51.

En handling som har kommit in till myndighetens lokaler eller som en behörig befattningshavare har fått i sin hand är inkommen och allmän på en gång. Det krävs inga ytterligare åtgärder, t.ex. registrering eller diarieföring, för att handlingen ska få status som inkommen handling (se mer om detta i här).

Undantagna handlingar

Det finns handlingar som i och för sig är inkomna till myndigheten men som ändå inte ska betraktas som allmänna handlingar. Det gäller till exempel böcker, tidskrifter och andra handlingar som en myndighet har i sitt referensbibliotek (TF 2:14). Till referensbiblioteket räknas också internet, vilket innebär att du inte kan åberopa TF för att ta del av internet hos myndigheten. Databaser som en myndighet använder som ett referensbibliotek, t.ex. rättsdatabaser med domstolsavgöranden, omfattas också av biblioteksregeln.

Enligt TF 2:9 är förseglade anbud och tävlingsskrifter som kommer in till en myndighet inte heller inkomna handlingar före den tidpunkt då det har bestämts att de ska öppnas.

 

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte.

Denna webbplats använder Akismet för att minska skräppost. Lär dig hur din kommentardata bearbetas.