Handlingar i ett avslutat ärende

Många handlingar i ett ärende blir allmänna långt innan ärendet har avslutats av myndigheten. Det gäller bland annat de handlingar som utomstående har lämna in till myndigheten och de handlingar som myndigheten själv har skickat iväg till utomstående inom ramen för ärendet (inkomna och expedierade handlingar). Men en myndighet kan producera andra handlingar under ärendets gång som aldrig skickas iväg utan stannar kvar inom myndigheten. Det kan till exempel vara myndighetens egna utredningar, tjänsteanteckningar från telefonsamtal eller anteckningar från inspektioner ute på fältet. Den här typen av handlingar blir allmänna när ärendet har ”slutbehandlats” (TF 2:10 1 st). En myndighet brukar sätta punkt för ett ärende genom att fatta ett beslut som innebär att handläggningen avslutas. Det kan vara ett beslut i sak, till exempel ett bifall eller avslag. Men det kan också vara ett beslut om att inte pröva sakfrågan i ärendet utan bara lägga ärendet till handlingarna eller skicka det vidare till en annan instans.

Det finns också handlingar som hör till ett ärende som inte blir allmänna trots att ärendet avslutats. Det gäller så kallade utkast och minnesanteckningar. Dessa blir allmänna först om de expedieras eller arkiveras. Även handlingar som är tänkta att expedieras vid en senare tidpunkt efter ärendets avslutande blir allmänna först när expedieringen sker. I fallet JO 1990/91 s. 425 hade en länsstyrelse genomfört en utredning med avsikt att redovisa resultatet av utredningen i en rapport till regeringen. JO konstaterade att rapporten inte blev en upprättat handling förrän landshövdingen expedierade den genom att lämna över den till statsrådet. Det här trots att ärendet där rapporten ingick hade slutbehandlats redan tidigare hos länsstyrelsen. Rapporten hade även diarieförts vid en tidigare tidpunkt men JO konstaterade att diarieföring inte har någon betydelse för frågan om en handling är allmän eller inte.