Utkast kan också vara allmänna handlingar

När en tjänsteman vid en myndighet gör ett utkast till ett beslut eller någon annan typ av skrivelse så är utkastet inte en allmän handling. Det framgår av TF 2:12 2 st. Ett utkast som någon utomstående gjort och skickat till myndigheten är däremot en inkommen handling som av den anledningen är allmän (se avsnitt 6.3). Utkast är vad man kallar ”mellanprodukter”, dvs. förstadium till färdiga handlingar. Tanken är att tjänstemän vid myndigheter ska vara fria att skapa preliminära handlingar, cirkulera dem bland kollegorna på myndigheten och till och med skicka dem till utomstående för synpunkter (se avsnitt 7.1.2). Allt detta utan att utkasten blir allmänna handlingar som riskerar att uppfattas som myndighetens officiella ståndpunkt.

I propositionen 1975/76:160, s. 169 finns en uppräkning av handlingar som hör till kategorin utkast. Där nämns koncept (ett annat ord för utkast), kladdar, korrektur och ”sådana ADB-upptagningar som saknar betydelse annat än som osjälvständiga led i en bearbetning.” Där nämns också så kallade råtabeller (obearbetade statistikuppgifter) som används som underlag när statistik produceras.

För att ett utkast som har skapats vid en myndighet ska bli en allmän handling hos myndigheten krävs det att utkastet antingen expedieras eller arkiveras (TF 2:12 2 st). Ett utkast till ett förslag som Statens ungdomsråd skickat ut till ett antal ungdomsorganisationer var en expedierad och därmed allmän handling även om förslaget ännu inte hade fått sin slutgiltiga utformning (se RÅ 1965 ref 26). Det finns dock ett undantag från denna regel. Utkast som en myndighet skickar till någon utomstående för synpunkter blir inte allmän enligt det så kallade delningsundantaget (se avsnitt 7.1.2). Att utkast blir allmänna handlingar när de arkiveras framgår som sagt av TF 2:12 2 st men har också slagits fast av Regeringsrätten i målet RÅ 1981 Ab 35.