Handlingar som finns hos en enskild tjänsteman

Handlingar anses vara förvarade hos myndigheten även om en tjänsteman har lånat hem dem (RÅ 1951 E 42). Om någon ”behörig befattningshavare” hos myndigheten (TF 2:9) tar emot handlingar ”ute på stan” så betraktas de som inkomna och förvarade hos myndigheten redan innan befattningshavaren tagit dem till myndighetens lokaler (Alf Bohlin, Offentlighetsprincipen, 9 uppl, s. 43). Med behörig befattningshavare menas anställda på en myndighet som antingen har som särskild uppgift att ta emot handlingar (registratorer) eller som är handläggare i det ärende som handlingarna rör (se Bohlin, Offentlighetsprincipen, 9 uppl. s. 60 och RÅ 1967 I 26 ). Det kan till exempel hända att en handläggare tar sig ut på fältet för att träffa en part i ärendet eller inspektera den plats som ärendet gäller. Handlingar som parten eller någon annan utomstående då överlämnar till handläggaren anses inkomna till myndigheten och kan begäras ut redan innan handläggaren tagit dem till myndighetens lokaler. Det samma gäller om någon skickar en handling till handläggarens bostadsadress istället för till myndigheten. Handlingen kan anses inkommen och förvarade hos myndigheten även i såna fall (se JO 1989/90 s 415, ”Helsingborgsfallet”, s. 432). Även sms-meddelanden till en befattningshavares privata mobiltelefon kan bli allmänna handlingar (se KR Sundsvall 195-09).