Begäran om handlingar ska prioriteras

Om du begär ut handlingar från en myndighet så ska myndigheten behandla din begäran med förtur vilket oftast betyder att myndigheten måste lägga andra arbetsuppgifter åt sidan. I fallet RÅ 1975 ref. 55 konstaterade Regeringsrätten att en skattemyndighet var tvungen att hantera en krånglig begäran om handlingar trots att personalen var mitt uppe i den mest hektiska fasen av den årliga fastighetstaxeringen. Dålig bemanning är inte heller en ursäkt för att helt vägra eller dröja med att lämna ut handlingar. Enligt JO är myndigheter “skyldiga att dimensionera sina personalresurser och organisera sin verksamhet på sådant sätt att de även under semesterperioder kan behandla framställningar om utlämnande av allmänna handlingar med tillräcklig skyndsamhet” (JO 4209-09). En myndighet kan inte heller dröja med att lämna ut en allmän handling med hänsyn till ”arbetets behöriga gång” (JO 1993/94 s. 513), vilket däremot är ett giltigt skäl för att vägra lämna ut uppgifter ur allmänna handlingar enligt OSL 6:4.

Har du begärt att få ta del av handlingar på plats så gäller TF 2:15 som säger att handlingar ska lämnas ut ”genast eller så snart det är möjligt”. Om det är en handling som myndigheten kan hitta utan större problem och som uppenbarligen är offentlig ska den lämnas ut ”genast”, dvs. medan du väntar. Har du däremot begärt ut en mängd delvis sekretessbelagda handlingar som finns utspridda på olika ställen inom myndigheten så får du nog acceptera att handlingarna lämnas ut ”så snart det är möjligt”. Om du istället begär att få kopior av allmänna handlingar skickade till dig så gäller TF 2:16 som säger att en sådan begäran ska hanteras ”skyndsamt”. Vad ”så snart det är möjligt” eller ”skyndsamt” betyder i timmar eller dagar räknat beror på omständigheterna i det enskilda fallet. Men en standardformulering som JO brukar använda när ombudsmannen läxar upp långsamma myndigheter säger något om hur lång fördröjning som godtas i normalfallet.

”JO har i ett flertal beslut uttalat att besked i en utlämnandefråga normalt bör lämnas samma dag som begäran gjorts. Någon eller några dagars fördröjning kan dock godtas om en sådan fördröjning är nödvändig för att myndigheten ska kunna ta ställning till om den efterfrågade handlingen är allmän och offentlig. Härtill kommer att ett visst dröjsmål är ofrånkomligt om framställningen avser eller fordrar genomgång av ett omfattande material.” (Formuleringen används till exempel i JO:s beslut med dnr JO 4209-09. Se även JO 5308-11 där regeringskansliet fick kritik för att ha dröjt fyra dagar med att lämna ut begärda handlingar.)”

Skäl som kan motivera en viss fördröjning av utlämnandet

1. En sekretessbedömning behöver göras och tjänstemannen behöver tid för att fundera.
2. Handlingen måste kopieras eftersom vissa uppgifter är sekretessbelagda och måste maskas, täckas över (JO 2001/02 s. 478). Ju fler handlingar som måste sekretessbedömas och maskas desto mer tid har myndigheten rätt dröja med utlämnandet.
3. Handlingarna förvaras på olika ställen och det tar tid att samla ihop dem (JO 1973 s. 335)
4. En ny handling ska skapas genom en sammanställning av uppgifter.