Vi mejlar/faxar inte handlingar!

Fax

Du ska få en kopia av en allmän handling faxad till dig om det inte finns några särskilda omständigheter som gör att det är omöjligt eller olämpligt. En myndighet får inte ha som generell policy att aldrig faxa handlingar (se JO 4363-96).

För statliga myndigheter gäller förordningen (2003:234) om tiden för tillhandahållande av domar och beslut, m.m. Där framgår att myndigheten ska ta hänsyn till den enskildes önskemål om hur kopior ska skickas (9 §). Men i slutändan är det myndigheten som avgör om den metod som den enskilda önskar är lämplig eller inte (10 §). Av ett JO-beslut framgår att samma principer ska gälla för kommuner (JO 2005/06 s. 487). Omständigheter som talar emot att skicka en handling via fax är enligt JO att myndighet saknar fax, faxen är trasig, begäran omfattar väldigt många handlingar eller handlingarna innehåller uppgifter som inte är lämpliga att faxa (JO 4363-96). Angående kommunala bolags skyldighet att faxa se JO 1999/2000 s. 405.

Fler intressanta avgöranden: JO 2006/07 s. 517 rörande fax och Regeringsrättens beslut den 25 april 2008 i mål nr 521-08.

Mejl

Myndigheter har ingen skyldighet att mejla handlingar (se JO 733-12) utan kan välja att skicka dem med post om de så önskar.  Men många myndigheter mejlar handlingar inte minst för att det är praktiskt för dem själva. Domstolarna, som har många domar och beslut lagrade i sitt digitala målhanteringssystem Vera, brukar t.ex. mejla dessa på begäran.

2 reaktioner till “Vi mejlar/faxar inte handlingar!”

  1. Alla domar och beslut finns ingalunda i Vera. Dels gallras brottmål efter 5 år ur Vera och tvistemål efter 9 år. Dels tecknas många avskrivningsbeslut direkt på inkomna handlingar, tex beslut om att avskriva brottmål när åklagare lagt ner förundersökningen eller beslut om konkurs. En del domstolar scannar in dessa handlingar med beslutet på efterhand till Vera, men långt ifrån alla.

    Men visst mailar vi gärna även dessa handlingar efter scanning, men det tar lite längre tid än om materialet finns i Vera.

    1. Tack för synpunkten! Jag har rättat texten från ”alla domar och beslut” till ”många domar och beslut”.

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte.

Denna webbplats använder Akismet för att minska skräppost. Lär dig hur din kommentardata bearbetas.