Begäran kan kräva stor arbetsinsats av myndigheten

Hur mycket tid och arbete som en myndighet är skyldig att lägga ned på din begäran beror för det första på vad det är du begär ut. Kraven på myndigheten ser olika ut beroende på om du begär ut färdiga allmänna handlingar, potentiella handlingar eller uppgifter ur allmänna handlingar (se nedan).  För det andra spelar det roll hur noga du har preciserat vilka handlingar det är du begär ut.

Färdiga allmänna handlingar

Om du begär ut samtliga allmänna handlingar i 10.000 ärenden och kan förse myndigheten med ärendenummer för samtliga ärenden så är myndigheten utan tvekan skyldig att ta fram handlingarna åt dig även om det kräver en enorm arbetsinsats. Din begäran är tillräckligt preciserad och därmed finns det inga begränsningar i myndighetens skyldigheter att lämna ut de begärda handlingar. Om det däremot är oklart vilka handlingar det är du begär ut så är inte myndigheten skyldig att gå igenom hela sitt arkiv för att se om det eventuellt finns någon handling som stämmer in på din beskrivning (RÅ 1979 Ab 6). Se mer om myndighetens skyldighet att leta fram handlingar här.

Det kan hända att det finns sekretessbelagda uppgifter bland handlingarna i de 10.000 ärenden som du har begärt ut. Det betyder att myndigheten måste lägga en ansenlig mängd mantimmar på att sekretesspröva och eventuellt maskera delar av handlingarna innan de lämnas ut till dig. Det här är inte ett skäl för att avslå din begäran. Däremot kan myndigheten, i ett sådant extremfall, ta flera månader på sig att lämna ut handlingarna (JO 2001/02 s. 478).

Potentiella handlingar

Du kan inte med stöd av TF kräva att en myndighet sammanställer uppgifter ur olika allmänna handlingar och skapar nya skräddarsydda handlingar åt dig. Undantaget är de potentiella handlingarna. Det är handlingar som inte existerar när du begär ut dem men som myndigheten, utan större svårigheter, kan skapa på begäran av dig. Ett registerutdrag från ett dataregister är en typisk potentiell handling. För att en samling uppgifter ska betraktas som en potentiell handling så måste myndigheten kunna sammanställa dem med ”rutinmässiga åtgärder”. Det betyder att myndigheten i vissa fall kan neka att sammanställa uppgifter till en handling eftersom det kräver en så stor arbetsinsats att sammanställningen inte kan betraktas som en potentiell handling. Men kraven på myndigheterna är ändå ganska långtgående i dessa fall, vilket du kan läsa mer om här.

Uppgifter ur allmänna handlingar

Generellt kan man säga att myndigheternas skyldigheter inte är lika långtgående när det gäller att lämna ut uppgifter ur allmänna handlingar som när det gäller att lämna ut själva handlingarna. En myndighet kan, enligt OSL 6:4, neka att lämna ut uppgifter ur allmänna handlingar om det skulle hindra arbetets behöriga gång, dvs. innebära för mycket arbete. För att undvika nackdelarna med att begära ut uppgifter ur allmänna handlingar så är det förstås bra om du kan räkna ut i vilka handlingar de aktuella uppgifterna finns och begära ut kopior av dem istället. Om du vill ha ut uppgifter om vad cheferna vid en myndighet tjänar så kan du begära ut deras senaste lönespecifikationer för att nämna ett exempel.

6 reaktioner till “Begäran kan kräva stor arbetsinsats av myndigheten”

  1. Kan man begära att en specificerad typ av handling (med sekretessuppgifter i) lämnas ut med regelbundenhet – alltså att förfrågan ställs myndigheten t.ex. varje måndag, en gång i veckan, i alla evighet? Är myndigheten skyldig att tillskapa nya rutiner endast för att tillmötesgå dessa begäran? Eller är det att anse att det går utanför myndighetens ”rutinmässiga åtgärder” att bemöta samma begäran med en sådan regelbundenhet?

    Jag kan inte hitta något om det just nu, varken här eller på någon annan sida, men jag har för mig att jag har läst/hört att det inte är skäligt vid något tidigare tillfälle…

    1. Ja, en myndighet är skyldig att tillmötesgå en veckovis återkommande begäran om en viss handling eller vissa specificerade handlingar. Det är upp till myndigheten att bestämma om den vill skapa en särskild rutin som innebär att man lägger undan de handlingar som man vet kommer att efterfrågas eller om man vill söka efter dessa handlingar först när begäran kommit in. Den här domen gällde en återkommande och omfattande begäran till en länsstyrelse.

      /Per

  2. Jag har för avsikt att begära att kopia tillverkas av 330 mycket väl specificerade handlingar, men jag har endast behov av den/de av dessa 330 handlingar som innehåller en viss specifik uppgift.

    Kan jag då begära att myndigheten tillverkar kopia av endast den/de av de 330 handlingarna som innehåller just den efterfrågade uppgiften?

    Myndigheten måste snabbt läsa igenom 330 handlingar och det tar högst en minut per handling att avgöra om den innehåller den efterfrågade uppgiften och sedan måste myndigheten tillverka kopia/kopior av den/de handlingar som innehåller just den efterfrågade uppgiften.

    Min fråga är om myndigheten har någon möjlighet att avslå en sådan begäran? Självfallet kan myndigheten anföra att uppgiften omfattas av sekretess och inte kan lämnas ut därför att men kan uppkomma, men om man bortser från det; finns det någon annan möjlighet för myndigheten att använda något annat argument mot förfrågan?

    Tacksam för alla upplysningar!

    1. Om du kan övertyga myndigheten om att en av de 330 handlingarna faktiskt innehåller den aktuella uppgiften så är det ju en väl preciserad begäran och jag kan inte se att myndigheten kan avslå. Kanske mer osäkert om en myndighet är skyldig att läsa igenom 330 handlingar om du inte vet om någon av de innehåller uppgiften, se RÅ 1979 Ab 6 som du hittar här http://www.allmanhandling.se/?p=410.

      /Per

  3. Jag undrar över vilket diarienummer ärendet hos JO som behandlar enormt omfångsrika framställningar har.

    PDF-filen går nämligen inte att öpnna, men om du ger mig diarienumret hos JO så är det inte så svårt att hitta beslutet.

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte.

Denna webbplats använder Akismet för att minska skräppost. Lär dig hur din kommentardata bearbetas.