Begäran kan kräva stor arbetsinsats av myndigheten

Hur mycket tid och arbete som en myndighet är skyldig att lägga ned på din begäran beror för det första på vad det är du begär ut. Kraven på myndigheten ser olika ut beroende på om du begär ut färdiga allmänna handlingar, potentiella handlingar eller uppgifter ur allmänna handlingar (se nedan).  För det andra spelar det roll hur noga du har preciserat vilka handlingar det är du begär ut.

Färdiga allmänna handlingar

Om du begär ut samtliga allmänna handlingar i 10.000 ärenden och kan förse myndigheten med ärendenummer för samtliga ärenden så är myndigheten utan tvekan skyldig att ta fram handlingarna åt dig även om det kräver en enorm arbetsinsats. Din begäran är tillräckligt preciserad och därmed finns det inga begränsningar i myndighetens skyldigheter att lämna ut de begärda handlingar. Om det däremot är oklart vilka handlingar det är du begär ut så är inte myndigheten skyldig att gå igenom hela sitt arkiv för att se om det eventuellt finns någon handling som stämmer in på din beskrivning (RÅ 1979 Ab 6). Se mer om myndighetens skyldighet att leta fram handlingar här.

Det kan hända att det finns sekretessbelagda uppgifter bland handlingarna i de 10.000 ärenden som du har begärt ut. Det betyder att myndigheten måste lägga en ansenlig mängd mantimmar på att sekretesspröva och eventuellt maskera delar av handlingarna innan de lämnas ut till dig. Det här är inte ett skäl för att avslå din begäran. Däremot kan myndigheten, i ett sådant extremfall, ta flera månader på sig att lämna ut handlingarna (JO 2001/02 s. 478).

Potentiella handlingar

Du kan inte med stöd av TF kräva att en myndighet sammanställer uppgifter ur olika allmänna handlingar och skapar nya skräddarsydda handlingar åt dig. Undantaget är de potentiella handlingarna. Det är handlingar som inte existerar när du begär ut dem men som myndigheten, utan större svårigheter, kan skapa på begäran av dig. Ett registerutdrag från ett dataregister är en typisk potentiell handling. För att en samling uppgifter ska betraktas som en potentiell handling så måste myndigheten kunna sammanställa dem med ”rutinmässiga åtgärder”. Det betyder att myndigheten i vissa fall kan neka att sammanställa uppgifter till en handling eftersom det kräver en så stor arbetsinsats att sammanställningen inte kan betraktas som en potentiell handling. Men kraven på myndigheterna är ändå ganska långtgående i dessa fall, vilket du kan läsa mer om här.

Uppgifter ur allmänna handlingar

Generellt kan man säga att myndigheternas skyldigheter inte är lika långtgående när det gäller att lämna ut uppgifter ur allmänna handlingar som när det gäller att lämna ut själva handlingarna. En myndighet kan, enligt OSL 6:4, neka att lämna ut uppgifter ur allmänna handlingar om det skulle hindra arbetets behöriga gång, dvs. innebära för mycket arbete. För att undvika nackdelarna med att begära ut uppgifter ur allmänna handlingar så är det förstås bra om du kan räkna ut i vilka handlingar de aktuella uppgifterna finns och begära ut kopior av dem istället. Om du vill ha ut uppgifter om vad cheferna vid en myndighet tjänar så kan du begära ut deras senaste lönespecifikationer för att nämna ett exempel.