Är handlingen arkiverad?

Vissa icke expedierade handlingar blir inte allmänna trots att de ingår i ett avslutat ärende hos myndigheten. Det handlar om de minnesanteckningar och utkast som myndighetens tjänstemän eventuellt har skapat i ärendet. Dessa blir inte upprättade förrän de läggs in i myndighetens arkiv (TF 2:12). Om handläggaren låter sina anteckningar ligga kvar akten när den skickas till arkivet så blir de med andra ord upprättade och allmänna. Om tjänstemannen själv sparar anteckningar i en pärm eller i sin dator för eget framtida bruk anses de inte ha blivit arkiverade och då är de inte heller allmänna (Irja Hed, Sekretess! – Handbok och offentlighets och sekretesslagstiftningen, 16 uppl., s. 15, se även Regeringsrättens domskäl i målet RÅ 1999 ref. 36). Med minnesanteckningar avses t.ex. sammanfattningar eller stolpar med viktiga uppgifter i ärendet som handläggaren har skrivit ned som stöd för den egna handläggningen eller i samband med att ärendet presenterades för en beslutsfattare (så kallad föredragningspromemoria). En anteckning som tillför ärendet nya uppgifter, t.ex. en tjänsteanteckning från handläggarens samtal med en part i ärendet är aldrig en minnesanteckning enligt TF 2:12 1 st. Med utkast och koncept avses förstadium till färdiga handlingar. Om sådana handlingar inte har expedierats så blir de allmänna först när de arkiveras (TF 2:12 2 st).