Myndighetspost och privat post

Huvudregeln är att alla handlingar som skickas eller lämnas in till en myndighet blir allmänna. Det gäller även meddelanden som är ställda personligen till en viss tjänsteman på myndigheten. Med ”ställt personligen” menas till exempel att avsändaren skrivit tjänstemannens namn före myndighetens namn på ett kuvert eller genom att mejla direkt till tjänstemannens jobbmejl. Men det här förutsätter att meddelandet rör en fråga som ”ankommer på myndigheten” (TF 2:8). Ett meddelande som enbart rör en tjänstemans privatliv blir ingen allmän handling oavsett om det är adresserat till myndigheten eller ställt till tjänstemannen personligen (Alf Bohlin, Offentlighetsprincipen, 9 uppl., s. 65 f). Det är alltid innehållet i meddelandet som avgör. Att ett meddelande är märkt som ”konfidentiellt” eller att avsändare och mottagare uppfattat meddelandet som privat har ingen betydelse för frågan om det är en allmän handling (se RÅ 1946 ref 3 och RÅ 1984 Bb 86). Även sms som har kommit in till en befattningshavares privata mobiltelefon kan vara allmänna handlingar (se KR Sundsvall 195-09).

Det är inte bara meddelanden som rör tjänstemannens privatliv som är undantagna. Undantag görs också för den post som tjänstemannen får i en annan ställning än den han eller hon har på myndigheten. Det är till exempel vanligt att politiker tar emot handlingar i egenskap av partiföreträdare utan att det har någon koppling till politikernas myndighetsuppdrag som kommunalråd eller liknande (se bland annat RÅ 1987 ref. 147 och KR Sthlm 1274-11).

Även handlingar som skickas till en myndighetsföreträdarens privata postadress, mejladress eller mobiltelefon kan anses inkomna om han eller hon ses som en ”behörig befattningshavere” enligt TF 2:9 (se mer om detta här).