Handlingen är inte färdig!

Frågan om en handling är färdig är ju i grunden en subjektiv bedömning. Men lagstiftaren har inte velat överlåta den bedömningen till myndigheterna. Därför anger TF 2:10-2:9 ett antal objektiva kriterier som, om de är uppfyllda, innebär att handlingen ska betraktas som färdig och följaktligen allmän.

1. Expedierade (utskickade) handlingar: Man får anta att myndigheter som regel inte skickar iväg halvfärdiga handlingar till utomstående. Expedierade handlingar betraktas därför som upprättade (TF 2:10). Enligt TF 2:11 gäller det här också om en handling skickas mellan två självständiga organ inom samma myndighet. Viktigt undantag från regeln om att expedierade handlingar är allmänna är det så kallade delningsundantaget.

2. Handlingar i avslutade ärenden: Om myndigheten har avslutat ärendet så kommer handlingarna som ingår i ärendet knappast att ändras vid en senare tidpunkt. De är därför färdiga, upprättade handlingar enligt TF 2:10.

3. Justerade protokoll: Att justera ett protokoll innebär att någon i efterhand granskar om det som står i protokollet stämmer överens med verkligheten, t.ex. om ett mötesprotokoll återger vad som faktiskt sas vi mötet. När den kontrollen är gjord så intygar justeraren att protokollet är riktigt t.ex. genom att signera det. Efter det görs knappast några ändringar i protokollet. Därför betraktas justerade protokoll som upprättade handlingar enligt TF 2:10.

4. På andra sätt färdigställda handlingar: Handlingar som inte hör till något ärende och varken har expedierats eller justerats kan ändå vara färdigställda och därmed allmänna handlingar. Det här framgår av TF 2:10 1 st. I dessa fall får man falla tillbaka på den grundläggande principen att en handling är upprättad när den har fått sin slutgiltiga form, dvs. när det inte finns någon anledning att tro att handlingen kommer ändras vid en senare tidpunkt.

5. Arkiverade handlingar: Vissa icke expedierade handlingar blir inte allmänna trots att de ingår i ett avslutat ärende hos myndigheten. Det handlar om de minnesanteckningar och utkast som myndighetens tjänstemän kan ha skapat i ärendet. Dessa blir inte upprättade förrän de läggs in i myndighetens arkiv (TF 2:12). Om handläggaren låter sina anteckningar ligga kvar akten när den skickas till arkivet så blir de med andra ord upprättade och allmänna. Om tjänstemannen själv sparar anteckningar i en pärm eller i sin dator för eget framtida bruk anses de inte ha blivit arkiverade och då är de inte heller allmänna (Irja Hed, Sekretess! – Handbok och offentlighets och sekretesslagstiftningen, 16 uppl., s. 15, se även Regeringsrättens domskäl i målet RÅ 1999 ref. 36). Med minnesanteckningar avses t.ex. sammanfattningar eller stolpar med viktiga uppgifter i ärendet som handläggaren har skrivit ned som stöd för den egna handläggningen eller i samband med att ärendet ska presenteras för en beslutsfattare. En anteckning som tillför ärendet nya uppgifter, t.ex. en tjänsteanteckning från handläggarens samtal med en part i ärendet är aldrig en minnesanteckning enligt TF 2:12 1 st. Med utkast och koncept avses förstadium till färdiga handlingar. Om sådana handlingar inte har expedierats så blir de allmänna först när de arkiveras (TF 2:12 2 st).