Kan jag få ut uppgifterna med en fullmakt?

Av OSL 12:1 framgår att sekretess till skydd för en enskild inte gäller i förhållande till den enskilde själv. Tanken är att en enskild sällan lider men av att få reda på saker om sig själv. Några få undantag finns visserligen (se OSL 25:6, OSL 28:2 och OSL 35:3). Med enskild menas som vanligt både människor av kött och blod (fysiska personer) och företag eller andra privata organisationer (juridiska personer).

Samtycke och fullmakt

En person, företag eller annan privat organisation kan alltså bestämma att du ska få rätt att ta del av känsliga uppgifter om den enskilde. Det här framgår av OSL 12:2. Det kan ske genom att den enskilde tar kontakt med myndigheten och muntligen lämnar sitt samtycke till att uppgifter lämnas ut till dig. Men det kan också gå till så att den enskilde skriver en fullmakt som du själv kan visa upp för myndigheten och som ger dig rätt till insyn i den enskildes angelägenheter. Det finns inga särskilda formkrav för hur en fullmakt ska se ut. En fullmakt kan rent av vara underförstådd. Sekretessbelagda uppgifter kan lämnas ut med stöd av en underförstådd fullmakt till exempel i en situation där myndigheten inte kan komma i kontakt med den enskilde för att få ett samtycke men inser att det ligger i hens intresse att uppgifterna lämnas ut ändå.

En fullmakt som ger dig rätt att begära ut uppgifter i den enskildes ställe ger dig också rätt till partsinsyn i de ärenden där den enskilde är part  (se  10 § förvaltningslagen och 43 § förvaltningsprocesslagen).

Partsinsyn

Det finns två stora fördelar med partsinsyn. För det första är en parts rätt till insyn inte begränsad till de uppgifter som finns i allmänna handlingar i ärendet. För det andra har en part som regel rätt att få del även av sekretessbelagda uppgifter i ärendet.

En part har rätt att få ut alla uppgifter som har ”tillförts ärendet”. Med det avses alla sakuppgifter som myndigheten har hämtat in i ärendet och som kan ha betydelse för utgången. Tanken är att en part alltid ska få en chans att kommentera eller bemöta sådana uppgifter innan dem läggs till grund för ett beslut. Det betyder att parten direkt kan få ut uppgifter i tjänsteanteckningar från telefonsamtal eller anteckningar från inspektioner på fältet som annars inte blir allmänna handlingar förrän ärendet har avslutats. Minnesanteckningar är däremot en typ av handlingar som i många fall inte anses ha ”tillförts ärendet”. Se HFD 5044-13.

Som regel har en part rätt att få ta del av handlingar i sitt ärende som annars är sekretessbelagda för allmänheten. Det här framgår av OSL 10:3. Det är bara om det är av ”synnerlig vikt” att uppgifterna i ett ärende inte röjs som de kan hemlighållas för en part. Det kan vara aktuellt till exempel i de fall som omfattas av sekretess enligt OSL 17:2, OSL 25:6 och OSL 35:2. Sekretess hindrar aldrig att en part i ett mål eller ett ärende tar del av en dom eller ett beslut i målet eller ärendet, enligt OSL 10:3 2 st.

Utforma fullmakten

En fullmakt som är allt för generell häver inte sekretessen enligt den här kammarrättsdomen. Domstolen hänvisar till ett uttalande i förarbetena om att ett samtycke inte får ges ett så generellt innehåll ”…att den enskilde allmänt förklarar sig avstå från sekretessen hos viss myndighet eller tjänsteman”. Det kan också vara lämpligt att den enskilde sätter en tidgräns för hur länge fullmakten ska gälla. Ett exempel på en fullmakt kan du se här.