Personer eller företag som arbetar som fristående konsulter åt myndigheter är inte bundna av offentlighetsprincipen. De är inte skyldiga att lämna ut handlingar på begäran från allmänheten. Däremot kan en handling som en konsult tagit emot eller upprättat för en myndighets räkning betraktas som allmän och förvarad hos den myndigheten. I sådana fall går det att vända sig till myndigheten och begära ut handlingarna trots att de finns hos konsulten.

Det gäller till exempel när en rekryteringskonsult sköter en personalrekrytering åt en myndighet. Jobbansökningar kan begäras ut hos myndigheten trots att de jobbsökande skickat dessa direkt till rekryteringskonsulten (se RÅ 1989 ref. 29 och RÅ 1996 ref. 25). I fall där en myndighet anlitat en rekryteringskonsult för att sondera marknaden, bedriva rekryteringsfrämjande åtgärder och göra en inledande urvalsprocess före det egentliga anställningsförfarande så har handlingar hos konsulten inte ansetts förvarade hos myndigheten. Det här betyder att rekryteringsföretaget kan ta emot intresseanmälningar till en tjänst på en myndighet utan att dessa blir allmänna handlingar. Om företaget väljer ut en eller flera kandidater som presenteras för myndigheten så blir dessa personers intresseanmälningar allmänna handlingar. Övriga sökandes intresseanmälningar blir det inte. Efter rekryteringsföretagets urvalsprocess måste myndigheten inleda ett vanligt anställningsförfarande där myndigheten tar emot ansökningar direkt från jobbsökande. I annat fall har myndigheten lagt över hela tjänstetillsättningsärendet på rekryteringsföretaget. I det läget anses företaget ha tagit emot alla intresseanmälningar i myndighetens ställe. Utgångspunkten är att de då är allmänna handlingar. Eventuellt kan myndigheten i det läget avtala bort sin tillgång till handlingarna hos rekryteringsföretaget, vilket innebär att handlingarna inte är allmänna. Men det är egentligen inte tillåtet. Se JO 3529 12 där JO kritiserade ett kommunalförbund för att ha avtalat bort tillgången till intresseanmälningar som kommit in till ett rekryteringsföretag trots att företaget tagit emot dessa i kommunförbundets ställe som en del av anställningsförfarandet.

Om en myndighet har en överenskommelse med en konsult om att myndigheten ska ha tillgång till inskickade handlingar  så blir dessa allmänna handlingar (se JO 1990/91 s. 391, KR Gbg 7285-08 och KR Jönköping 330-05).

Målet RÅ 1984 2:49 gällde en kontrolldagbok som en anställd på företaget Riksbyggen fört på uppdrag av en kommun. I det fallet ansåg Regeringsrätten att dagboken var en allmän handling hos kommunen trots att den aldrig funnits där. Domen har fått kritik för att ha utvidgat förvaringskriteriet i TF 2:4 för mycket (se bl.a. JO 1990/91 s. 391).