JO stänger smitväg till HFD

När kammarrätten prövar ett överklagande av en myndighets beslut att inte lämna ut en allmän handling på grund av sekretess begär kammarrätten in den sekretessbelagda handlingen för att kunna göra sin överprövning av sekretessen. År 2019 kom ett antal avgöranden från HFD som slog fast att handlingen då är att anse som inkommen till kammarrätten, vilket betyder att den kan begäras ut av allmänheten enligt offentlighetsprincipen. Om någon begär ut handlingen och får avslag av kammarrätten kan vederbörande överklaga till HFD som första överklagandeinstans. Då finns inget krav på prövningstillstånd. Det blir med andra ord en slags smitväg till att få vilken sekretessfråga som helst prövad i HFD.

Vissa kammarrätter har försökt stänga den bakvägen genom att skicka tillbaka den aktuella handlingen direkt när målet är avgjort. Handlingen finns då inte längre kvar hos kammarrätten när HFD prövar överklagandet, vilket innebär att HFD avslår överklagandet på den grunden att handlingen inte är förvarade hos kammarrätten. Det blir alltså ingen prövning av sekretessfrågan.

Två personer JO-anmälde Kammarrätten i Göteborg för att den tillämpar denna rutin. Men JO fann inte skäl att kritisera det. JO pekade på att kammarrätten bara hade lånat in de aktuella handlingarna och att de inte hade tillförts något mål. Handlingarna hade inte förstörts utan återlämnats till beslutsmyndigheten, ”…där de finns tillgängliga för allmänheten att begära ut”. JO ansåg att kammarrättens hantering därmed inte hade påverkat rätten att ta del av handlingarna.

Kulturnämnd fick kritik för gallring

Ansökningshandlingar från personer som anställts av Kulturnämnden i Stockholms stad gallrades ur ett e-arkiv trots att staden kände till att ansökningarna inte hade skrivits ut och bevarats i personalakten enligt gällande gallringsregler. JO kritiserade staden för att den på detta sett uppsåtligen förstörde handlingar som skulle bevaras.

Begäran om utlämnande inte av ringa betydelse om den avslås

JO gjorde följande ställningstaganden i ett beslut som rörde Stockholms tingsrätts utlämnande av den så kallade scientologbibeln:

• En begäran om att få ut en handling ska behandlas som ett eget ärende skilt från det mål eller ärende där handlingen förekommer.
• Om någon som inte är part i ett mål begär ut en handling i målet behöver denna begäran inte tillföras akten i målet.
• En skriftlig framställning om utfående av en allmän handling som inte leder till att handlingen omedelbart lämnas ut av den som har hand om handlingen, anses ha mer än ringa betydelse för myndighetens verksamhet. Framställan ska med andra ord diarieföras eller hållas ordnad och får inte gallras därför att den är av ringa eller tillfällig betydelse.
• En handling får inte gallras, oavsett handlingens karaktär, så länge det pågår ett ärende om utlämnande av den.

Tjänsteman får inte begränsa sökandens begäran

En person JO-anmälde en tjänsteman vid Kriminalvården för att denne vid flera tillfällen hade tolkat en begäran om samtliga handlingar i ett ärende som en begäran om enbart besluten i ärendet. Det här utan att fråga den sökande hur begäran skulle tolkas, och utan att underrätta vederbörande om att det som lämnades ut faktiskt inte var samtliga handlingar. Anmälaren bifogade också ett mejl mellan tjänstemannen och en annan anställd på Kriminalvården där tjänstemannen själv skrev att han brukade tolka allmänt hållna begäran på det här sättet.

JO begärde att Kriminalvården skulle yttra sig över anmälan. I svaret framgick att den anmälda tjänstemannen påstod att han hade ringt till den sökande för att diskutera dennes begäran, och att sökanden då hade begränsat begäran till enbart besluten. Det fanns dock inga tjänsteanteckningar från dessa telefonsamtal.

Anmälaren yttrade sig över myndigheten svar och bestred att det skulle ha förekommit några telefonsamtal. Han påpekade att sökanden aldrig hade uppgett sitt telefonnummer för myndigheten. Däremot hade tjänstemannen mejlat sökanden från sin privata mejladress under sin föräldraledighet.

JO började med att konstatera följande: ”En enskild tjänsteman får inte på eget bevåg begränsa omfattningen av en ingiven framställning”.

JO påpekade också att en tjänsteman som lämnar uppgifter på JO:s begäran har sanningsplikt. JO tyckte nämligen att dokumentationen talade emot tjänstemannens påståenden om att det hade förekommit telefonsamtal där sökanden själv hade begränsat sin begäran. JO kunde dock inte med tillräcklig säkerhet slå fast att tjänstemannen hade lämnat oriktiga uppgifter.

Om det var som tjänstemannen påstod, att det hade förekommit telefonsamtal, borde dessa ha dokumenterats. I så fall förtjänade tjänstemannen kritik för att inte ha gjort det, tyckte JO.

JO kritiserade även tjänstemannen för att han hade använt sin privata e-postadress vid kontakter med allmänheten.

Domstol kan inte kräva att handling återskapas

En kammarrätt kan inte ålägga en myndighet att återskapa raderade mejl, oavsett om dessa har gallrats olagligt eller inte. Det konstaterade kammarrätten i det här beslutet. Domstolen avvisade därför ett överklagande från en person som ville att Myndigheten för samhällsskydd och beredskap skulle återskapa vissa raderade mejl.

KR_Goteborg_544_18

Dömdes för att ha förstört forskningsmaterial

Två forskare och en controler vid Göteborgs universitet dömdes för undertryckande av urkund efter att ha förstört forskningsmaterialet i den så kallade Göteborgsundersökning om DAMP/ADHD. Två personer hade begärt ut materialet och kammarrätten hade slagit fast att det rörde sig om allmänna handlingar som skulle lämnas ut. De tre dömda menade att de inte kunde lämna ut materialet av etiska skäl eftersom deltagarna i studien hade fått löfte om att materialet skulle behandlas konfidentiellt. Hellre än att bryta det löftet förstörde de materialet som omfattade 22 hyllmeter genom att köra det i dokumentförstörare. De två forskarna menade också att det var de som ägde materialet och inte universitetet. Tingsrätten konstaterade att även om forskarna hade rätt till det intellektuella innehållet i sin forskning så hade de inte rätt att disponera över de allmänna handlingarna i sig. Brottet var grovt, enligt tingsrätten, eftersom det rörde sig om ett omfattande material och en medveten obstruktion av offentlighetsprincipen. Straffet blev villkorlig dom och dagsböter.

Goteborgs_tingsratt_B_4268_05

Kommundirektör erbjöd sig ta bort allmän handling

Kommundirektören i Nyköpings kommun frågade avsändaren till ett kritiskt mejl om han ville att mejlet skulle tas bort. Avsändaren svarade att han ville att mejlet skulle diarieföras, vilket kommunen gjorde ett par dagar senare. Kommundirektörens mejlsvar, med erbjudandet om att ta bort det kritiska mejlet, diariefördes däremot först flera månader senare då en tidning hörde av sig och ifrågasatte hela hanteringen. I en intervju med tidningen sade kommundirektören att om avsändaren inte hade velat att handlingen skulle diarieföras så hade direktören diariefört den som ”arbetsmaterial”.

JK kritiserade kommundirektören för hur han uttryckt sig i svaret till den kritiska avsändaren: ”Formuleringen i det mejlsvar som kommundirektören skickade till avsändaren kan tolkas som att han var beredd att radera den allmänna handlingen för det fall personen önskade det.” JK var också kritiskt till kommundirektörens idé om att diarieföra det inkomna kritiska mejlet som ”arbetsmaterial” eftersom det var en missvisande benämning. JK konstaterade slutligen att det hade dröjt alldeles för länge innan kommundirektörens mejlsvar diariefördes.

JK_7013_16

Uppdragstagare skyldig att diarieföra och bevara

Brottsförebyggande rådet, BRÅ, gav en tjänsteman i vid dåvarande Länsstyrelsen i Malmö i uppdrag att utreda förekomsten av svarta pengar inom restaurangbranschen i staden. Efter slutförd utredning förstörde uppdragstagaren merparten av utredningsmaterialet (cirka 5000 sidor). JK kritiserade dels att materialet hade förstörts i strid mot gällande arkivregler, dels att materialet inte hade diarieförts på ett korrekt sätt under utredningens gång. Huvudansvaret för det inträffade låg hos BRÅ, enligt JK, men även uppdragstagaren fick kritik.

JK 1873-83-21

Fel att gallra enkätsvar

Enkätsvar som hade kommit in till Stockholms universitet från sjätteklassare födda 1953 i det så kallade Metropolitprojektet var allmänna handlingar. JK konstaterade att universitetet inte hade haft rätt att gallra enkätsvaren utan tillstånd från Riksarkivet. Det spelade ingen roll att forskarna hade lovat deltagarna att enkätsvaren skulle förstöras. JK gjorde också bedömningen att ett forskningsprojekt av det aktuella slaget inte är ett ärende i arkivreglernas mening.

JK 1729-86-20

Filmat rollspel borde ha bevarats

Under ett sammanträde med utskottet för näringsliv och arbetsmarknad i Uddevalla kommun spelade ett antal tjänstemän upp ett rollspel som skulle illustrera förvaltningens verksamhetsplan. Rollspelet filmades av några gymnasieelever som anlitats för uppdraget men makulerades kort tid efter sammanträdet, enligt kommunen. En politiker och ett antal journalister begärde ut filmen men fick avslag. En person JO-anmälde kommunen för att den hade förstört filmen innan det hade prövats om den var en allmän handling som skulle lämnas ut. JO inledde sin beslutsmotivering med följande konstaterande:

”Det är självklart att en handling inte får förstöras när det föreligger en fråga om utfående av den (se JO 1994/95 s. 583). Utredningen i ärendet ger dock inte stöd för att filmen hade begärts utlämnad när den förstördes.”

JO prövade sedan om filmen hade varit en allmän handling och kom fram till att så var fallet. Filmen hade aldrig lämnat kommunen, enligt JO, trots att gymnasieeleverna hade tagit med sig det filmade materialet till sin skola, bearbetat den där och sedan lämnat över den färdiga filmen till kommunen. JO verkar ha menat att eleverna arbetade på kommunens uppdrag och var osjälvständiga i förhållanden till kommunen. Filmen tillhörde inte heller något ärende utan utgjorde så kalla faktiskt handlande. Däremot fick den enligt JO anses ha blivit färdigställd och därmed en allmän handling innan den förstördes kort tid efter sammanträdet. Eftersom det inte fanns något stöd i gallringsföreskrifter för att förstöra handlingen så var JO kritisk.

JO_2007_08_s_561