JO: Offentlighetsprincipen central när digitala kontaktvägar införs

Det är av största vikt att offentlighetsprincipen beaktas vid valet av nya tekniska lösningar och kontaktvägar hos myndigheterna. Det påminner chefs-JO Erik Nymansson om i ett beslut riktat mot Region Dalarna, mot bakgrund av en anmälan om bristfällig hantering av en persons begäran om journalhandlingar. Chefs-JO konstaterar att regionen – som har inrättat en gemensam utlämningsfunktion med en rutin med telefonbeställningar till ett automatiserat system – av allt att döma inte haft offentlighetsprincipen i förgrunden. Varken myndighetens organisatoriska indelning eller dess arbetssätt får leda till att ”principen om allmänna handlingars offentlighet beskärs”, till men för de som inte vill eller kan använda sig av digitala kontaktvägar, skriver Justitieombudsmannen (JO).

Regionen får i det enskilda ärendet kritik för att de begärda handlingarna lämnades ut först efter två månader, i uppenbar strid med skyndsamhetskravet i TF. Anmälaren fick i samband med sin begäran beskedet att han skulle bli uppringd två veckor senare, och att det inte gick att beställa journalkopiorna via e-post.

FHM bröt mot skyndsamhetskravet under pandemin

JO kritiserade Folkhälsomyndigheten för att ha dröjt med att lämna ut handlingar och att fatta överklagbara beslut i utlämnandeärenden under pandemin. JO uttryckte förståelse för att pandemin krävde omfattande arbetsinsatser av Folkhälsomyndigheten men påminde samtidigt om att en myndighet måste se till att handlingsoffentligheten allt fungerar, särskilt under en allvarlig kris.

Skarp JO-kritik mot ESO

Det tog mer än ett år för nykterhetsorganisationen IOGT-NTO att få ut en mejväxling mellan Expertgruppen för studier i offentlig ekonomi, ESO, och en forskare som ESO anlitat för att skriva en rapport. Under denna tid fattade ESO fyra avslagsbeslut som alla underkändes av kammarrätten.

I det här beslutet fick ESO kritik av JO för brister i hanteringen som hade gjort den totala handläggningstiden oacceptabelt lång.

Turordning kan strida mot skyndsamhetskrav

En ordning där en myndighet avvaktar med att handlägga en begäran om allmänna handlingar tills en tidigare begäran från samma person är färdigbehandlad kan strida mot tryckfrihetsförordningens skyndsamhetskrav. Det konstaterade JO i detta beslut som gällde Sveriges generalkonsulat i Jerusalem.

Fel att handlägga i turordning

När en person begärde ut handlingar från Riksarkivet fick hon besked av registrator att myndigheten handlägger inkommande ärenden om handlingsutlämnande i turordning. Personen anmälde detta till JO och ifrågasatte om rutinen var förenlig med skyndsamhetskravet i tryckfrihetsförordningen.

JO hänvisade till ett tidigare ärende där ombudsmannen hade uttalat att en liknande rutin kunde strida mot tryckfrihetsförordningen. JO lät dock Riksarkivet komma undan med en erinran.

Inte ok att klumpa ihop småbegäran

En intagen begärde återkommande ut kopior av allmänna handlingar. Oftast understeg respektive begäran tio sidor. Myndigheten misstänkte att den intagen hade satt detta i system för att slippa betala den kopieavgift som tas ut från och med sida tio. Som motmedel började myndigheten att avvakta med att lämna ut kopior tills den intagen hade gett in flera begäran som tillsammans översteg tio sidor. Först då prövade myndigheten begäran och lämnade ut kopiorna mot en avgift.

JO kritiserade detta i ett beslut. Det finns en möjlighet att göra undantag från regeln om att de första tio sidorna är gratis, om det finns särskilda skäl, till exempel vid återkommande småbeställningar. Då kan myndigheten ta ut en avgift redan från den första sidan. ”Bestämmelsen ger dock inte stöd för att en myndighet, på det sätt som skett i detta fall, avvaktar med att behandla flera beställningar om kopior av olika handlingar för att senare göra en bedömning vid några samlade tillfällen och då ta ut en avgift”, skrev JO. Ombudsmannen menade att en sådan ordning bland annat strider mot skyndsamhetskravet.

JO var också kritisk till att en kriminalvårdsanställd hade uppmanat den intagne att fundera på vilka handlingar som han ”verkligen behöver kopia på”. Det var inte förenligt med kravet på saklighet och opartiskhet, enligt JO.

Kan inte kräva att begäran görs på viss blankett

JO kritiserade den information som Migrationsverket lämnade på sin webbplats till den som vill ta del av allmänna handlingar. Följande var fel:

• Det stod att det kunde ta upp till tre månader att hantera en beställning, vilket var vilseledande eftersom det inte gällde vid en begäran om allmänna handlingar, utan avsåg andra förfrågningar.
• Det stod att den som ville begära ut handlingar anonymt var hänvisad till att ringa eller besöka myndigheten, vilket var fel eftersom det finns fler alternativ, t.ex. att mejla in en begäran.
• Rubriken ”Du måste kunna legitimera dig när du hämtar ut dina handlingar” kunde tolkas som att den som vill ta del av allmänna handlingar behöver legitimera sig, vilket inte stämmer. 

JO var också kritisk till ett webbformulär för begäran om allmänna handlingar som fanns på webbplatsen. Det här eftersom sökanden uppmanades att fylla i bl.a. namn, personnummer och medborgarskap i formuläret. Det kunde anses strida mot anonymitetsskyddet.  

JO var även kritisk mot ett automatiskt mejlsvar som Migrationsverket hade skickat ut till personer som begärt allmänna handlingar. För det första stod det att sökande skulle använda en särskild blankett för att begära ut handlingarna, vilket inte får ställas upp som ett krav. För det andra stod det att handläggningstiden var 3–6 veckor, vilket var vilseledande mot bakgrund av skyndsamhetskravet.

Polisen vilseledde om handlings existens – fick betala skadestånd

Polismyndigheten fick betala skadestånd på 3 000 kr till en person som hade haft stora problem att få ut en allmän handling från myndigheten. Det här enligt ett beslut från JK.

Bakgrunden var att personen hade fått vänta 21 dagar på att få ut en videofilm från polisen. Detta trots att det inte rörde sig om något större material eller någon omfattande sekretessprövning. Dessutom hade polisen till att börja med påstått att det inte fanns någon videofilm. Det senare var ett skadeståndsgrundande fel, enligt JK.

Skadeståndet avsåg kostnader som personen hade haft för att anlita ett juridiskt ombud.

Arkivarie satte intern instruktion framför grundlag

Arkivarien på utrikesdepartementet borde ha lämnat ut de begärda handlingarna utan dröjsmål eftersom de var över femtio år gamla och därför inte längre omfattades av sekretess. Det konstaterade JO i ett beslut som återges i ombudsmannens ämbetsberättelse från år 1900. Arkivarien följde departementets interna instruktioner som sade att den aktuella typen av handlingar bara kunde lämnas ut efter godkännande av kabinettsekreteraren. Men enligt JO var det uppenbart att instruktionen stred mot tryckfrihetsförordningens skyndsamhetskrav. JO väckte åtal och arkivarien dömdes för försummelse i ämbetet. Straffet stannade vid böter på femtio kronor eftersom det ansågs vara en förmildrande omständighet att arkivarien följt ”af öfverordnad lämnad föreskrift”.

JO_1900_s_8

Åtal och domar återges i NJA 1899 s. 299.

NJA 1899 s 299

Länsarbetsnämnd bröt mot efterfrågeförbudet

En anställds vid dåvarande Länsarbetsnämnden i Älvsborgs län begärde ut samtliga betyg ur personakten för en tjänsteman vid samma myndighet. Länsarbetsnämnden svarade att hon behövde redogöra för syftet med begäran. När personen, trots påminnelser, inte fick ut några handlingar anmälde hon Länsarbetsnämnden till JO. Efter påstötningar från JO lämnade myndigheten till slut ut de begärda betygen. I ett yttrande till JO förklarade Länsarbetsnämnden att den hade frågat om syftet med begäran därför att det fanns misstankar om att personen tänkte använda betygen för att trakassera den aktuella tjänstemannen. JO såg ingen grund för sådana misstankar och kritiserade Länsarbetsnämnden för att den hade brutit mot efterfrågeförbudet och skyndsamhetskravet.

JO_1990_91_s_421