Precisera vad du vill ha

Hur du formulerar din begäran om att få ut en allmän handling kan vara helt avgörande för om du får ut handlingen eller inte. Ju mer precis du kan vara när du beskriver handlingen desto större chans att myndigheten lämnar ut den snabbt och utan invändningar. Myndigheten är visserligen skyldig att hjälpa dig att identifiera de handlingar som du söker. Men om du efterfrågar handlingar som myndigheten inte vill skylta med så kan det hända att tjänstemännen är mindre hjälpsamma. Det finns alltid en risk att de väljer att”missförstå” din begäran trots att de nog inser vilka handlingar du fiskar efter. I några sällsynta fall har jag varit med om att myndigheten till och med försökt mörka den begärda handlingens existens i sitt avslagsbeslutet. Så här skrev dåvarande Fastighetsmäklarnämnden när jag begärde ut minnesanteckningar från myndighetens personalmöten:

“I den mån minnesanteckningar förs är de inte allmän handling (varken inkomna eller upprättade enligt tryckfrihetsförordningen).”

Det var först efter att jag hade överklagat till kammarrätten som det kom fram att Fastighetsmäklarnämndens chef alltid förde minnesanteckningar vid mötena och att dessa sedan mejlades ut till hela personalen (KR Sthlm 3060-11).

Det här visar att lite förhandsresearch faktiskt kan spara tid. Om det framgår av din begäran att du har tagit reda på att handlingen faktiskt finns hos myndigheten så har du i alla fall eliminerat ett skäl för avslag. Det här betyder ju inte att du ska avstå från att begära ut handlingar i fall där du är osäker på vad handlingarna kallas eller inte ens vet om de existerar. Även en löst formulerad begäran kan ge bra utdelning i många fall. Myndigheterna har som sagt en skyldighet att hjälpa dig med att hitta handlingarna som du söker och många tjänstemän tar denna uppgift på stort allvar. Ibland kan det vara också vara bättre att lämna in en formell begäran till myndigheten än att försöka få en ovillig och stressad tjänsteman att förklara hur myndigheten dokumenterar den information som du söker. Jag försökte vid ett tillfälle ta reda på hur en kommun dokumenterade sin tillsyn av äldreboenden. Tillsynschefen beskrev det hela som ”en ständigt pågående dialog där vi försöker lyfta fram de goda exemplen”. Det var först efter det att jag hade lämna in en begäran som kommunen tvingades tänka igenom vilken dokumentation som faktiskt finns kring tillsynen. Delvis beror det här på att myndigheternas efterforskningsskyldighet vid en begäran om allmänna handlingar enligt TF är betydligt mer långtgående än den allmänna serviceskyldighet som gäller enligt förvaltningslagen när du ringer och ber om allmänna upplysningar.

Kommentera

E-postadressen publiceras inte.