Är uppgifterna dokumenterade i en handling?

För att du ska kunna begära ut uppgifter från en myndighet med stöd av reglerna om handlingsoffentlighet så krävs det att uppgifterna är nedskrivna eller har dokumenterats på något annat sätt. Reglerna om handlingsoffentlighet ger dig ju bara rätt att få ut allmänna och offentliga handlingar (TF 2 kap.) eller uppgifter ur sådana handlingar (OSL 6:4). Du kan inte med stöd av handlingsoffentligheten tvinga en tjänsteman att berätta ur minnet allt som han eller hon vet om ett ärende. Tjänstemannen har visserligen en skyldighet att lämna upplysningar som en del av serviceskyldigheten i 4 § förvaltningslagen. Men den skyldigheten är svagare än skyldigheten att lämna ut allmänna handlingar eller uppgifter ur allmänna handlingar enligt TF och OSL.

Som exempel kan man ta ett telefonsamtal som tjänstemannen har haft i jobbet. Tjänstemannen är inte skyldig att i detalj återberätta samtalet ur minnet men om han eller hon antecknade vad som sas eller spelade in samtalet så har du möjlighet att begära ut tjänsteanteckningen eller inspelningen enligt TF:s regler. Ett annat alternativ är att du med stöd av OSL 6:4 begär att tjänstemannen läser upp vad som står i tjänsteanteckningen.

Enligt TF finns det två typer av handlingar (TF 2:3):

1. “…framställningar i skrift och bild…”

2. “…upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel…”

Den första typen är oftast pappershandlingar där informationen finns nedskriven eller tryckt. Men det gör i princip ingen skillnad om skriften eller bilden är inristad i sten eller broderad på tyg. Den är lika fullt en handling enligt TF. Exempel på skrifter och bilder är tabeller, kartor, ritningar, fotografier och röntgenplåtar.

När det gäller den andra typen, så kallade upptagningar, så finns information lagrad på ett sådant sätt att man bara kan ta del av den med hjälp av ett tekniskt hjälpmedel. Man behöver t.ex. en cd-spelare för att spela upp en cd-skiva eller en dator för att ta del av informationen i databas.