Hemlig handling kan vara av ringa betydelse

En handling kan anses vara av uppenbart ringa betydelse för en myndighets verksamhet  även om den innehåller sekretessbelagda uppgifter. Det bedömde JO i detta beslut. Ombudsmannen kritiserade därför inte Utrikesdepartementet för att myndigheten inte hade diariefört ett antal mejl.

JO poängterade att det är handlingens betydelse för myndighetens verksamhet som avgör om den är av ”uppenbart ringa betydelse” enligt OSL 5:1 4 st. Att en handling som saknar betydelse för myndighetens verksamhet ändå har ett intresse från offentlighetssynpunkt medför därför inte att handlingen måste registreras eller hållas tillgänglig på annat sätt, vilket framgår av prop. 1979/80:2 Del A s. 353 f.

JO 6579-2016

JO 1992/93 s. 628

JO kritiserade Simrishamns kommun för att kommunen låtit sökande till två chefsbefattningar skicka sina ansökningar till en rekryteringskonsult istället för direkt till kommunen. JO har i tidigare beslut godkänt ett förfarande där sökande skickar intresseanmälningar till en rekryteringskonsult som har myndighetens uppdrag att sondera marknaden innan det egentliga tillsättningsförfarandet inleds. Men i det här fallet var det alltså ansökningshandlingarna som skickades till konsulten. Kommunen fick också allvarlig kritik för att den inte betraktat ansökningshandlingarna som inkomna till kommunen ens när konsulten vidarebefordrade dessa till två kommunala rekryteringsgrupper.

I beslutet uttalade JO också att ”…allmänheten måste ges omedelbar tillgång till diarier, andra register eller särskilda förvaringsanordningar (pärmar, aktsystem m.m.), som finns inrättade.”

JO_1992_93_s_628

JO 2214-13

En inkommen handling om att en anställd missbrukade skollokaler och utrustning diariefördes inte av kommunen förrän handlingen begärdes ut nio månader senare. Det här trots att handlingen enligt kommunens egna regler skulle diarieföras. JO kritiserade kommunen för detta.

Journalisten som begärde ut handlingen fick avslag men överklagade och fick rätt i kammarrätten som menade att handlingen inte omfattades av sekretess.

JO_2214_13

Kommundirektör erbjöd sig ta bort allmän handling

Kommundirektören i Nyköpings kommun frågade avsändaren till ett kritiskt mejl om han ville att mejlet skulle tas bort. Avsändaren svarade att han ville att mejlet skulle diarieföras, vilket kommunen gjorde ett par dagar senare. Kommundirektörens mejlsvar, med erbjudandet om att ta bort det kritiska mejlet, diariefördes däremot först flera månader senare då en tidning hörde av sig och ifrågasatte hela hanteringen. I en intervju med tidningen sade kommundirektören att om avsändaren inte hade velat att handlingen skulle diarieföras så hade direktören diariefört den som ”arbetsmaterial”.

JK kritiserade kommundirektören för hur han uttryckt sig i svaret till den kritiska avsändaren: ”Formuleringen i det mejlsvar som kommundirektören skickade till avsändaren kan tolkas som att han var beredd att radera den allmänna handlingen för det fall personen önskade det.” JK var också kritiskt till kommundirektörens idé om att diarieföra det inkomna kritiska mejlet som ”arbetsmaterial” eftersom det var en missvisande benämning. JK konstaterade slutligen att det hade dröjt alldeles för länge innan kommundirektörens mejlsvar diariefördes.

JK_7013_16

Kritik mot användning av privata e-postadresser

JO riktade allvarlig kritik mot Sjöfartsverket och Näringsdepartementet för att tjänstemän där hade använt privata e-postadresser för myndighetskorrespondens och dessutom struntat i att diarieföra allmänna handlingar. Myndigheterna fick också kritik för att hanteringen resulterade i att allmänna handlingar inte kunde lämnas ut på begäran. Vidare fick Sjöfartsverket kritik för att ha kallat offentlighetsprincipen för ”direkt kontraproduktiv” och för att ha lämnat ut handlingar utan att först sekretesspröva dem.

JO_5883_15