Ambassads besökslogg var allmän handling

Ambassaden i Washington avslog en journalist begäran om att få ut myndighetens besökslogg. Loggen, som fanns i ambassadens reception, fylls i av de besökare som går in på ambassaden. Motiveringen till avslaget var att besöksloggen inte var en allmän handling. Journalisten överklagade till kammarrätten som slog fast att besöksloggen var en sådan förteckning som förs fortlöpande och som enligt lagen är en allmän handling. Domstolen skickade tillbaka ärendet till ambassaden för en sekretessprövning av uppgifterna i loggen.

KR_Goteborg_2516_16

Anbudssammanställning var offentlig

Lunds energiverk vägrade lämna ut en sammanställning av inkomna anbud i en upphandling av 1.200 elmätare. Av sammanställningen framgick bland annat namnet på respektive leverantör, erbjudet fabrikat och styckpris. Lunds energiverk menade att ett utlämnande av dessa uppgifter skulle innebära skada för verket vid kommande upphandlingar. Bolaget hävdade rent av att sekretess var en förutsättning för en fortsatt låg prisnivå. Flera leverantörer ställde också krav på sekretess, förklarade energiverket. Sökanden överklagade beslutet ända upp till Regeringsrätten. Domstolen menade att Lunds energiverks skäl för sekretess var allmänt hållna och tyckte inte att man kunde anta att energiverket skulle skadas av ut utlämnande. Det fanns inte heller någon särskild anledning att befara att leverantörerna skulle lida skada, enligt domstolen. Regeringsrätten beslutade att anbudssammanställningen skulle lämnas ut.

RA_1991_ref_56

Antagningsförfarande är ett ärende

Resultat och resultatlistor från antagningsprov till tandläkarutbildningen vid Karolinska institutet var inte allmänna handlingar innan antagningsbesluten var fattade. Det konstaterade kammarrätten i denna dom. Domstolen bedömde att antagningsförfarandet rymdes inom begreppet ärendehantering.

KR_Sthlm_3831_10

Anteckningar från jobbintervjuer allmänna

Anteckningar som Arbetsförmedlingen fört vid intervjuer med arbetssökande till en tjänst hos myndigheten var allmänna handlingar enligt denna dom. Arbetsförmedlingen hävdade att anteckningarna bara var sammanställningar av uppgifter som redan fanns i ärendet. Men enligt kammarrätten verkade anteckningarna vara den enda dokumentationen som gjorts av de sökandes svar under intervjuerna. Anteckningarna tillförde därmed nya sakuppgifter till anställningsärendet och kunde inte betraktas som sådana minnesanteckningar som inte är allmänna handlingar.

KR_Sthlm_3000_15

Anteckningar om elev var allmänna handlingar

Kammarrätten konstaterade att återkommande anteckningar om en elevs skolarbete som hade delats mellan en specialpedagog och en elevassistent var allmänna handlingar. Anteckningarna fördes i kronologisk ordning och nya uppgifter tillfördes fortlöpande. Mot denna bakgrund bedömde kammarrätten att handlingarna skulle betraktas som sådana journaler som blir allmänna handlingar så snart de har färdigställts för anteckning eller införing.

KR_Sthlm_1428_17

 

Är handlingen arkiverad?

Vissa icke expedierade handlingar blir inte allmänna trots att de ingår i ett avslutat ärende hos myndigheten. Det handlar om de minnesanteckningar och utkast som myndighetens tjänstemän eventuellt har skapat i ärendet. Dessa blir inte upprättade förrän de läggs in i myndighetens arkiv (TF 2:9). Om handläggaren låter sina anteckningar ligga kvar akten när den skickas till arkivet så blir de med andra ord upprättade och allmänna. Om tjänstemannen själv sparar anteckningar i en pärm eller i sin dator för eget framtida bruk anses de inte ha blivit arkiverade och då är de inte heller allmänna (Irja Hed, Sekretess! – Handbok och offentlighets och sekretesslagstiftningen, 16 uppl., s. 15, se även Regeringsrättens domskäl i målet RÅ 1999 ref. 36). Med minnesanteckningar avses t.ex. sammanfattningar eller stolpar med viktiga uppgifter i ärendet som handläggaren har skrivit ned som stöd för den egna handläggningen eller i samband med att ärendet presenterades för en beslutsfattare (så kallad föredragningspromemoria). En anteckning som tillför ärendet nya uppgifter, t.ex. en tjänsteanteckning från handläggarens samtal med en part i ärendet är aldrig en minnesanteckning enligt TF 2:9 1 st. Med utkast och koncept avses förstadium till färdiga handlingar. Om sådana handlingar inte har expedierats så blir de allmänna först när de arkiveras (TF 2:9 2 st).

Är handlingen ett protokoll?

Det framgår av TF 2:7 2 st p 3 att protokoll och andra jämförbara anteckningar blir allmänna handlingar hos myndigheten när de justeras. Att justera ett protokoll innebär att någon i efterhand granskar om det som står i protokollet stämmer överens med verkligheten, t.ex. om ett mötesprotokoll återger vad som faktiskt sas vi mötet. När den kontrollen är gjord så intygar justeraren att protokollet är riktigt t.ex. genom att signera det. Efter det görs knappast några ändringar i protokollet. Därför betraktas justerade protokoll som upprättade handlingar enligt TF 2:7.

Är handlingen färdigställd?

Handlingar som inte hör till något ärende och varken har expedierats eller justerats kan ändå vara färdigställda och därmed allmänna handlingar. Det här framgår av TF 2:7 1 st. I dessa fall får man falla tillbaka på den grundläggande principen om att en handling är upprättad när den har fått sin slutgiltiga form, dvs. när det inte finns någon anledning att tro att handlingen kommer ändras vid en senare tidpunkt. Det gäller t.ex. om handlingen har justerats eller sänts ut för kännedom. En handling kan däremot inte betraktas som färdigställd enbart på grund av att den har skickats mellan tjänstemän på samma myndighet (se HFD 4339-4340-13).

Arbetsförmedlingens CV-databas inte allmän handling

Arbetsförmedlingen hade stöd för att neka en journalist att få ut handlingar ur myndighetens CV-databas. Det slog kammarrätten fast i den här domen. CV-databasen består av konton för arbetssökande och arbetsgivare. Arbetssökande kan lagra sin CV och annan information i ett eget utrymme kallat ”Min profil” och arbetsgivare kan söka bland profilerna. Kammarrätten ansåg att handlingarna i CV-databasen lagras av Arbetsförmedlingen endast som ett led i en teknisk bearbetning och lagring för enskilds räkning. Handlingarna är därmed inte allmänna, enligt domstolen. Kammarrätten tog hänsyn till att Arbetsförmedlingens handläggare inte har tillgång till eller använder sig av databasen. Det spelade ingen roll att vissa anställda har tillgång till databasen för att kunna administrera den.

KR_Sthlm_7369_15