Vi är underbemannade just nu!

Myndigheten måste hantera din begäran om allmänna handlingar skyndsamt. Dålig bemanning eller en ansträngd arbetssituation är inga ursäkter för att dröja med ett utlämnande. Enligt JO är myndigheter ”skyldiga att dimensionera sina personalresurser och organisera sin verksamhet på sådant sätt att de även under semesterperioder kan behandla framställningar om utlämnande av allmänna handlingar med tillräcklig skyndsamhet” (JO 4209-09).

Vi har bara skickat iväg den för teknisk bearbetning och lagring!

Det är inte uttryckligen reglerat i lagen men det verkar logiskt att en handling som inte från början är allmän hos en myndighet inte heller blir det om myndigheten skickar iväg (expedierar) den till någon utomstående enbart för teknisk bearbetning eller lagring. Men det förutsätter att mottagaren enbart ägnar sig åt teknisk bearbetning eller teknisk lagring av handlingen. Nyhetsbyrån Siren begärde ut rapporter om arbetsmiljötillbud som poliser vid olika polismyndigheter i landet skrivit in i rapporteringssystemet LISA. Det kunde handla om allt från kalla vinterkängor till fall av våld mot poliser i tjänst. Rapporterna blev som regel föremål för någon typ av arbetsmiljöutredning och vid tiden för nyhetsbyråns begäran var utredningarna inte klara. Rapporterna var med andra ord inte allmänna handlingar av det skälet att de ingick i ärenden som hade slutbehandlats (se TF 2:7 1 st). Samtidigt hade RPS åtkomst till alla rapporter som lades in i LISA-systemet och använde dessa för att göra arbetsmiljöstatistik och anmälningar till Arbetsmiljöverket. I målet HFD 99-11 konstaterade Högsta förvaltningsdomstolen att RPS användning av uppgifterna inte föll in under kategorin ”teknisk bearbetning eller teknisk lagring”. Följaktligen skulle de betraktas som inkomna till RPS och expedierade från de olika polismyndigheterna. Dessa skulle lämnas ut på begäran om de inte var sekretessbelagda av någon anledning. Kammarrätten ansåg i ett fall (KR Jönköping 2692-10) att uppgifter i Vera, domstolsväsendets gemensamma målhanteringssystem, inte var allmänna handlingar hos Domstolsverket som administrerar systemet. Kammarrätten hänvisade till att Domstolsverket endast förvarade uppgifterna som ett led i teknisk bearbetning eller lagring.

Vi har lånat ut akten till överinstansen!

Om en myndighet fattar ett beslut som sedan överklagas är det vanligt att myndigheten lånar ut akten med handlingarna i ärendet till den instans som ska pröva överklagandet. Handlingarna i akten är då inte längre förvarade hos myndigheten som fattade beslutet. För att få ut handlingarna måste du vända dig till den myndighet som prövar överklagandet och har fått låna akten (RÅ 1984 Ab 259). Om beslutsmyndigheten har kvar kopior på handlingarna i akten som skickats till överinstansen så kan du förstås begära ut kopiorna.

Vi lämnar inte ut elektroniska kopior av handlingar!

Myndigheter har ingen skyldighet att lämna ut kopior av allmänna handlingar i elektronisk form, t.ex. via e-post eller i en fil som lagras på en dvd-skiva eller ett usb-minne. När det gäller upptagningar för automatiserad behandling (TF:s benämning på elektroniska handlingar) så räcker det nämligen att myndigheten skriver ut de aktuella handlingarna och lämnar ut dem som pappersutskrifter (se TF 2:13 om det så kallade utskriftsundantaget). Det finns å andra sidan inte heller något generellt förbud mot att myndigheter lämnar ut kopior av allmänna handlingar i elektronisk form. Utskriftsundantaget infördes för att man vill förhindra att personer fick ut stora datamängder i elektronisk form med risk för intrång i enskildas integritet. Samtidigt påpekade lagstiftaren att det kan finnas fall då det står klart för myndigheten att det inte föreligger någon risk för ett otillbörligt integritetsintrång om en kopia av ett ”datamedium” lämnas ut (prop. 1973:33 s. 86). Det kan i stället vara både effektivt och ändamålsenligt för både myndigheten och den enskilde om en handling lämnas ut i elektronisk form. Men det finns andra bestämmelser i t.ex. registerförfattningarna som kan förhindra ett elektroniskt utlämnande. Syftet med utskriftsundantaget är alltså att förhindra att utlämnade uppgifter behandlas automatiserat på ett sätt som kan medföra otillbörliga integritetsintrång. Bedömer en myndighet att det inte finns några integritetsrisker med ett elektroniskt utlämnande, och det inte finns några andra hinder på grund av bestämmelser i registerförfattningar, står det myndigheten fritt att lämna ut en handling i elektronisk form. Det görs också i stor omfattning. Domstolarna, som har många domar och beslut lagrade i sitt digitala målhanteringssystem Vera, mejlar t.ex. gärna dessa handlingar på begäran.

Vi lämnar inte ut uppgifter på telefon!

Rätten att begära ut uppgifter ur allmänna handlingar regleras i OSL 6:4 (se mer om detta i avsnittet Uppgifter ur allmänna handlingar). Att man har rätt att få ut sådana uppgifter per telefon framgår av JO:s beslut JO 744-88. Där konstaterar JO att om arbetssituationen på myndigheten är så ansträngd att tjänstemannen inte hinner lämna ut uppgifterna direkt på telefon så bör tjänstemannen kunde hänvisa till en senare tid när den enskilde kan ringa tillbaka för att få efterfrågad information.

Vi lämnar inte ut uppgifter på telefon!

Om du vill ha ut enstaka uppgifter ur en allmän handling så har du rätt att få ut dem per telefon (JO 1990/91 s. 382). Om du däremot vill ha ut samtliga uppgifter i en omfattande handling eller enstaka uppgifter ur ett stort antal olika handlingar så kan du stöta på patrull. Myndigheternas skyldighet att lämna ut uppgifter ur allmänna handlingar har nämligen en begränsning som innebär att uppgifterna inte behöver lämnas ut om det skulle ”…hindra arbetets behöriga gång” (OSL 6:4). En tjänsteman är därför inte skyldig att lägga massa tid på att läsa högt ur en omfattande allmän handling (se regeringens beslut Reg 6639-92 och 6890-92) eller åt att leta fram ett stort antal olika handlingar för att sedan lämna ut enstaka uppgifter ur dessa till dig. Det finns ingen motsvarande begränsning i fråga om myndigheters skyldighet att lämna ut allmänna handlingar. I en situation där du vill ha ut samtliga uppgifter ur en omfattande handling eller enstaka uppgifter ur ett stort antal handlingar så kan du alltså välja alternativet att istället begära ut själva handlingarna. Då måste myndigheten lämna ut handlingarna oavsett om det innebär mycket jobb för tjänstemännen.

En myndighet är förstås inte skyldig att lämna ut uppgifter ur allmänna handlingar om uppgifterna är sekretessbelagda. Sekretessreglerna gäller på samma sätt när du begär ut uppgifter ur allmänna handlingar som när du begär att få ut själva handlingarna (OSL 6:4).

Enligt JO och JK ligger det ”i sakens natur” att det inte ska ta längre tid att lämna ut uppgifter ur en allmän handling än att lämna ut själva handlingen. Det här trots att det inte finns något uttryckligt skyndsamhetskrav i lagen när det gäller utlämnande av uppgift (se JK 4225-08 och JO 744-88).

En myndighet kan inte ta ut någon avgift när myndigheten lämnar ut uppgifter ur allmänna handlingar enligt OSL 6:4 (se JO 1991/92 s. 418).

Det går inte att överklaga en myndighets beslut att inte lämna ut uppgifter ur en allmän handling (jmf OSL 6:7).

 

Vi måste prioritera vår kärnverksamhet!

Det är få tjänstemän som ser det som sin huvuduppgift att besvara olika begäran om allmänna handlingar. Många uppfattar det som en ovälkommen extra arbetsbörda som ligger utanför det löpande arbetet och som inte ger några pinnar i statistiken över avverkade ärenden. Men det följer av skyndsamhetskravet i TF 2:12 att en begäran om allmänna handlingar måste prioriteras framför de flesta andra arbetsuppgifter (se bland annat JO 29-09 . Det här gäller med undantag för sådana arbetsuppgifter som är lika angelägna som utlämnande av allmänna handlingar (RÅ 1972 c 156 och JO 1972 s. 306).

Vi mejlar/faxar inte handlingar!

Fax

Du ska få en kopia av en allmän handling faxad till dig om det inte finns några särskilda omständigheter som gör att det är omöjligt eller olämpligt. En myndighet får inte ha som generell policy att aldrig faxa handlingar (se JO 4363-96).

För statliga myndigheter gäller förordningen (2003:234) om tiden för tillhandahållande av domar och beslut, m.m. Där framgår att myndigheten ska ta hänsyn till den enskildes önskemål om hur kopior ska skickas (9 §). Men i slutändan är det myndigheten som avgör om den metod som den enskilda önskar är lämplig eller inte (10 §). Av ett JO-beslut framgår att samma principer ska gälla för kommuner (JO 2005/06 s. 487). Omständigheter som talar emot att skicka en handling via fax är enligt JO att myndighet saknar fax, faxen är trasig, begäran omfattar väldigt många handlingar eller handlingarna innehåller uppgifter som inte är lämpliga att faxa (JO 4363-96). Angående kommunala bolags skyldighet att faxa se JO 1999/2000 s. 405.

Fler intressanta avgöranden: JO 2006/07 s. 517 rörande fax och Regeringsrättens beslut den 25 april 2008 i mål nr 521-08.

Mejl

Myndigheter har ingen skyldighet att mejla handlingar (se JO 733-12) utan kan välja att skicka dem med post om de så önskar.  Men många myndigheter mejlar handlingar inte minst för att det är praktiskt för dem själva. Domstolarna, som har många domar och beslut lagrade i sitt digitala målhanteringssystem Vera, brukar t.ex. mejla dessa på begäran.

Vi tycker det är för tidigt att släppa handlingen!

Om en handling är allmän och offentlig så har myndigheten inga möjligheter att vägra lämna ut den eller försöka fördröja ett utlämnande. Ändå är det ganska vanligt att myndigheter försöker göra just detta. Ibland är det av omsorg om de enskilda som berörs av handlingen. Om en myndighet till exempel har beslutat om disciplinstraff för en anställd som har misskött sitt arbete så vill den kanske att den anställda ska få ta del av beslutet innan han eller hon läser om det på någon nyhetssajt. Men TF ger inte utrymme för sådana hänsyn. I ärendet JO 2006/07 s. 517 kritiserade JO en domare som vägrade faxa en dom till en reporter därför att reportern då skulle få den snabbare än parterna i målet som fick domen per post. Det kan också hända att en myndighet har en fastställd strategi för hur en handling ska offentliggöras. Myndigheten vill kanske att det ska ske vid en viss tidpunkt och i ett visst sammanhang för att informationen ska få stor publicitet, liten publicitet eller åtminstone ”rätt” vinklad publicitet. I målet KR Gbg 3159-11 slog Kammarrätten i Göteborg fast att en Sifo-undersökning som hade kommit in till Landskrona kommun var en allmän handling och inget internt arbetsmaterial även om kommunen hade tänkt publicera resultatet vid en senare tidpunkt i samband med en museiutställning.

En variant på samma problematik var ärendet JO 1970 s. 304 där JO konstaterade att Konjunkturinstitutet inte hade rätt att bestämma vid vilken tidpunkt nyhetsmedier fick publicera en konjunkturbarometer som myndigheten hade skickat ut till medierna och företag. Konjunkturinstitutet tyckte att medierna skulle vänta med publiceringen några dagar så att journalisterna fick tid att sätta sig in i och begripa konjunkturbarometern innan de återgav innehållet för allmänheten. JO konstaterade att när handlingen väl var expedierad så hade myndigheten inga möjligheter att begränsa mediernas rätt att omedelbart publicera innehållet.

Vilseledande om handlings blotta existens

När en redaktör på Östersunds-Posten efterfrågade ett brev som kommit in till Fjällsjö kommunalkontor från en namngiven person fick han vilseledande besked från tre olika tjänstemän. Samtliga påstod att de inte kände till brevets existens trots att de visste att det förvarades på kontoret. Två av tjänstemännen hade också sett till att plocka undan diariekortet där brevet fanns registrerat. Redaktören anmälde de tre tjänstemännen till JO som i sin tur åtalsanmälde dem. Samtliga tre dömdes till böter för tjänstefel. I domen skrev häradsrätten att oavsett om brevet, helt eller delvis, skulle kunna bli föremål för sekretess ”…har någon laga grund för att hemlighålla dess blotta existens ej förelegat .”

JO 1970 s. 285