JO 1990/91 s. 391

Intresseanmälningar till en tjänst som chef för AMU i Gävleborg förvarades inte hos AMU eftersom de sökande skickat dessa direkt till en rekryteringskonsult som myndigheten anlitat. De var därmed inte allmänna handlingar. JO tog hänsyn till att det var intresseanmälningar som rekryteringskonsulten skulle använda i en slags förberedande marknadsundersökning före det egentliga anställningsförfarandet. Det här till skillnad från de ansökningar som de sökande senare skulle skicka in och som skulle ligga till grund för AMU:s  anställningsbeslut. Det fanns inte heller något i utredningen som visade att AMU hade tillgång till intresseanmälningarna genom en överenskommelse med konsulten. AMU fick däremot kritik för att myndigheten inte fattade ett överklagbart beslut med anledning av att man inte vill lämna ut de aktuella intresseanmälningarna.

JO_1990_91_s_391

Se även RÅ 1984 2:49 och RÅ 1989 ref. 29.

JO 1990/91 s. 372

Vårdpersonal vid en klinik på Oskarshamns sjukhus klagade på sin arbetssituation i en skrivelse till politikerna i länssjukvårdsnämnden. Av JO:s beslut framgick att kliniken i och för sig kunde betraktas som ett osjälvständigt organ i förhållande till nämnden men att vårdpersonalen knappast lämnat sitt klagomål som representanter för kliniken. Deras klagomål var därmed inte en ”internpromemoria” eller ett internt arbetsmaterial utan en inkommen handling som borde ha diarieförts vid länssjukvårdsnämnden.

JO_1990_91_s_372

JO 1990/91 s. 101

Ett fängelse fick kritik för att det inte gett en tillräckligt utförlig motivering av ett beslut att inte låta en fånge ta emot ett obevakat besök av en bekant. Anstalten ville inte uppge för fången varför besökaren ansågs vara riskabel och hänvisade till att dessa uppgifter var sekretessbelagda av hänsyn till besökarens integritet. ”Allmänt kan sägas att det inte är tillräckligt att i beslut som går parten emot bara hänvisa till den lagtext som är tillämplig. Principen är att det av beslutet skall gå att utläsa vad som i det enskilda fallet varit avgörande för utgången. Utgörs skälen av sekretesskyddade uppgifter är det naturligtvis svårare att ge en motivering utan att röja dessa uppgifter Det bör ända ha varit möjligt för anstalten att i mer allmänna ordalag ange varför besöket inte kunde medges”, skrev JO.

JO_1990_91_s_101

Du behöver inte avslöja din identitet eller ditt syfte

Utgångspunkten är att du ska kunna vara anonym när du begär ut allmänna handlingar. Du ska inte heller behöva berätta för myndigheten vad du tänker använda handlingarna eller uppgifterna till. Det här följer av efterforskningsförbudet i TF 2:18. Det är bara om handlingarna innehåller uppgifter som omfattas av en sekretessregel och därför kan vara hemliga som myndigheten har skäl att fråga om din identitet eller dina syften (se JO 2008/09 s. 538). Om du till exempel begär ut affärsinformation om ett privat företag som finns i en allmän handling så kan informationen omfattas av affärssekretess. Det kan då ha betydelse för myndighetens sekretessprövning om du begär ut uppgifterna som företrädare för ett konkurrerande företag eller om du är en forskare som ska använda informationen som underlag för en avhandling.

Fallet JO 1836-11 är ett exempel på en solkar överträdelse av regeln i TF 2:18. En student begärde ut en kommuns årsredovisningar. Trots att årsredovisningarna uppenbarligen inte omfattades av någon sekretess så frågade en tjänsteman vid kommunen vad studenten skulle använda dem till. JO var kritisk till det.

Efterforskningsförbudet i TF 2:18 gäller även om du begär ut uppgifter ur allmänna handlingar enligt OSL 6:4 (se JO 2005/06 s. 466).

Begäran kan kräva stor arbetsinsats av myndigheten

Hur mycket tid och arbete som en myndighet är skyldig att lägga ned på din begäran beror för det första på vad det är du begär ut. Kraven på myndigheten ser olika ut beroende på om du begär ut färdiga allmänna handlingar, potentiella handlingar eller uppgifter ur allmänna handlingar (se nedan).  För det andra spelar det roll hur noga du har preciserat vilka handlingar det är du begär ut.

Färdiga allmänna handlingar

Om du begär ut samtliga allmänna handlingar i 10.000 ärenden och kan förse myndigheten med ärendenummer för samtliga ärenden så är myndigheten utan tvekan skyldig att ta fram handlingarna åt dig även om det kräver en enorm arbetsinsats. Din begäran är tillräckligt preciserad och därmed finns det inga begränsningar i myndighetens skyldigheter att lämna ut de begärda handlingar. Om det däremot är oklart vilka handlingar det är du begär ut så är inte myndigheten skyldig att gå igenom hela sitt arkiv för att se om det eventuellt finns någon handling som stämmer in på din beskrivning (RÅ 1979 Ab 6). Se mer om myndighetens skyldighet att leta fram handlingar här.

Det kan hända att det finns sekretessbelagda uppgifter bland handlingarna i de 10.000 ärenden som du har begärt ut. Det betyder att myndigheten måste lägga en ansenlig mängd mantimmar på att sekretesspröva och eventuellt maskera delar av handlingarna innan de lämnas ut till dig. Det här är inte ett skäl för att avslå din begäran. Däremot kan myndigheten, i ett sådant extremfall, ta flera månader på sig att lämna ut handlingarna (JO 2001/02 s. 478).

Potentiella handlingar

Du kan inte med stöd av TF kräva att en myndighet sammanställer uppgifter ur olika allmänna handlingar och skapar nya skräddarsydda handlingar åt dig. Undantaget är de potentiella handlingarna. Det är handlingar som inte existerar när du begär ut dem men som myndigheten, utan större svårigheter, kan skapa på begäran av dig. Ett registerutdrag från ett dataregister är en typisk potentiell handling. För att en samling uppgifter ska betraktas som en potentiell handling så måste myndigheten kunna sammanställa dem med ”rutinmässiga åtgärder”. Det betyder att myndigheten i vissa fall kan neka att sammanställa uppgifter till en handling eftersom det kräver en så stor arbetsinsats att sammanställningen inte kan betraktas som en potentiell handling. Men kraven på myndigheterna är ändå ganska långtgående i dessa fall, vilket du kan läsa mer om här.

Uppgifter ur allmänna handlingar

Generellt kan man säga att myndigheternas skyldigheter inte är lika långtgående när det gäller att lämna ut uppgifter ur allmänna handlingar som när det gäller att lämna ut själva handlingarna. En myndighet kan, enligt OSL 6:4, neka att lämna ut uppgifter ur allmänna handlingar om det skulle hindra arbetets behöriga gång, dvs. innebära för mycket arbete. För att undvika nackdelarna med att begära ut uppgifter ur allmänna handlingar så är det förstås bra om du kan räkna ut i vilka handlingar de aktuella uppgifterna finns och begära ut kopior av dem istället. Om du vill ha ut uppgifter om vad cheferna vid en myndighet tjänar så kan du begära ut deras senaste lönespecifikationer för att nämna ett exempel.

Vi lämnar inte ut elektroniska kopior av handlingar!

Myndigheter har ingen skyldighet att lämna ut kopior av allmänna handlingar i elektronisk form, t.ex. via e-post eller i en fil som lagras på en dvd-skiva eller ett usb-minne. När det gäller upptagningar för automatiserad behandling (TF:s benämning på elektroniska handlingar) så räcker det nämligen att myndigheten skriver ut de aktuella handlingarna och lämnar ut dem som pappersutskrifter (se TF 2:16 om det så kallade utskriftsundantaget). Det finns å andra sidan inte heller något generellt förbud mot att myndigheter lämnar ut kopior av allmänna handlingar i elektronisk form. Utskriftsundantaget infördes för att man vill förhindra att personer fick ut stora datamängder i elektronisk form med risk för intrång i enskildas integritet. Samtidigt påpekade lagstiftaren att det kan finnas fall då det står klart för myndigheten att det inte föreligger någon risk för ett otillbörligt integritetsintrång om en kopia av ett ”datamedium” lämnas ut (prop. 1973:33 s. 86). Det kan i stället vara både effektivt och ändamålsenligt för både myndigheten och den enskilde om en handling lämnas ut i elektronisk form. Men det finns andra bestämmelser i t.ex. registerförfattningarna som kan förhindra ett elektroniskt utlämnande. Syftet med utskriftsundantaget är alltså att förhindra att utlämnade uppgifter behandlas automatiserat på ett sätt som kan medföra otillbörliga integritetsintrång. Bedömer en myndighet att det inte finns några integritetsrisker med ett elektroniskt utlämnande, och det inte finns några andra hinder på grund av bestämmelser i registerförfattningar, står det myndigheten fritt att lämna ut en handling i elektronisk form. Det görs också i stor omfattning. Domstolarna, som har många domar och beslut lagrade i sitt digitala målhanteringssystem Vera, mejlar t.ex. gärna dessa handlingar på begäran.

JO 2006/07 s. 366

Miljönämnden i Hörby kommun borde ha dokumenterat uppgifterna i en muntlig anmälan som gjordes i ett djurskyddsärende. Det slog JO fast och hänvisade till dokumentationsskyldigheten. Om anmälaren uppgav sitt namn i samband med anmälan så skulle också uppgiften om namnet ha dokumenterats, enligt JO.

JO_2006_07_s_366

RÅ 1989 ref. 111

Regeringsrätten konstaterade att en myndighet inte behövde lämna ut handlingar där all text var maskad med undantag för själva brevpapprets förtryckta uppgifter om myndighetens namn och adress eller ort och datum för olika meddelanden.

I domen kom Regeringsrätten också fram till att en stor mängd uppgifter som var för sig är harmlösa kan innebära skada vid ett utlämnande om känslig information kan utvinnas genom pusselläggning.

RA_1989_ref_111

RÅ 1975 ref. 55

Regeringsrätten konstaterade att en skattemyndighet var tvungen att hantera en krånglig begäran om handlingar trots att personalen var mitt uppe i den mest hektiska fasen av den årliga fastighetstaxeringen.

RA_1975_ref_55

JO 5983-11

När Mora lasarett lämnade ut journalhandlingar med rekommenderat brev hade sjukhuset  inte rätt att kräva att brevet skulle hämtas ut av patienten personligen. Patientens make borde ha kunnat hämta ut brevet för sin hustrus räkning. Det slog JO fast i ett beslut.

JO_5983_11