I vilken form ska det ske?

Ingen skyldighet att lämna ut elektroniskt

Myndigheter har ingen skyldighet att lämna ut kopior av allmänna handlingar i elektronisk form, t.ex. via e-post (se JO 733-12) eller i en fil som lagras på en dvd-skiva eller ett usb-minne. När det gäller upptagningar för automatiserad behandling (TF:s benämning på elektroniska handlingar) så räcker det nämligen att myndigheten skriver ut de aktuella handlingarna och lämnar ut dem som pappersutskrifter (se TF 2:13 om det så kallade utskriftsundantaget). Det finns å andra sidan inte heller något generellt förbud mot att myndigheter lämnar ut kopior av allmänna handlingar i elektronisk form. Utskriftsundantaget infördes för att man vill förhindra att personer fick ut stora datamängder i elektronisk form med risk för intrång i enskildas integritet. Samtidigt påpekade lagstiftaren att det kan finnas fall då det står klart för myndigheten att det inte föreligger någon risk för ett otillbörligt integritetsintrång om en kopia av ett ”datamedium” lämnas ut (prop. 1973:33 s. 86). Det kan i stället vara både effektivt och ändamålsenligt för både myndigheten och den enskilde om en handling lämnas ut i elektronisk form. Men det finns andra bestämmelser i t.ex. registerförfattningarna som kan förhindra ett elektroniskt utlämnande. Syftet med utskriftsundantaget är alltså att förhindra att utlämnade uppgifter behandlas automatiserat på ett sätt som kan medföra otillbörliga integritetsintrång. Bedömer en myndighet att det inte finns några integritetsrisker med ett elektroniskt utlämnande, och det inte finns några andra hinder på grund av bestämmelser i registerförfattningar, står det myndigheten fritt att lämna ut en handling i elektronisk form. Det görs också i stor omfattning. Domstolarna, som har många domar och beslut lagrade i sitt digitala målhanteringssystem Vera, mejlar t.ex. gärna dessa handlingar på begäran.

Kopior per post

I förarbetena till TF 2:13 (prop. 1981/82:37 s. 40) kan man läsa att den som vill ta del av en allmän handling många gånger har svårt att bege sig till den myndighet där handlingen förvaras och att det därför är viktigt att han eller hon i stället har möjlighet att snabbt få ta del av handlingen genom en avskrift eller kopia. Det är alltså underförstått att rätten att få en kopia av en allmän handling också innebär en rätt att få kopian skickad till sig. Om det går att kopiera handlingen så kan myndigheten alltså inte kräva att du ska ta del av handlingen på plats eller för den delen kräva att du hämtar dina kopior, avskrifter eller utskrifter på plats. Det här har JO slagit fast vid flera tillfällen (se bland annat JO 1993/94 s. 513, JO 3313-01, JO 1999/2000 s. 405 och JO_2003/04 s. 389).

Du kan däremot inte kräva att få myndighetens originalhandlingar skickade till dig. Det finns också vissa typer av handlingar som en myndighet inte är skyldig att göra kopior av. Det framgår av TF 2:13 1 st att det finns två undantag från myndigheters skyldighet att göra kopior. Det första gäller upptagningar för ”automatiserad behandling”, dvs. elektroniska dokument och databaser m.m. Dessa handlingar kan myndigheten istället välja att lämna ut i form av utskrifter. I många fall skickar myndigheter ändå elektroniska handlingar som en service om det inte finns några lagar som uttryckligen förbjuder det. De flesta domstolar mejlar till exempel domar till den som begär det. För det andra finns det handlingar som helt enkelt är för komplicerade att kopiera. I TF 2:13 1 st nämns ritningar, kartor och bilder. Även andra upptagningar än de tidigare nämnda upptagningarna för ”automatiserad behandling” kan vara undantagna om de är svåra att kopiera. Det kan till exempel handla om ljud- eller videoband. Myndigheterna kan därför kräva att du ska komma till myndigheten för att ta del av sådana handlingar på plats.

Uppgifter per telefon

Om du vill ha ut enstaka uppgifter ur en allmän handling så har du rätt att få ut dem per telefon (JO 1990/91 s. 382). Om du däremot vill ha ut samtliga uppgifter i en omfattande handling eller enstaka uppgifter ur ett stort antal olika handlingar så kan du stöta på patrull. Myndigheternas skyldighet att lämna ut uppgifter ur allmänna handlingar har nämligen en begränsning som innebär att uppgifterna inte behöver lämnas ut om det skulle ”…hindra arbetets behöriga gång” (OSL 6:4). En tjänsteman är därför inte skyldig att lägga massa tid på att läsa högt ur en omfattande allmän handling (se regeringens beslut Reg 6639-92 och 6890-92) eller åt att leta fram ett stort antal olika handlingar för att sedan lämna ut enstaka uppgifter ur dessa till dig. Det finns ingen motsvarande begränsning i fråga om myndigheters skyldighet att lämna ut allmänna handlingar. I en situation där du vill ha ut samtliga uppgifter ur en omfattande handling eller enstaka uppgifter ur ett stort antal handlingar så kan du alltså välja alternativet att istället begära ut själva handlingarna. Då måste myndigheten lämna ut handlingarna oavsett om det innebär mycket jobb för tjänstemännen.

En myndighet är förstås inte skyldig att lämna ut uppgifter ur allmänna handlingar om uppgifterna är sekretessbelagda. Sekretessreglerna gäller på samma sätt när du begär ut uppgifter ur allmänna handlingar som när du begär att få ut själva handlingarna (OSL 6:4).

Enligt JO och JK ligger det ”i sakens natur” att det inte ska ta längre tid att lämna ut uppgifter ur en allmän handling än att lämna ut själva handlingen. Det här trots att det inte finns något uttryckligt skyndsamhetskrav i lagen när det gäller utlämnande av uppgift (se JK 4225-08 och JO 744-88).

En myndighet kan inte ta ut någon avgift när myndigheten lämnar ut uppgifter ur allmänna handlingar enligt OSL 6:4 (se JO 1991/92 s. 418).

Det går inte att överklaga en myndighets beslut att inte lämna ut uppgifter ur en allmän handling (jmf OSL 6:7).

Handlingar via fax

Du ska få en kopia av en allmän handling faxad till dig om det inte finns några särskilda omständigheter som gör att det är omöjligt eller olämpligt. En myndighet får inte ha som generell policy att aldrig faxa handlingar (se JO 4363-96).

För statliga myndigheter gäller förordningen (2003:234) om tiden för tillhandahållande av domar och beslut, m.m. Där framgår att myndigheten ska ta hänsyn till den enskildes önskemål om hur kopior ska skickas (9 §). Men i slutändan är det myndigheten som avgör om den metod som den enskilda önskar är lämplig eller inte (10 §). Av ett JO-beslut framgår att samma principer ska gälla för kommuner (JO 2005/06 s. 487). Omständigheter som talar emot att skicka en handling via fax är enligt JO att myndighet saknar fax, faxen är trasig, begäran omfattar väldigt många handlingar eller handlingarna innehåller uppgifter som inte är lämpliga att faxa (JO 4363-96). Angående kommunala bolags skyldighet att faxa se JO 1999/2000 s. 405.

Fler intressanta avgöranden: JO 2006/07 s. 517 rörande fax och Regeringsrättens beslut den 25 april 2008 i mål nr 521-08.