Kopior per post

I förarbetena till TF 2:13 (prop. 1981/82:37 s. 40) kan man läsa att den som vill ta del av en allmän handling många gånger har svårt att bege sig till den myndighet där handlingen förvaras och att det därför är viktigt att han eller hon i stället har möjlighet att snabbt få ta del av handlingen genom en avskrift eller kopia. Det är alltså underförstått att rätten att få en kopia av en allmän handling också innebär en rätt att få kopian skickad till sig. Om det går att kopiera handlingen så kan myndigheten alltså inte kräva att du ska ta del av handlingen på plats eller för den delen kräva att du hämtar dina kopior, avskrifter eller utskrifter på plats. Det här har JO slagit fast vid flera tillfällen (se bland annat JO 1993/94 s. 513, JO 3313-01, JO 1999/2000 s. 405 och JO_2003/04 s. 389).

Du kan däremot inte kräva att få myndighetens originalhandlingar skickade till dig. Det finns också vissa typer av handlingar som en myndighet inte är skyldig att göra kopior av. Det framgår av TF 2:13 1 st att det finns två undantag från myndigheters skyldighet att göra kopior. Det första gäller upptagningar för ”automatiserad behandling”, dvs. elektroniska dokument och databaser m.m. Dessa handlingar kan myndigheten istället välja att lämna ut i form av utskrifter. I många fall skickar myndigheter ändå elektroniska handlingar som en service om det inte finns några lagar som uttryckligen förbjuder det. De flesta domstolar mejlar till exempel domar till den som begär det. För det andra finns det handlingar som helt enkelt är för komplicerade att kopiera. I TF 2:13 1 st nämns ritningar, kartor och bilder. Även andra upptagningar än de tidigare nämnda upptagningarna för ”automatiserad behandling” kan vara undantagna om de är svåra att kopiera. Det kan till exempel handla om ljud- eller videoband. Myndigheterna kan därför kräva att du ska komma till myndigheten för att ta del av sådana handlingar på plats.