Myndighetens hierarki

Beslut om utlämnande av allmänna handlingar kan fattas på olika nivåer inom en myndighet. Ofta är det myndighetens registratorer som tar emot din begäran och kanske även gör en första bedömning av vad som kan lämnas ut. Registratorerna är specialister på att hantera allmänna handlingar och har en unik överblick över flödet av handlingar inom en myndighet. Men för dem är det en masshantering och deras sekretessbedömningar är av nödvändighet schablonmässiga. De följer vissa på förhand fastställda grundregler. En viss typ av handlingar lämnas alltid ut eftersom de sällan innehåller något hemligt (t.ex. domar), en annan typ lämnas ut men först efter att alla personuppgifter har maskats (t.ex. inkomna anmälningar från enskilda) och en tredje typ lämnas aldrig ut om inte någon överordnad först har gett sitt godkännande (t.ex. uppgifter i en förundersökning). Om registratorerna inte har befogenhet att göra avsteg från dessa grundregler så är det kanske inte heller lönt för dig att argumentera med dem. Det är bättre att försöka lyfta frågan högre upp i myndighetshierarkin.

I många fall prövar registratorn inte din begäran över huvud taget utan vidarebefordrar den direkt till handläggaren i det ärende som handlingarna tillhör. Ärendehandläggaren är som regel bättre insatt i det enskilda ärendet och kan därför göra en mer kvalificerad bedömning av riskerna med ett utlämnande. Man kan däremot inte räkna med att handläggaren har djupa kunskaper om de regler som styr handlingsoffentligheten. Handläggaren är kanske expert på regler om sjukpenning eller livsmedelshygien men helt ovan vid att tillämpa reglerna om handlingsoffentlighet. Det finns därför en risk att handläggarens sekretessbedömning kommer att grundas mindre på lagen än på hans eller hennes personliga uppfattningen om vad som är lämpligt, rimligt och praktiskt att lämna ut till dig. Det här är förstås ett problem men det är också en möjlighet för dig att med en minimal ansträngning skaffa dig ett övertag. Om du redan innan du tar kontakt med tjänstemannen har läst igenom de relevanta paragraferna eller till och med ögnat igenom ett rättsfall eller två så kan du förekomma eventuella invändningar. Med stöd av en sådan snabbresearch kan du fälla kommentarerna som gör att du får ut uppgifterna direkt:

“Du vet väl att den här sekretessregeln bara skyddar särskilt integritetskänsliga uppgifter som uppgifter om missbruk, allvarlig brottslighet eller sjukdom?”

“Du vet väl att ansökningshandlingar som en rekryteringskonsult tagit emot för en myndighets räkning är allmänna handlingar hos myndigheten?”

Om den enskilde tjänstemannen ändå avslår din begäran eller lämnar ut handlingarna med uppgifter maskerade så bör du betrakta det som ett preliminärt ställningstagande från myndighetens sida. Sannolikt är det så tjänstemannen själv ser på saken. Han eller hon vet att du kan begäran en omprövning. Som nämnts tidigare så kan just detta vara ett skäl till att tjänstemannen sekretessbelägger lite i överkant.

I det här läget är det dags att lyfta frågan en nivå genom att begära att myndigheten fattar ett överklagbart beslut (OSL 6:3). Ofta är det någon enhets- eller avdelningschef som har delegation att fatta beslut för myndighetens räkning och som dessutom blandar in en av myndighetens jurister. Bli inte förvånad om det här är första gången som någon (ofta juristen) faktiskt tar sig tid att slå upp lagboken för att kontrollera om den åberopade sekretessregeln verkligen är tillämplig på just din begäran. Om du har tur så leder det till att handlingen lämnas ut till dig. Det kan därför vara idé att begära ett myndighetsbeslut även om du inte har en tanke på att gå vidare med ett överklagande. På denna högsta beslutsnivå är kunskaperna om sekretesslagstiftningen i regel större. Men det är också på den här nivån som myndighetens bedömning riskerar att grumlas av olika strategiska överväganden. Det kan t.ex. hända att myndigheten är orolig för att ett utlämnande ska skada myndighetens förtroende hos vissa viktiga aktörer. Det är knappast ett lagligt skäl för sekretess men i praktiken är det en vanlig anledning till att uppgifter hålls hemliga. Det kan handla om en tillsynsmyndighet som inte vill stöta sig med företag och organisationer som man bedriver tillsyn över. Det kan vara en personalchef som vill vara solidarisk med personalen genom att inte lämna ut uppgifter om dem. Och det kan handla om en generaldirektör som inte vill störa relationen med departementet genom att redovisa sina informella kontakter med ministern, för att nämna några exempel.

3 reaktioner på ”Myndighetens hierarki”

  1. Vad kan man göra när en domstol skriver att ”handlingen inte finns” till hovrätten (OSL 6:8 3 st.), och inte vill motivera varför.
    Enligt ett bifall i domslutet ska handlingen finnas som ett bevisunderlag.

  2. Registratorn är den man skall vända sig till i första hand. Registratorn har oftast ingen annan relation till handlingen än som ett dokument i ett arkiv. Denne är som en bibliotekarie och oftast mycket tjänstvillig.

    Om den som begär ut handlingar misstänker handläggningsfel och begäran går till din aktuella handläggaren eller annan person som känner sig besvärad kan det bli mycket svårare. Man kan då få svaret ”det var ett konstigt diarienummer” eller ”den handlingen kan jag inte hitta.”

Kommentera

E-postadressen publiceras inte.