JO 1986/87 s. 230

I det här beslutet presenterar JO två olika sätt att se på mötesanteckningar som fördes vid en arbetsplatsträff inom Försvarsmakten där personal hade samlats för att diskutera kritik mot arbetsgivaren. Mötesanteckningarna överlämnades sedan till en personalkonsulent. Om man ser arbetsplatsträffen som ett privat möte så blev de minnesanteckningar som fördes där allmänna när de överlämnades till myndighetens företrädare: personalkonsulenten. Men enligt JO kan man också se det som att den berörda personalen upprättade anteckningarna i tjänsten. Handlingarna skapades då inom myndigheten och blev inte inkomna när de lämnades över till personalkonsulenten.

JO_1986_87_s_230

RÅ 1984 Bb 86

En kommunanställd skrev ett brev ställt till socialnämndens ordförande där hon uppmärksammade ordföranden på vissa problem inom kommunens verksamhet. Både avsändare och mottagare intygade att de uppfattade brevet som personligt. Regeringsrätten konstaterade dock att brevet rörde en fråga som låg inom socialnämndens ansvarsområde och att det därför inte var ett sådant privat meddelande som avses i TF 2:8 och som är undantaget från handlingsoffentligheten. Det spelade inte heller någon roll att brevet inte hade diarieförts av socialnämnden.

RÅ 1946 ref 3

Ett meddelande från några chefer på Skatteverket som var märkt ”konfidentiellt” och ställt personligen till skattedirektören var inte ett sånt privat meddelande som avses i TF 2:8 och som är undantaget från handlingsoffentligheten. Det konstaterade Regeringsrätten mot bakgrund av att brevet innehöll kritik mot en anställd vid myndigheten som senare blev uppsagd.

RA_1946_ref_3

Handlingar som lämnas direkt till en tjänsteman

En handling anses ha kommit in till en myndighet, inte bara när den har har anlänt till myndighetens lokaler, utan även när en ”behörig befattningshavare” tagit emot handlingen utanför myndighetens lokaler (se TF 2:9 1 st). Med behörig befattningshavare menas anställda på en myndighet som antingen har som särskild uppgift att ta emot handlingar (registratorer) eller som är handläggare i det ärende som handlingarna rör (se Bohlin, Offentlighetsprincipen, 9 uppl. s. 60 och RÅ 1967 I 26 ). Det kan till exempel hända att en handläggare tar sig ut på fältet för att träffa en part i ärendet eller inspektera den plats som ärendet gäller. Handlingar som parten eller någon annan utomstående då överlämnar till handläggaren anses inkomna till myndigheten och kan begäras ut redan innan handläggaren tagit dem till myndighetens lokaler. Det samma gäller om någon skickar en handling till handläggarens bostadsadress istället för till myndigheten. Handlingen kan anses inkommen till myndigheten även i såna fall (se JO 1989/90 s 415, ”Helsingborgsfallet”, s. 432).

 

Handlingar i ett avslutat ärende

Många handlingar i ett ärende blir allmänna långt innan ärendet har avslutats av myndigheten. Det gäller bland annat de handlingar som utomstående har lämna in till myndigheten och de handlingar som myndigheten själv har skickat iväg till utomstående inom ramen för ärendet (inkomna och expedierade handlingar). Men en myndighet kan producera andra handlingar under ärendets gång som aldrig skickas iväg utan stannar kvar inom myndigheten. Det kan till exempel vara myndighetens egna utredningar, tjänsteanteckningar från telefonsamtal eller anteckningar från inspektioner ute på fältet. Den här typen av handlingar blir allmänna när ärendet har ”slutbehandlats” (TF 2:10 1 st). En myndighet brukar sätta punkt för ett ärende genom att fatta ett beslut som innebär att handläggningen avslutas. Det kan vara ett beslut i sak, till exempel ett bifall eller avslag. Men det kan också vara ett beslut om att inte pröva sakfrågan i ärendet utan bara lägga ärendet till handlingarna eller skicka det vidare till en annan instans.

Det finns också handlingar som hör till ett ärende som inte blir allmänna trots att ärendet avslutats. Det gäller så kallade utkast och minnesanteckningar. Dessa blir allmänna först om de expedieras eller arkiveras. Även handlingar som är tänkta att expedieras vid en senare tidpunkt efter ärendets avslutande blir allmänna först när expedieringen sker. I fallet JO 1990/91 s. 425 hade en länsstyrelse genomfört en utredning med avsikt att redovisa resultatet av utredningen i en rapport till regeringen. JO konstaterade att rapporten inte blev en upprättat handling förrän landshövdingen expedierade den genom att lämna över den till statsrådet. Det här trots att ärendet där rapporten ingick hade slutbehandlats redan tidigare hos länsstyrelsen. Rapporten hade även diarieförts vid en tidigare tidpunkt men JO konstaterade att diarieföring inte har någon betydelse för frågan om en handling är allmän eller inte.

 

 

 

När har en handling kommit in?

Regeln om inkomna handlingar i TF 2:9 1 st gäller de handlingar som skickas eller lämnas in till en myndighet av någon utomstående. Handlingar som däremot skapas av tjänstemän inom myndigheten, t.ex. myndighetsbeslut, är inte inkomna utan kan istället vara allmänna därför att de är ”upprättade” enligt TF 2:10.

Vid vilken tidpunkt är då en handling inkommen? När det gäller konventionella handlingar av papper så anses dessa ha kommit in till en myndighet när de har anlänt till myndighetens lokaler t.ex. med post eller lämnats där av avsändaren personligen. Finns de inte i lokalerna så är de inte inkomna. Det säger huvudregeln men den har ett undantag. Handlingar kan nämligen anses inkomna även när de har överlämnats till en behörig befattningshavare när han eller hon är ute på fältet eller hemma i bostaden och inte befinner sig i myndighetens lokaler (TF 2:9 1 st, se mer om detta i här).

Upptagningar, till exempel mejl, sms eller uppgifter i databaser, som kommer till myndigheten från någon utomstående räknas som inkomna till myndigheten när de är tillgängliga för personalen med de tekniska hjälpmedel som de har till sitt förfogande (TF 2:9 1 st med hänvisning till TF 2:6 1 st). Om flera myndigheter delar på ett gemensamt datasystem kan det hända att uppgifterna som förs in i systemet blir expedierade av den myndighet som fört in dem och inkomna till de myndigheter som fått tillgång till dessa via systemet (se HFD 99-11 och 2173-11)

Exempel på rättsfall där det slås fast att inkomna handlingar är allmänna: RÅ 1983 Ab 123, RÅ 1973 A 51.

En handling som har kommit in till myndighetens lokaler eller som en behörig befattningshavare har fått i sin hand är inkommen och allmän på en gång. Det krävs inga ytterligare åtgärder, t.ex. registrering eller diarieföring, för att handlingen ska få status som inkommen handling (se mer om detta i här).

Undantagna handlingar

Det finns handlingar som i och för sig är inkomna till myndigheten men som ändå inte ska betraktas som allmänna handlingar. Det gäller till exempel böcker, tidskrifter och andra handlingar som en myndighet har i sitt referensbibliotek (TF 2:14). Till referensbiblioteket räknas också internet, vilket innebär att du inte kan åberopa TF för att ta del av internet hos myndigheten. Databaser som en myndighet använder som ett referensbibliotek, t.ex. rättsdatabaser med domstolsavgöranden, omfattas också av biblioteksregeln.

Enligt TF 2:9 är förseglade anbud och tävlingsskrifter som kommer in till en myndighet inte heller inkomna handlingar före den tidpunkt då det har bestämts att de ska öppnas.