När har en handling kommit in?

Regeln om inkomna handlingar i TF 2:6 1 st gäller de handlingar som skickas eller lämnas in till en myndighet av någon utomstående. Handlingar som däremot skapas av tjänstemän inom myndigheten, t.ex. myndighetsbeslut, är inte inkomna utan kan istället vara allmänna därför att de är ”upprättade” enligt TF 2:7.

Vid vilken tidpunkt är då en handling inkommen? När det gäller konventionella handlingar av papper så anses dessa ha kommit in till en myndighet när de har anlänt till myndighetens lokaler t.ex. med post eller lämnats där av avsändaren personligen. Finns de inte i lokalerna så är de inte inkomna. Det säger huvudregeln men den har ett undantag. Handlingar kan nämligen anses inkomna även när de har överlämnats till en behörig befattningshavare när han eller hon är ute på fältet eller hemma i bostaden och inte befinner sig i myndighetens lokaler (TF 2:6 1 st, se mer om detta i här).

Upptagningar, till exempel mejl, sms eller uppgifter i databaser, som kommer till myndigheten från någon utomstående räknas som inkomna till myndigheten när de är tillgängliga för personalen med de tekniska hjälpmedel som de har till sitt förfogande (TF 2:6 1 st med hänvisning till TF 2:3 2 st). Om flera myndigheter delar på ett gemensamt datasystem kan det hända att uppgifterna som förs in i systemet blir expedierade av den myndighet som fört in dem och inkomna till de myndigheter som fått tillgång till dessa via systemet (se HFD 99-11 och 2173-11)

Exempel på rättsfall där det slås fast att inkomna handlingar är allmänna: RÅ 1983 Ab 123, RÅ 1973 A 51.

En handling som har kommit in till myndighetens lokaler eller som en behörig befattningshavare har fått i sin hand är inkommen och allmän på en gång. Det krävs inga ytterligare åtgärder, t.ex. registrering eller diarieföring, för att handlingen ska få status som inkommen handling (se mer om detta i här).

Undantagna handlingar

Det finns handlingar som i och för sig är inkomna till myndigheten men som ändå inte ska betraktas som allmänna handlingar. Det gäller till exempel böcker, tidskrifter och andra handlingar som en myndighet har i sitt referensbibliotek (TF 2:11). Till referensbiblioteket räknas också internet, vilket innebär att du inte kan åberopa TF för att ta del av internet hos myndigheten. Databaser som en myndighet använder som ett referensbibliotek, t.ex. rättsdatabaser med domstolsavgöranden, omfattas också av biblioteksregeln.

Enligt TF 2:6 är förseglade anbud och tävlingsskrifter som kommer in till en myndighet inte heller inkomna handlingar före den tidpunkt då det har bestämts att de ska öppnas.

 

RÅ 1998 ref. 52

Vid sammanträden i en kommunledningsgrupp, som var ett rådgivande organ till kommundirektören, fördes anteckningar som skrevs ut och distribuerades till gruppens medlemmar. Anteckningarna bedömdes vara allmänna handlingar i den mån de inte hänförde sig till ännu inte avgjorda ärenden.

RA_1998_ref_52

Myndighetsinterna arbetsgrupper

För den som vill tjuvkika in myndigheternas inre liv kan jag rekommendera att begära ut anteckningar från möten i ”myndighetsinterna arbetsgrupper” (de kallas så i förarbetena till TF). Möten av den här sorten är sällan några forum för formella myndighetsbeslut men anteckningarna kan ofta ge en vink om vad som är på gång inom myndigheten. Vilka frågor står t.ex. på dagordningen hos anstaltsledningen vid ett fängelse? Vad diskuterar Skolinspektionens jurister när de möts för att knäcka frågor som dykt upp vid tillsynen av skolor o.s.v.? Vissa myndigheter lämnar ut dessa anteckningar utan att blinka medan andra sätter sig på tvären. De som sätter sig på tvären betonar ofta att mötena är ”interna” och att det inte fattas några beslut eller sker någon myndighetsutövning där. Som kommer att framgå nedan så behöver de här omständigheterna inte ha någon betydelse för frågan om handlingarna är allmänna eller inte.

Man skulle kunna tro att minnesanteckningar från myndighetsinterna arbetsgrupper är sådana ”myndighets protokoll och därmed jämförliga anteckningar” som avses i TF 2:7 2 st 3 p. Men det är det inte, vilket framgår av ett förarbetsuttalande (prop 1975/76:160 s. 144). Handlingarna ingår istället i den vidare grupp av handlingar i TF 2:7 1 st som anses upprättade:

1. när de expedieras, eller
2. när ärendet de tillhör avslutas, eller om de inte tillhör någon ärende,
3. när de justeras eller på annat sätt färdigställs.

Om anteckningarna från en myndighetsintern arbetsgrupp ska expedieras eller ingår i ett ärende så blir de inte upprättade förrän expedieringen har skett eller det aktuella ärendet är avslutat. På det sättet skiljer de sig från de protokoll m.m. som avses i TF 2:1 2 st 3 p som blir upprättade direkt när de justeras oavsett om de senare ska expedieras eller tillhör något ärende som ännu inte har avslutats.

Att anteckningar från myndighetsinterna möten inte omfattas av specialregeln i TF 2:7 2 st 3 p innebär inte att handlingarna automatiskt inte är upprättade och allmänna, vilket man kan tro om man läser vissa myndigheters beslut. De kan ändå vara upprättade genom att de är justerade eller på annat sätt färdigställda enligt TF 2:7 1 st. Det här framgår av dåvarande Regeringsrättens dom i målet RÅ 1998 ref. 52. I det fallet handlade det om anteckningar som skrivits vid möten med en kommunledningsgrupp och som efter mötena skrevs ut, i vissa fall undertecknades, och sedan skickades till mötesdeltagarna. Mötesanteckningar från myndighetsinterna grupper kan ses som färdigställda även om de inte skrivs ut. I fallet KR Sthlm 3060-11 ansåg kammarrätten att interna mötesanteckningar var färdigställda i och med att de mejlats ut till samtliga anställda på myndigheten. I ett annat fall KR Sthlm 3063-11 ansågs myndighetsinterna mötesanteckningar färdigställda när de lagts ut på myndighetens intranät och i en bedömningsdatabas. I fallet KR Sundsvall 878-08 lades däremot mötesanteckningarna på ett ”elektroniskt lagringsställe” som bara mötesdeltagarna kunde nå och kammarrätten ansåg inte anteckningarna var färdigställda.

Anteckningar som förs vid möten i myndighetsinterna arbetsgrupper kallas ofta för ”minnesanteckningar” men ska inte förväxlas med de minnesanteckningar som avses i TF 2:9 1 st eller för den delen sådana utkast eller koncept eller därmed jämställda handlingar som avses i andra stycket i samma paragraf (se återigen RÅ 1998 ref 52).

KR Sundsvall 2369-10

Kammarrätten tyckte inte att det fanns skäl att sekretessbelägga den rörliga tillsynsavgiften för en krog på arenan Fjällräven center i Örnsköldsvik. Avgiften beräknas utifrån hur stor alkoholförsäljning en krog har och kommunen menade att detta var känslig affärsinformation som måste hållas hemlig.

KR Stundsvall 153-11

Kammarrätten såg ingen anledning att sekretessbelägga ett hyresavtal mellan ett gym och det kommunala bostadsbolaget Krokomsbostäder. Bostadsbolaget hade hävdat att ett offentliggörande skulle kunna skada gymmets affärer om uppgifterna spreds vidare till en konkurrent inom samma bransch som var på väg att etablera sig på orten. Kammarrätten ansåg inte att bolaget visat varför en sådan skada skulle uppstå.

KR_Sundsvall_153_11

KR Sthlm 911-11

En person hade inte rätt att få ut alla beslut om parkeringsavgift som utfärdats av ett privat parkeringsbolag på mark som ägdes av Statens fastighetsverk. Handlingarna kunde enligt kammarrätten inte anses förvarade hos Statens fastighetsverk enligt TF 2:3 1 st. Domstolen ansåg inte att bolaget utfärdade parkeringsavgifterna för myndighetens räkning även om arrendet som bolaget betalade för parkeringen beräknades utifrån bolagets intäkter från parkeringsbevakningen.

KR_Sthlm_911_11