Vi har bara skickat iväg den för teknisk bearbetning och lagring!

Det är inte uttryckligen reglerat i lagen men det verkar logiskt att en handling som inte från början är allmän hos en myndighet inte heller blir det om myndigheten skickar iväg (expedierar) den till någon utomstående enbart för teknisk bearbetning eller lagring. Men det förutsätter att mottagaren enbart ägnar sig åt teknisk bearbetning eller teknisk lagring av handlingen. Nyhetsbyrån Siren begärde ut rapporter om arbetsmiljötillbud som poliser vid olika polismyndigheter i landet skrivit in i rapporteringssystemet LISA. Det kunde handla om allt från kalla vinterkängor till fall av våld mot poliser i tjänst. Rapporterna blev som regel föremål för någon typ av arbetsmiljöutredning och vid tiden för nyhetsbyråns begäran var utredningarna inte klara. Rapporterna var med andra ord inte allmänna handlingar av det skälet att de ingick i ärenden som hade slutbehandlats (se TF 2:10 1 st). Samtidigt hade RPS åtkomst till alla rapporter som lades in i LISA-systemet och använde dessa för att göra arbetsmiljöstatistik och anmälningar till Arbetsmiljöverket. I målet HFD 99-11 konstaterade Högsta förvaltningsdomstolen att RPS användning av uppgifterna inte föll in under kategorin ”teknisk bearbetning eller teknisk lagring”. Följaktligen skulle de betraktas som inkomna till RPS och expedierade från de olika polismyndigheterna. Dessa skulle lämnas ut på begäran om de inte var sekretessbelagda av någon anledning. Kammarrätten ansåg i ett fall (KR Jönköping 2692-10) att uppgifter i Vera, domstolsväsendets gemensamma målhanteringssystem, inte var allmänna handlingar hos Domstolsverket som administrerar systemet. Kammarrätten hänvisade till att Domstolsverket endast förvarade uppgifterna som ett led i teknisk bearbetning eller lagring.

Finns informationen hos en myndighet?

Vem har informationen?

Det är få aktiviteter i vårt samhälle som inte lämnar några spår efter sig bland de handlingar som förvaras hos våra myndigheter eller andra organ som omfattas av offentlighetsprincipen. Spåren avslöjar vilka vi bor med, får barn med, arbetar med, gör affärer med, bråkar med och är skyldiga pengar för att nämna några exempel. Myndigheterna samlar flitigt in mängder av information om medborgarna men är inte alltid så pigga på att ge medborgarna själva återbäring på den insamlade informationen. Som tur är så finns reglerna om handlingsoffentlighet som du kan använda för att hävda din rätt till myndigheternas handlingar och uppgifter. Du som söker efter information måste bara räkna ut hos vilka myndigheter och i vilka handlingar som informationen kan tänkas dyka upp. Säg att du söker information om en friskola där du funderar på att placera dina barn för att de ska få en grundlig bildning i trygg miljö. Friskolan i sig är ett privat företag och vill kanske inte lämna ut några andra handlingar än sin reklamfolder. Vilka olika organ kan då tänkas ha information om skolan? Skolan ägs troligtvis av ett bolag som måste registrera uppgifter om vd och styrelseledamöter hos Bolagsverket och dessutom skicka in sina årsredovisningar till myndigheten. Uppgifter om bolagets och ledamöternas skulder kan du hitta hos Kronofogden och den lokala tingsrättens diarium kan avslöja om skolans företrädare har begått brott. Om skolan har granskats av Skatteverket så kan det finnas beslut om eftertaxering hos myndigheten som är offentliga. Hos Skolinspektionen kan du hitta skolans tillståndsansökan och till exempel läsa om hur skolan tänkt uppfylla kravet på skolbibliotek. Där kan det också finnas anmälningar mot skolan från elever och föräldrar eller tillsynsbeslut som fattats efter myndighetens inspektioner.

Är det en myndighet?

När du har räknat ut vilket eller vilka organ som har den information som du söker så är det läge att stanna upp och fundera på om organet i fråga verkligen är en myndighet eller åtminstone ett sådant organ som jämställs med en myndighet när TF tillämpas. I annat fall har du ju ingen nytta av handlingsoffentligheten. Det enklaste är förstås att fråga någon som jobbar där men det är inte självklart att du får ett korrekt svar (se t.ex. JO 1083-11). Om organets egna företrädare säger att handlingsoffentlighet gäller så är ju saken klar. Menar de att handlingsoffentlighet inte gäller så kan du ju försöka övertyga dem om att de har fel. Några motargument kan du hitta här.

 

Allmänna handlingar

Du har inte rätt att få ut alla handlingar som finns på en myndighet utan bara de som är allmänna (TF 2:1). Tjänstemännens privata mejl och sms är som regel inte allmänna handlingar och inte heller utkast, kladdar och andra typer av ofärdiga handlingar som myndigheten jobbar med att färdigställa. För att bena ut om handlingen du söker är allmän så måste du till att börja med svara på följande frågor.

1. Är det en handling som någon utomstående har skickat eller lämnat in till myndigheten?

2. Är det en handling som myndigheten själv har skapat?

Handlingar som finns hos en enskild tjänsteman

Handlingar anses vara förvarade hos myndigheten även om en tjänsteman har lånat hem dem (RÅ 1951 E 42). Om någon ”behörig befattningshavare” hos myndigheten (TF 2:9) tar emot handlingar ”ute på stan” så betraktas de som inkomna och förvarade hos myndigheten redan innan befattningshavaren tagit dem till myndighetens lokaler (Alf Bohlin, Offentlighetsprincipen, 9 uppl, s. 43). Med behörig befattningshavare menas anställda på en myndighet som antingen har som särskild uppgift att ta emot handlingar (registratorer) eller som är handläggare i det ärende som handlingarna rör (se Bohlin, Offentlighetsprincipen, 9 uppl. s. 60 och RÅ 1967 I 26 ). Det kan till exempel hända att en handläggare tar sig ut på fältet för att träffa en part i ärendet eller inspektera den plats som ärendet gäller. Handlingar som parten eller någon annan utomstående då överlämnar till handläggaren anses inkomna till myndigheten och kan begäras ut redan innan handläggaren tagit dem till myndighetens lokaler. Det samma gäller om någon skickar en handling till handläggarens bostadsadress istället för till myndigheten. Handlingen kan anses inkommen och förvarade hos myndigheten även i såna fall (se JO 1989/90 s 415, ”Helsingborgsfallet”, s. 432). Även sms-meddelanden till en befattningshavares privata mobiltelefon kan bli allmänna handlingar (se KR Sundsvall 195-09).

JO 2004/05 s. 25

Det hade varit lämpligt om Radiotjänst i Kiruna hade meddelat ett överklagbart avslagsbeslut när bolaget nekade en person att få ut skriftliga instruktioner som bolaget lämnat till sina frilansande TV-avgiftskontrollanter. Det menade JO eftersom bolaget och personen ifråga hade olika uppfattning i frågan om handlingen hörde till den del av bolagets verksamhet som omfattas av handlingsoffentlighet.

JO_2004_05_s_425

RÅ 2002 ref. 24 och RÅ 2001 ref. 79

Regeringsrätten har i två skattemål slagit fast att kommunala bolags ekonomiska förhållanden inte kan skyddas av skattesekretess. Det här eftersom bolag där en kommun har rättsligt bestämmande inflytande jämställs med myndigheter vid tillämpning av OSL. Skattesekretessen skyddar bara uppgifter om ”enskilds” ekonomiska förhållanden. Uppgifter om myndigheter skyddas därför inte. Obs! Målen handlar till större delen om olika skatterättsliga frågor. Sekretessfrågan avhandlas i ett stycke i slutet av respektive dom.

RA_2002_ref_24

RA_2001_ref_79

JO 1083-11

Hässleholms kommun utsåg tre av fem styrelseledamöter i Stiftelsen Bjärnum-Hus. Kommunen utövade med andra ord ett rättslig bestämmande inflyttande över stiftelsen som därmed omfattades av TF:s och OSL:s regler om handlingsoffentlighet. JO kritiserade stiftelsen för att den inte kände till att den omfattades av offentlighetsprincipen och därför hade vägrat att lämna ut allmänna handlingar.

JO_1083_11