Myndighetspost och privat post

Huvudregeln är att alla handlingar som skickas eller lämnas in till en myndighet blir allmänna. Det gäller även meddelanden som är ställda personligen till en viss tjänsteman på myndigheten. Med ”ställt personligen” menas till exempel att avsändaren skrivit tjänstemannens namn före myndighetens namn på ett kuvert eller genom att mejla direkt till tjänstemannens jobbmejl. Men det här förutsätter att meddelandet rör en fråga som ”ankommer på myndigheten” (TF 2:4). Ett meddelande som enbart rör en tjänstemans privatliv blir ingen allmän handling oavsett om det är adresserat till myndigheten eller ställt till tjänstemannen personligen (Alf Bohlin, Offentlighetsprincipen, 9 uppl., s. 65 f). Det är alltid innehållet i meddelandet som avgör. Att ett meddelande är märkt som ”konfidentiellt” eller att avsändare och mottagare uppfattat meddelandet som privat har ingen betydelse för frågan om det är en allmän handling (se RÅ 1946 ref 3 och RÅ 1984 Bb 86). Även sms som har kommit in till en befattningshavares privata mobiltelefon kan vara allmänna handlingar (se KR Sundsvall 195-09).

Det är inte bara meddelanden som rör tjänstemannens privatliv som är undantagna. Undantag görs också för den post som tjänstemannen får i en annan ställning än den han eller hon har på myndigheten. Det är till exempel vanligt att politiker tar emot handlingar i egenskap av partiföreträdare utan att det har någon koppling till politikernas myndighetsuppdrag som kommunalråd eller liknande (se bland annat RÅ 1987 ref. 147 och KR Sthlm 1274-11).

Även handlingar som skickas till en myndighetsföreträdarens privata postadress, mejladress eller mobiltelefon kan anses inkomna om han eller hon ses som en ”behörig befattningshavere” enligt TF 2:6 (se mer om detta här).

RÅ 1977 Ab 310

Ett företag hade rätt att få ut registerutdrag från Statistiska centralbyrån, SCB, med både namn och adress för vissa lärare och studenter trots att uppgifterna fanns i olika register och behövde sammanställas. Regeringsrätten pekade på att SCB lagt adressuppgifterna i ett separat register av praktiska skäl och det inte var ett skäl att begränsa allmänhetens tillgång till uppgifterna.

RA_1977_Ab_310

RÅ 1976 ref. 122

Statistiska centralbyrån, SCB, var skyldig att göra ett mycket stort registerutdrag från sitt högskoleregister åt ett företag som ville använda utdraget i sin kommersiella verksamhet. SCB hävdade att alla myndighetens printrar skulle vara upptagna med utskriften under en längre period och det skulle krävas 80 arbetstimmar för att anpassa myndighetens standardprogram för att utföra det aktuella registerutdraget. Regeringsrätten slog för det första fast att myndigheten inte hade någon anledning att pröva ändamålet bakom den aktuella begäran (kommersiellt ändamål) eftersom det inte hade någon betydelse för sekretessbedömningen. Regeringsrätten slog sedan fast att den aktuella upptagningen (registerutdraget) var tillgängligt för SCB genom myndighetens standardprogram även om dessa behövde anpassas för den aktuella körningen. Registerutdraget skulle därför lämnas ut genom utskrifter även om det skulle kräva en betydande arbetsinsats.

RA_1976_ref_122

RÅ 1974 ref. 8

Ett företag hade rätt att få ett registerutdrag över finska medborgare bosatta i Stockholms län inklusive deras adresser. Registret var lagrat på databand hos länsstyrelsen och Regeringsrätten konstaterade att utdraget kunde göras med hjälp av de program som länsstyrelsen hade tillgång till.

RA_1974_ref_8