Kommundirektör erbjöd sig ta bort allmän handling

Kommundirektören i Nyköpings kommun frågade avsändaren till ett kritiskt mejl om han ville att mejlet skulle tas bort. Avsändaren svarade att han ville att mejlet skulle diarieföras, vilket kommunen gjorde ett par dagar senare. Kommundirektörens mejlsvar, med erbjudandet om att ta bort det kritiska mejlet, diariefördes däremot först flera månader senare då en tidning hörde av sig och ifrågasatte hela hanteringen. I en intervju med tidningen sade kommundirektören att om avsändaren inte hade velat att handlingen skulle diarieföras så hade direktören diariefört den som ”arbetsmaterial”.

JK kritiserade kommundirektören för hur han uttryckt sig i svaret till den kritiska avsändaren: ”Formuleringen i det mejlsvar som kommundirektören skickade till avsändaren kan tolkas som att han var beredd att radera den allmänna handlingen för det fall personen önskade det.” JK var också kritiskt till kommundirektörens idé om att diarieföra det inkomna kritiska mejlet som ”arbetsmaterial” eftersom det var en missvisande benämning. JK konstaterade slutligen att det hade dröjt alldeles för länge innan kommundirektörens mejlsvar diariefördes.

JK_7013_16

Hemlig handling kan vara av ringa betydelse

En handling kan anses vara av uppenbart ringa betydelse för en myndighets verksamhet  även om den innehåller sekretessbelagda uppgifter. Det bedömde JO i detta beslut. Ombudsmannen kritiserade därför inte Utrikesdepartementet för att myndigheten inte hade diariefört ett antal mejl.

JO poängterade att det är handlingens betydelse för myndighetens verksamhet som avgör om den är av ”uppenbart ringa betydelse” enligt OSL 5:1 4 st. Att en handling som saknar betydelse för myndighetens verksamhet ändå har ett intresse från offentlighetssynpunkt medför därför inte att handlingen måste registreras eller hållas tillgänglig på annat sätt, vilket framgår av prop. 1979/80:2 Del A s. 353 f.

JO 6579-2016

Uppdragstagare skyldig att diarieföra och bevara

Brottsförebyggande rådet, BRÅ, gav en tjänsteman i vid dåvarande Länsstyrelsen i Malmö i uppdrag att utreda förekomsten av svarta pengar inom restaurangbranschen i staden. Efter slutförd utredning förstörde uppdragstagaren merparten av utredningsmaterialet (cirka 5000 sidor). JK kritiserade dels att materialet hade förstörts i strid mot gällande arkivregler, dels att materialet inte hade diarieförts på ett korrekt sätt under utredningens gång. Huvudansvaret för det inträffade låg hos BRÅ, enligt JK, men även uppdragstagaren fick kritik.

JK 1873-83-21

Kritik mot användning av privata e-postadresser

JO riktade allvarlig kritik mot Sjöfartsverket och Näringsdepartementet för att tjänstemän där hade använt privata e-postadresser för myndighetskorrespondens och dessutom struntat i att diarieföra allmänna handlingar. Myndigheterna fick också kritik för att hanteringen resulterade i att allmänna handlingar inte kunde lämnas ut på begäran. Vidare fick Sjöfartsverket kritik för att ha kallat offentlighetsprincipen för ”direkt kontraproduktiv” och för att ha lämnat ut handlingar utan att först sekretesspröva dem.

JO_5883_15

Vilseledande om handlings blotta existens

När en redaktör på Östersunds-Posten efterfrågade ett brev som kommit in till Fjällsjö kommunalkontor från en namngiven person fick han vilseledande besked från tre olika tjänstemän. Samtliga påstod att de inte kände till brevets existens trots att de visste att det förvarades på kontoret. Två av tjänstemännen hade också sett till att plocka undan diariekortet där brevet fanns registrerat. Redaktören anmälde de tre tjänstemännen till JO som i sin tur åtalsanmälde dem. Samtliga tre dömdes till böter för tjänstefel. I domen skrev häradsrätten att oavsett om brevet, helt eller delvis, skulle kunna bli föremål för sekretess ”…har någon laga grund för att hemlighålla dess blotta existens ej förelegat .”

JO 1970 s. 285

Noll koll på diarieföringen i Hässleholm

JO såg allvarligt på att det inom Kommunstyrelsen i Hässleholms kommun saknats grundläggande kunskaper om diarieföring av allmänna handlingar. En chef vid kommunen hade berättat för lokaltidningen att man kunde ”…gå runt i Hässleholms kommuns korridorer och hitta obegränsat med handlingar som inte är inscannade eller diarieförda”. En annan chef hade låtit bli att diarieföra ett avtal med en artist eftersom artisten skulle vara hemlig gäst vid en konsert som kommunen arrangerade. Kommunstyrelsens ordförande hade dröjt flera månader med att diarieföra ett mejl om att det fanns planer på att starta ett flyktingboende i kommunen. Ordföranden motiverade detta med att mejlet var av ringa betydelse för kommunens verksamheten, vilket motsades av att kommunen faktiskt hade diariefört mejlet vid en senare tidpunkt. Men JO tyckte sig inte ha tillräckligt underlag för kritik i den delen.

JO_5527_2014

Nämndordförande använde privat mejladress

”IVO förutsätter att ledamöterna i socialnämnden fortsättningsvis blir informerade om vad det innebär att vara offentlig befattningshavare i socialtjänsten.” Det skriver Inspektionen för vård och omsorg i ett kritikbeslut riktat mot socialnämnden i Göteborgs stad Lundby. Enligt IVO skickade nämndens ordförande ett mejl från
sin privata mejladress för att det inte skulle bli diariefört, vilket myndigheten ser allvarligt på.

IVO_15261_15

JO 2214-13

En inkommen handling om att en anställd missbrukade skollokaler och utrustning diariefördes inte av kommunen förrän handlingen begärdes ut nio månader senare. Det här trots att handlingen enligt kommunens egna regler skulle diarieföras. JO kritiserade kommunen för detta.

Journalisten som begärde ut handlingen fick avslag men överklagade och fick rätt i kammarrätten som menade att handlingen inte omfattades av sekretess.

JO_2214_13

JO 1061-13

En företrädare för Sverigedemokratisk ungdom, SDU, begärde hos Ungdomsstyrelsen att få ett diarium som visade till vilka personer myndigheten lämnat ut SDU Stockholms medlemsförteckning. Ungdomsstyrelsen behandlade begäran som en begäran om uppgifter ur en allmän handling, vilket fick till följd att myndighetens beslut att maska namnen på mottagarna inte gick att överklaga. JO var kritisk och menade att SDU-företrädaren hade begärt en sammanställning av uppgifter ur myndighetens diarium, det vill säga en potentiell handling. Myndigheten borde därför ha fattat ett överklagbart beslut om detta.

JO prövade sedan om Ungdomsstyrelsen hade haft stöd för att maskera namnen på de personer som begärt och fått ut medlemsförteckningen. JO slog till att börja med fast att tanken är att myndigheters diarium ska vara allmänt tillgängliga. Om det hade funnits skäl att sekretessbelägga namnen borde dessa inte ha förts in i diariet. JO underkände därefter samtliga grunder för sekretess som Ungdomsstyrelsen tagit upp i sitt avslagsbeslut.

JO_1061_13

Se även KR Sthlm 784-13.

JO 1990/91 s. 373

Ett diarium vid förtroendenämnden i Landstinget Västernorrland som innehöll uppgift om,

1. datum när handlingen kom in,

2. handlingens diarienummer,

3. en kort beskrivning av saken, och

4.  patientens initialer och de sex första siffrorna i personnumret,

var tillräckligt utförligt menade JO. Bara den omständigheten att en patient vänt sig till förtroendenämnden kunde omfattas av sekretess, menade JO. Det var därför inte lämpligt att peka ut enskilda patienter i diariet eftersom diariet ska vara öppet för allmänheten.

JO_1990_91_373