Fånge hade rätt till lista över mejl

En fånge begärde ut en lista över alla mejl som avsåg honom själv och som fanns  i vissa angivna tjänstemäns e-postbrevlådor. Kriminalvården avslog begäran. Mannen överklagade och fick delvis rätt i kammarrätten. Domstolen menade att Kriminalvården utan större problem kunde sammanställa listor över mejl där fångens namn förekom i ärendemeningen. Dessa listor var alltså förvarade hos Kriminalvården och myndigheten var skyldig att pröva om de kunde lämnas ut. Däremot gick det inte att med ”rutinbetonade åtgärder” sammanställa listor som grundade sig på ”uppgifter i enskilda e-postmeddelanden”, enligt kammarrätten. Den typen av listor var därför inte allmänna handlingar. Kammarrätten konstaterade också att en rad mejl som hade skickats mellan tjänstemän på Kriminalvården inte var allmänna handlingar eftersom de utgjorde utkast eller minnesanteckningar enligt TF 2:9.

KR_Jonkoping_2016_3469

HFD godtog uppgift om att e-postserver saknade logg

En journalist begärde hos Riksdagsförvaltningen att få en förteckning över e-post som skickats mellan riksdagen och Transportstyrelsen under ett antal månader. Riksdagsförvaltningen avslog begäran med hänvisning till att myndigheten inte har någon ”loggning i den externa e-postservern”. I sitt överklagandet till HFD invände journalisten att e-postservern har en SMTP-logger som kan ta fram e-post som har gått från riksdagen. Hon anförde vidare att riksdagen bör ha ett back up-system och att e-post loggas i spamfiltret. HFD såg ingen anledning att ifrågasätta Riksdagsförvaltningens uppgift att myndigheten inte kunde ta fram den begärda förteckningen. Därmed fanns ingen allmän handling att lämna ut.

HFD_3879_16

Spred uppgift om vem som begärt ut handlingar

När en person begärde ut handlingar om en anställd vid Lysekils kommun underrättade kommunen den anställda om vem som hade begärt ut handlingar om henne. Personen som hade begärt ut handlingarna anmälde kommunen till JO och uppgav att den berörda anställda på kommunen senare hade sökt upp honom i hans bostad och krävt att få veta varför han hade begärt ut handlingar om henne. JO uttalade i detta beslut att det var olämpligt att vidarebefordra uppgiften om vem som hade begärt ut handlingarna till den berörda anställda.

JO_431_16

Säkerhetskopior borde ha bevarats

En journalist begärde ut tre mejl från Hässleholms kommun som vid tiden för begäran bara fanns bevarade som säkerhetskopior. Kommunen avslog begäran men journalisten gick vidare till högsta instans som slog fast att mejlen hade raderats felaktigt från det ordinarie mejlsystemet och att kommunen därför var skyldig att återskapa dem från säkerhetskopiorna. Problemet var att kommunen då hade raderat även säkerhetskopiorna. Journalisten anmälde kommunen till JK som i detta beslut riktade kritik mot kommunen. JK menade att kommunen borde ha återskapat mejlen från säkerhetskopiorna eller ha bevarat säkerhetskopiorna så länge som frågan om utlämnande av mejlen var under prövning.

JK_3891_14_21

Mejl till student inte inkommen handling

En person begärde ut mejl som kommit in till hans egen studentmejladress vid Södertörns högskola. Högskolan avslog begäran. Den omständighet att studenter vid högskolan ges tillgång till en e-postadress under högskolans domännamn medför inte att studenterna utgör en del av skolans personal, ansåg högskolan. Därför är e-post som skickas dit inte inkomna till högskolan. Högskolan har inte heller tillgång till meddelanden som skickas till eller från studenternas e-postkonton. Personen överklagade men kammarrätten avslog överklagandet.

KR_Sthlm_8406_15

Kritik mot att hemliga uppgifter mejlades okrypterat

Under en revision av ett bolag skickade Skatteverket okrypterade mejl till bolaget trots att mejlen innehöll sekretessbelagda uppgifter. Myndigheten fick kritik av JO för detta. Bolaget hade visserligen bett Skatteverket kommunicera via mejl men JO ansåg att Skatteverket borde ha upplyst bolaget om att sekretesskyddet då inte kunde garanteras. Dessutom innehöll vissa av mejlen uppgifter om tredje man och de fick i vilket fall som helst inte mejlas enligt JO.

JO_1193_2014

JO 6083-13

En man begärde ut en förteckning (e-postlogg) över samtliga mejl som kommit in till fyra handläggare på Försäkringskassan som varit inblandade i hans ärende. Myndigheten avslog med hänvisning till att det skulle kräva ett för stort arbete att sammanställa förteckningarna. Mannen överklagade och fick rätt i kammarrätten. Försäkringskassan lämnade då ut förteckningarna men informerade inte mannen om att förteckningarna saknade uppgifter om interna mejl eftersom dessa raderas efter 30 dagar. Dessutom maskerade myndigheten uppgifter i förteckningarna som rörde externa mejl med privat innehåll. Trots att de utlämnade förteckningarna inte motsvarade mannens begäran så fick han ingen information om att han kunde begära ett överklagbart beslut. Mannen hörde av sig på eget initiativ och begärde ett sådant beslut. Han överklagade beslutet och fick rätt i kammarrätten. Domstolen slog fast att uppgifterna om privata mejl i förteckningarna var offentliga och skulle lämnas ut.  Senare hörde mannen av sig och begärde ut nya förteckningar för samma handläggare och tidsperiod eftersom han ansåg att det fanns ytterligare e-postmeddelanden rörande hans ärende. Försäkringskassan svarade att förteckningarna hade lämnats ut tidigare men att man beklagade att mannen inte hade informerats om att förteckningarna saknade uppgifter om interna meddelanden. Någon information om rätten att begära ett överklagbart beslut fick mannen inte heller denna gång. JO kritiserade Försäkringskassan för att den vid två tillfällen missade att informera mannen om rätten att begära överklagbart beslut.

JO_6083_13

Se även KR Sthlm 3234-13 och KR Sthlm 4961-13

 

Mejlade sig själv – mejlet blev inte allmän handling

Kriminalvården vägrade lämna ut ett mejl som en tjänsteman skickat från sin privata mejl till sin jobbmejl. Mejlet innehöll material till en rättsutredning som tjänstemannen arbetade med och till mejlet fanns bilagor med hovrättsavgöranden. Personen bakom begäran överklagade men kammarrätten fastställde Kriminalvårdens avslagsbeslut. Kammarrätten konstaterade att avsändaren var anställd hos myndigheten och hade skickat meddelandet till sig själv på arbetet. Därför hade e-postmeddelandet skickats inom myndigheten, enligt domstolen. Att det hade skickats till myndighetens e-postserver från en extern e-postadress förändrade inte domstolens bedömning. Mejlet med bilagor var alltså inte en inkommen handling och kunde inte heller anses som upprättat eftersom det inte var färdigställt. En av rättens ledamöter var skiljaktig och menade att mejlet var en inkommen handling bland annat eftersom bilagorna med hovrättsavgöranden ursprungligen kom från en annan myndighet.

KR_Jonkoping_1424_15

E-postloggar inte färdiga e-handlingar

En person begärde ut e-postloggar för samtlig 65 anställda vid Konsthögskolan ett år tillbaka i tiden. Myndigheten avslog begäran eftersom den var allt för arbetskrävande. Personen överklagade till kammarrätten men fick avslag även där. Domstolen konstaterade att de begärda loggarna inte kunde betraktas som färdiga elektroniska handlingar utan att det rörde sig om sammanställningar av uppgifter (potentiella handlingar). Frågan blev då om dessa sammanställningar kunde göras med rutinbetonade åtgärder. Det tyckte inte kammarrätten eftersom e-postloggarna för samtliga anställda skulle ta mer än tio timmar att sammanställa.

KR_Sthlm_4558_15

Felaktigt raderade mejl ska återskapas

Säkerhetskopior av e-postmeddelanden blir inte allmänna handlingar även om originalen raderats i strid med gallringsreglerna. Däremot har myndigheten en skyldighet att så långt som möjligt återskapa felaktigt raderade handlingar från säkerhetskopierat material och sedan pröva om dessa kan lämnas ut. Det framgår av två domar i HFD. En advokat och en journalist hade drivit frågan till högsta instans men det blev avslag i båda målen. HFD konstaterade att mejlen som begärts ut i dessa fall inte hade återskapats av de berörda myndigheterna, trots att originalen sannolikt raderats felaktigt. Handlingarna fanns alltså enbart som sådana säkerhetskopior som inte är allmänna handlingar.

HFD_6304_14

HFD_6644_14