Sök
Om oss
Allmän handling drivs av Panoptes Sweden AB, Sveriges ledande researchbolag. Våra övriga verksamheter är researchbolaget Acta Publica och Nyhetsbyrån Siren.
Meny
AVGÖRANDEN EFTER LAGRUM (KAPITEL:PARAGRAF I OSL)
Lagar
Etikett: e-postlogg
Loggar för enskilda tjänstemäns inkorgar var allmänna
En person vände sig till Trafikverket och begärde ut de e-postloggar som två tjänstemän hade ”på sina datorer” samt andra eventuella register (bibliotek och mappar) som de två hade skapat på sina datorer för att hålla reda på in- och utgående mejl. Trafikverket avslog begäran. Det finns vägledande domar som säger att e-postloggar är allmänna handlingar (se främst RÅ 1998 ref. 44) men dessa gäller loggar som skapas och förvaras centralt i ett e-postsystem som används vid en myndighet, ansåg Trafikverket. I det här fallet, menade myndigheten, gällde begäran i praktiken att få en kopia av de två tjänstemännens inkorgar. Trafikverket tyckte inte att en inkorg kan liknas vid ett sådant register eller en sådan löpande förd förteckning som utgör allmän handling eftersom den enskilda tjänstemannen styr över vilka meddelanden som hamnar i inkorgen samt hur dessa ska presenteras och sorteras. Därmed är inkorgen den enskilda medarbetarens arbetsverktyg och har större likheter med en sådan elektroniskt förd kalender som inte har ansetts vara en allmän handling i praxis (se HFD-dom om kalender i Outlook). Personen överklagade Trafikverkets avslagsbeslut till kammarrätten. Domstolen ändrade beslutet och förklarade att förteckningarna över in- och utgående mejl på tjänstemännens datorer var allmänna handlingar. Att tjänstemännen kunde ändra förteckningarnas utformning genom att sortera dem i olika mappar eller radera vissa meddelanden påverkade inte deras status som automatiskt skapade och löpande förda förteckningar av den sort som har ansetts vara allmänna handlingar, menade kammarrätten.
Loggar för privata e-postkonton inte förvarade hos kommunen
En person hade inte rätt att få ut e-postloggar för privata e-postkonton tillhörande anställda vid byggnadsnämnden och kommunstyrelsen i Göteborgs kommun. Kommunen förfogade inte över de anställdas privata e-postkonton och därmed var loggarna inte förvarade hos kommunen, enligt kammarrätten. Det spelade ingen roll om de anställda hade använt sina privata e-postkonton för att kommunicera i tjänsteärenden eller inte.
Hemlig handling kan vara av ringa betydelse
En handling kan anses vara av uppenbart ringa betydelse för en myndighets verksamhet även om den innehåller sekretessbelagda uppgifter. Det bedömde JO i detta beslut. Ombudsmannen kritiserade därför inte Utrikesdepartementet för att myndigheten inte hade diariefört ett antal mejl.
JO poängterade att det är handlingens betydelse för myndighetens verksamhet som avgör om den är av ”uppenbart ringa betydelse” enligt OSL 5:1 4 st. Att en handling som saknar betydelse för myndighetens verksamhet ändå har ett intresse från offentlighetssynpunkt medför därför inte att handlingen måste registreras eller hållas tillgänglig på annat sätt, vilket framgår av prop. 1979/80:2 Del A s. 353 f.
E-postlogg som avslöjade tipsare var offentlig
En person vände sig till Havs- och vattenmyndigheten och begärde ut en förteckning (e-postlogg) över de mejl som hade kommit in till myndighetens tidning Hav och vatten under en viss dag. Myndigheten avslog begäran eftersom tidningen hade fått in ett tips via mejl den dagen och förteckningen avslöjade avsändaren. Myndigheten motiverade beslutet med att förteckningen inte var allmän och att uppgifterna dessutom omfattades av tystnadsplikt. Personen överklagade till kammarrätten men fick avslag även där. Han gick vidare till Högsta förvaltningsdomstolen, HFD, som biföll överklagandet och bestämde att Havs- och vattenmyndigheten skulle lämna ut e-postloggen. HFD förklarade att en e-postlogg är en allmän handling i sin helhet även om vissa av de mejl som finns upptagna i loggen inte är allmänna handlingar. Domstolen konstaterade att det inte heller finns någon sekretessregel som kan användas för att hemlighålla e-postloggen i den aktuella situationen. Journalisterna i redaktionen för Hav och vatten har visserligen tystnadsplikt när det gäller vem som lämnar tips till tidningen men det påverkar inte Havs- och vattenmyndighetens skyldighet att lämna ut e-postloggen, konstaterade domstolen.
Fånge hade rätt till lista över mejl
En fånge begärde ut en lista över alla mejl som avsåg honom själv och som fanns i vissa angivna tjänstemäns e-postbrevlådor. Kriminalvården avslog begäran. Mannen överklagade och fick delvis rätt i kammarrätten. Domstolen menade att Kriminalvården utan större problem kunde sammanställa listor över mejl där fångens namn förekom i ärendemeningen. Dessa listor var alltså förvarade hos Kriminalvården och myndigheten var skyldig att pröva om de kunde lämnas ut. Däremot gick det inte att med ”rutinbetonade åtgärder” sammanställa listor som grundade sig på ”uppgifter i enskilda e-postmeddelanden”, enligt kammarrätten. Den typen av listor var därför inte allmänna handlingar. Kammarrätten konstaterade också att en rad mejl som hade skickats mellan tjänstemän på Kriminalvården inte var allmänna handlingar eftersom de utgjorde utkast eller minnesanteckningar enligt TF 2:12.
Fick inte veta när mejl hade raderats
En person begärde ut 119 mejl som hade skickats mellan Luleå kommun och kommunikationsföretaget Vinter. I ett avslagsbeslut fick sökanden veta att 22 av mejlen hade raderats. Hon begärde då uppgifter om vid vilken tidpunkt mejlen hade raderats. Kommunen avslog begäran nummer två och sökanden överklagade till kammarrätten. Domstolen fastställde kommunens beslut med hänvisning till att de begärde uppgifterna inte fanns i kommunens e-postlogg och inte heller kunde tas fram med rutinbetonade åtgärder.
HFD godtog uppgift om att e-postserver saknade logg
En journalist begärde hos Riksdagsförvaltningen att få en förteckning över e-post som skickats mellan riksdagen och Transportstyrelsen under ett antal månader. Riksdagsförvaltningen avslog begäran med hänvisning till att myndigheten inte har någon ”loggning i den externa e-postservern”. I sitt överklagandet till HFD invände journalisten att e-postservern har en SMTP-logger som kan ta fram e-post som har gått från riksdagen. Hon anförde vidare att riksdagen bör ha ett back up-system och att e-post loggas i spamfiltret. HFD såg ingen anledning att ifrågasätta Riksdagsförvaltningens uppgift att myndigheten inte kunde ta fram den begärda förteckningen. Därmed fanns ingen allmän handling att lämna ut.
JO 6083-13
En man begärde ut en förteckning (e-postlogg) över samtliga mejl som kommit in till fyra handläggare på Försäkringskassan som varit inblandade i hans ärende. Myndigheten avslog med hänvisning till att det skulle kräva ett för stort arbete att sammanställa förteckningarna. Mannen överklagade och fick rätt i kammarrätten. Försäkringskassan lämnade då ut förteckningarna men informerade inte mannen om att förteckningarna saknade uppgifter om interna mejl eftersom dessa raderas efter 30 dagar. Dessutom maskerade myndigheten uppgifter i förteckningarna som rörde externa mejl med privat innehåll. Trots att de utlämnade förteckningarna inte motsvarade mannens begäran så fick han ingen information om att han kunde begära ett överklagbart beslut. Mannen hörde av sig på eget initiativ och begärde ett sådant beslut. Han överklagade beslutet och fick rätt i kammarrätten. Domstolen slog fast att uppgifterna om privata mejl i förteckningarna var offentliga och skulle lämnas ut. Senare hörde mannen av sig och begärde ut nya förteckningar för samma handläggare och tidsperiod eftersom han ansåg att det fanns ytterligare e-postmeddelanden rörande hans ärende. Försäkringskassan svarade att förteckningarna hade lämnats ut tidigare men att man beklagade att mannen inte hade informerats om att förteckningarna saknade uppgifter om interna meddelanden. Någon information om rätten att begära ett överklagbart beslut fick mannen inte heller denna gång. JO kritiserade Försäkringskassan för att den vid två tillfällen missade att informera mannen om rätten att begära överklagbart beslut.
Se även KR Sthlm 3234-13 och KR Sthlm 4961-13
E-postloggar inte färdiga e-handlingar
En person begärde ut e-postloggar för samtlig 65 anställda vid Konsthögskolan ett år tillbaka i tiden. Myndigheten avslog begäran eftersom den var allt för arbetskrävande. Personen överklagade till kammarrätten men fick avslag även där. Domstolen konstaterade att de begärda loggarna inte kunde betraktas som färdiga elektroniska handlingar utan att det rörde sig om sammanställningar av uppgifter (potentiella handlingar). Frågan blev då om dessa sammanställningar kunde göras med rutinbetonade åtgärder. Det tyckte inte kammarrätten eftersom e-postloggarna för samtliga anställda skulle ta mer än tio timmar att sammanställa.
KR Jönköping 2150-14
Sjöfartsverket hade inget stöd för att maskera uppgifter om mottagare, avsändare respektive ärendemening i en e-postlogg på den grunden att de aktuella mejlen var privata. Det slog kammarrätten fast i denna dom.