JO 6083-13

En man begärde ut en förteckning (e-postlogg) över samtliga mejl som kommit in till fyra handläggare på Försäkringskassan som varit inblandade i hans ärende. Myndigheten avslog med hänvisning till att det skulle kräva ett för stort arbete att sammanställa förteckningarna. Mannen överklagade och fick rätt i kammarrätten. Försäkringskassan lämnade då ut förteckningarna men informerade inte mannen om att förteckningarna saknade uppgifter om interna mejl eftersom dessa raderas efter 30 dagar. Dessutom maskerade myndigheten uppgifter i förteckningarna som rörde externa mejl med privat innehåll. Trots att de utlämnade förteckningarna inte motsvarade mannens begäran så fick han ingen information om att han kunde begära ett överklagbart beslut. Mannen hörde av sig på eget initiativ och begärde ett sådant beslut. Han överklagade beslutet och fick rätt i kammarrätten. Domstolen slog fast att uppgifterna om privata mejl i förteckningarna var offentliga och skulle lämnas ut.  Senare hörde mannen av sig och begärde ut nya förteckningar för samma handläggare och tidsperiod eftersom han ansåg att det fanns ytterligare e-postmeddelanden rörande hans ärende. Försäkringskassan svarade att förteckningarna hade lämnats ut tidigare men att man beklagade att mannen inte hade informerats om att förteckningarna saknade uppgifter om interna meddelanden. Någon information om rätten att begära ett överklagbart beslut fick mannen inte heller denna gång. JO kritiserade Försäkringskassan för att den vid två tillfällen missade att informera mannen om rätten att begära överklagbart beslut.

JO_6083_13

Se även KR Sthlm 3234-13 och KR Sthlm 4961-13

 

Felaktigt raderade mejl ska återskapas

Säkerhetskopior av e-postmeddelanden blir inte allmänna handlingar även om originalen raderats i strid med gallringsreglerna. Däremot har myndigheten en skyldighet att så långt som möjligt återskapa felaktigt raderade handlingar från säkerhetskopierat material och sedan pröva om dessa kan lämnas ut. Det framgår av två domar i HFD. En advokat och en journalist hade drivit frågan till högsta instans men det blev avslag i båda målen. HFD konstaterade att mejlen som begärts ut i dessa fall inte hade återskapats av de berörda myndigheterna, trots att originalen sannolikt raderats felaktigt. Handlingarna fanns alltså enbart som sådana säkerhetskopior som inte är allmänna handlingar.

HFD_6304_14

HFD_6644_14

KR Sthlm 3234-13 och KR Sthlm 4961-13

En person som begärde förteckningar över samtliga mejl som fyra handläggare på Försäkringskassan fått in till sina inkorgar under en viss tidsperiod hade rätt att få ut dessa (s.k. e-postloggar). Det slog kammarrätten fast efter att Försäkringskassan vägrat med hänvisning till att det var för komplicerat att sammanställa förteckningarna. Kammarrätten ansåg att förteckningarna kunde sammanställas med rutinbetonade åtgärder.

KR_Sthlm_3234_13

Personen fick därefter ut de begärde e-postloggarna från försäkringskassan men myndigheten hade då maskerat logguppgifter om mejl som rörde andra personers ärenden hos försäkringskassan samt logguppgifter om handläggarnas privata mejl. Efter överklagande slog kammarrätten fast att logguppgifterna om privata mejl skulle lämnas ut eftersom de inte omfattades av någon sekretessregel. Kammarrättens fastställde däremot Försäkringskassans beslut att maskera logguppgifter om andra personers ärenden.

KR_Sthlm_4961_13

HFD 5339-13 och HFD 5340-13

E-postmeddelanden, som inte hade anknytning till något ärende och som enbart skickats mellan befattningshavare inom samma myndighet, kunde inte betraktas som färdigställda och därmed allmänna handlingar. Det slog HFD fast i denna dom. För att en handling ska betraktas som färdigställd enligt TF 2:7 1 st så krävs någon åtgärd som visar att den är det, t.ex. att den justerats eller spridits vidare för kännedom. Enbart det förhållandet att ett e-postmeddelande skickats mellan tjänstemän inom en myndighet utgör inte en sådan åtgärd som visar att en handling är färdigställd, konstaterade HFD.

HFD_5339_40_13

KR Gbg 4724-13

En journalist hade rätt att få ut namnen på de personer som haft mejlkontakt med Öckerö kommuns näringslivschef om att utveckla Långholmen med hotellverksamhet. Kommunen hade maskerat intressenternas namn när mejlen lämnades ut till journalisten. Men kammarrätten kunde inte se att vare sig kommunen eller intressenterna skulle skadas av ett utlämnande.

KR_Gbg_4724_13

JO 6637-12

”En förutsättning för att den i TF fastlagda offentlighetsprincipen ska kunna utövas i praktiken är att den som begär att få ta del av en handling får tydliga och korrekta
besked i fråga om handlingens existens och status.” Det slog JO fast efter att ha granskat hur vd:n för kommunala bolaget Lugnet i Falun AB hanterat en begäran om handlingar från en journalist. Vd:n hade bland annat påstått att efterfrågade handlingar inte existerade trots att de fanns hos bolaget. Hon vägrade lämna ut andra handlingar med hänvisning till att dessa var arbetsmaterial, dvs. inte allmänna handlingar, när hon i själva verket menade att hon inte ville lämna ut dem eftersom de var känsliga ”ur affärssynpunkt”.

JO_6637_12

KR Stockholm 1438-12 och 1441-12

Juridiska avdelningen och finansavdelningen vid stadsledningskontoret i Stockholms kommun är inte självständiga organ enligt TF 2:8 när de ger juridisk eller ekonomisk rådgivning till en stadsdelsnämnd inom samma kommun. E-postkorrespondens mellan dessa avdelningar och nämnden blir därför inte att betrakta som expedierad respektive inkommen. Det slog kammarrätten fast i två domar och hänvisade bland annat till att stadsdelsnämnderna inte har några egna juridiska avdelningar eller finansavdelningar. Delar av e-postkorrespondensen mellan avdelningarna och stadsdelsnämnden tillhörde dock ett avslutat ärende och var allmän av den anledningen.

KR_Sthlm_1438_12

KR_Sthlm_1441_12

JO 2412-2011

Bessemerskolan i Sundsvall borde inte ha hänvisat till kommunens it-kontor när en skoltidning begärde ut alla e-postmeddelanden som kommit in till skolans personal under tre dagar. Det menade JO. Det var skolans ansvar att kontakta it-kontoret för att se om det fanns några allmänna handlingar att lämna ut till tidningen.