Kommundirektör erbjöd sig ta bort allmän handling

Kommundirektören i Nyköpings kommun frågade avsändaren till ett kritiskt mejl om han ville att mejlet skulle tas bort. Avsändaren svarade att han ville att mejlet skulle diarieföras, vilket kommunen gjorde ett par dagar senare. Kommundirektörens mejlsvar, med erbjudandet om att ta bort det kritiska mejlet, diariefördes däremot först flera månader senare då en tidning hörde av sig och ifrågasatte hela hanteringen. I en intervju med tidningen sade kommundirektören att om avsändaren inte hade velat att handlingen skulle diarieföras så hade direktören diariefört den som ”arbetsmaterial”.

JK kritiserade kommundirektören för hur han uttryckt sig i svaret till den kritiska avsändaren: ”Formuleringen i det mejlsvar som kommundirektören skickade till avsändaren kan tolkas som att han var beredd att radera den allmänna handlingen för det fall personen önskade det.” JK var också kritiskt till kommundirektörens idé om att diarieföra det inkomna kritiska mejlet som ”arbetsmaterial” eftersom det var en missvisande benämning. JK konstaterade slutligen att det hade dröjt alldeles för länge innan kommundirektörens mejlsvar diariefördes.

JK_7013_16

Filmat rollspel borde ha bevarats

Under ett sammanträde med utskottet för näringsliv och arbetsmarknad i Uddevalla kommun spelade ett antal tjänstemän upp ett rollspel som skulle illustrera förvaltningens verksamhetsplan. Rollspelet filmades av några gymnasieelever som anlitats för uppdraget men makulerades kort tid efter sammanträdet, enligt kommunen. En politiker och ett antal journalister begärde ut filmen men fick avslag. En person JO-anmälde kommunen för att den hade förstört filmen innan det hade prövats om den var en allmän handling som skulle lämnas ut. JO inledde sin beslutsmotivering med följande konstaterande:

”Det är självklart att en handling inte får förstöras när det föreligger en fråga om utfående av den (se JO 1994/95 s. 583). Utredningen i ärendet ger dock inte stöd för att filmen hade begärts utlämnad när den förstördes.”

JO prövade sedan om filmen hade varit en allmän handling och kom fram till att så var fallet. Filmen hade aldrig lämnat kommunen, enligt JO, trots att gymnasieeleverna hade tagit med sig det filmade materialet till sin skola, bearbetat den där och sedan lämnat över den färdiga filmen till kommunen. JO verkar ha menat att eleverna arbetade på kommunens uppdrag och var osjälvständiga i förhållanden till kommunen. Filmen tillhörde inte heller något ärende utan utgjorde så kalla faktiskt handlande. Däremot fick den enligt JO anses ha blivit färdigställd och därmed en allmän handling innan den förstördes kort tid efter sammanträdet. Eftersom det inte fanns något stöd i gallringsföreskrifter för att förstöra handlingen så var JO kritisk.

JO_2007_08_s_561

 

Säkerhetskopior borde ha bevarats

En journalist begärde ut tre mejl från Hässleholms kommun som vid tiden för begäran bara fanns bevarade som säkerhetskopior. Kommunen avslog begäran men journalisten gick vidare till högsta instans som slog fast att mejlen hade raderats felaktigt från det ordinarie mejlsystemet och att kommunen därför var skyldig att återskapa dem från säkerhetskopiorna. Problemet var att kommunen då hade raderat även säkerhetskopiorna. Journalisten anmälde kommunen till JK som i detta beslut riktade kritik mot kommunen. JK menade att kommunen borde ha återskapat mejlen från säkerhetskopiorna eller ha bevarat säkerhetskopiorna så länge som frågan om utlämnande av mejlen var under prövning.

JK_3891_14_21

Ingen rättighet bli gallrad ur SÄPO-arkiv

En enskild person kan inte med stöd av arkivlagen kräva att handlingar ska gallras ur en myndighets arkiv. Myndighetens beslut att avslå en begäran om gallring är därför inte överklagbart. Det slog HFD fast i denna dom. Målet gällde en man som begärt att Riksarkivet skulle förstöra vissa handlingar om honom som ingick i ett arkiv som myndigheten tagit över från Säkerhetspolisen, Säpo.

HFD_1709_15

JO 2265-12

Kommunala bolaget Vagnparken i Skåne AB, ViSAB, som hyr ut fordon och maskiner till Malmö kommuns olika förvaltningar kritiserades av JO. Det här eftersom bolaget hade gallrat avtal om biluthyrning två år efter det att avtalen avslutats. ”Med hänsyn till att bolagets kärnverksamhet delvis är avtalsbaserad framstår gallringen som ytterst tveksam”, menade JO i beslutet. Det visade sig också att bolaget under många år gallrat handlingar utan stöd av någon godkänt gallringsplan. Den felaktiga gallringen uppdagades när journalister begärde ut kopior av avtal om biluthyrning mellan bolaget och en kommunpolitiker.

JO_2265_12