Incidentrapporter var allmänna handlingar

Ett huvudskyddsombud begärde ut två anmälningar i Lunds kommuns incidenthanteringssystem. Anmälningarna ingick i ett pågående arbetsmiljöärende, men hade också nämnts i ett arbetsrättsligt medvetandegörande samtal. Kommunen avslog begäran med hänvisning till att handlingarna var en del av ett pågående ärende och inte var att betrakta som upprättade.

Huvudskyddsombudet överklagade och påpekade att personer utanför barn- och skolförvaltningen hade tillgång till handlingarna och att de därmed var expedierade och allmänna. Kammarrätten delade den bedömningen eftersom personer vid en annan förvaltning, nämligen kommunkontoret, hade tillgång till incidenthanteringssystemet och de handlingar som ingick i detta. De aktuella personerna var en HR-strateg med ansvar för fungerande arbetsmiljöprocess och rutiner för hela kommunen, samt en HR-controller, som tar ut uppgifter för statistik för kommunstyrelsens räkning. ”Eftersom kommunkontoret har en tillgång till de begärda handlingarna som inte är begränsad till teknisk bearbetning eller teknisk lagring är handlingarna att anse som expedierade”, slog kammarrätten fast.

Förteckning över sekreterare var allmän handling

En person begärde hos Nämnden för intraservice i Göteborgs kommun att få ut en förteckning över alla nämndsekreterare i kommunens förvaltningar. Han ville också ha ut uppgifter om anställningsår och lön för varje nämndsekreterare.

Nämnden för intraservice lämnade ut uppgifter om den egna förvaltningens nämndsekreterare men inte för övriga förvaltningar. Nämnden menade att dessa uppgifter inte var allmänna handlingar, eftersom dessa enbart förvarades hos nämnden som ett led i en teknisk bearbetning eller lagring för övriga nämnders och förvaltningars räkning.

Personen överklagade till kammarrätten som gav honom rätt. Domstolen pekade på att personal vid Nämnden för intraservice hade möjlighet att göra sökningar i, kontrollera och sammanställa de aktuella uppgifterna. Därmed var det inte enbart fråga om teknisk bearbetning och lagring för annans räkning. Domstolen ansåg också att förteckningen hade fått sin slutliga form och därmed var en färdigställd allmän handling.

Kammarrätten återförvisade ärendet till kommunen för en sekretessprövning av förteckningen.

Avvikelserapporter var allmänna handlingar

En person vände sig till Borås kommun och begärde ut avvikelserapporter som en privat utförare av hemtjänst hade lämnat i kommunens verksamhetssystem Viva under en angiven period. Kommunen avslog begäran med hänvisning till att rapporterna inte utgjorde allmänna handlingar eftersom de endast lagrades hos kommunen för den privata utförarens räkning. Sökanden överklagade men fick avslag även i kammarrätten och gick vidare till högsta instans. HFD undanröjde kommuns beslut med följande motivering:

”De nu aktuella rapporterna finns i kommunens verksamhetssystem. Det har inte framkommit i målet att det finns några administrativa eller tekniska begränsningar när det gäller kommunens möjlighet att befatta sig med handlingarna. Tvärtom framgår av utredningen i målet att personal inom kommunen har tagit del av avvikelserapporterna och att kommunen lägger uppgifter som härrör från dessa till grund för den statistik som kommunen tar fram. Det är därmed inte fråga om endast teknisk bearbetning eller lagring i den mening som avses i 2 kap. 10 § första stycket tryckfrihetsförordningen. Rapporterna är därför allmänna handlingar.”

HFD_7439_17

Arbetsförmedlingens CV-databas inte allmän handling

Arbetsförmedlingen hade stöd för att neka en journalist att få ut handlingar ur myndighetens CV-databas. Det slog kammarrätten fast i den här domen. CV-databasen består av konton för arbetssökande och arbetsgivare. Arbetssökande kan lagra sin CV och annan information i ett eget utrymme kallat ”Min profil” och arbetsgivare kan söka bland profilerna. Kammarrätten ansåg att handlingarna i CV-databasen lagras av Arbetsförmedlingen endast som ett led i en teknisk bearbetning och lagring för enskilds räkning. Handlingarna är därmed inte allmänna, enligt domstolen. Kammarrätten tog hänsyn till att Arbetsförmedlingens handläggare inte har tillgång till eller använder sig av databasen. Det spelade ingen roll att vissa anställda har tillgång till databasen för att kunna administrera den.

KR_Sthlm_7369_15

Mejlade sig själv – mejlet blev inte allmän handling

Kriminalvården vägrade lämna ut ett mejl som en tjänsteman skickat från sin privata mejl till sin jobbmejl. Mejlet innehöll material till en rättsutredning som tjänstemannen arbetade med och till mejlet fanns bilagor med hovrättsavgöranden. Personen bakom begäran överklagade men kammarrätten fastställde Kriminalvårdens avslagsbeslut. Kammarrätten konstaterade att avsändaren var anställd hos myndigheten och hade skickat meddelandet till sig själv på arbetet. Därför hade e-postmeddelandet skickats inom myndigheten, enligt domstolen. Att det hade skickats till myndighetens e-postserver från en extern e-postadress förändrade inte domstolens bedömning. Mejlet med bilagor var alltså inte en inkommen handling och kunde inte heller anses som upprättat eftersom det inte var färdigställt. En av rättens ledamöter var skiljaktig och menade att mejlet var en inkommen handling bland annat eftersom bilagorna med hovrättsavgöranden ursprungligen kom från en annan myndighet.

KR_Jonkoping_1424_15

KR Sthlm 4175-14

Kungsholmens stadsdelsförvaltning hade gjort en tidsberäkning som visade hur mycket tid som ett hemtjänstföretag skulle lägga på insatser som stadsdelen beställt åt en äldre brukare. Brukarens son begärde ut tidsberäkningen från förvaltningen men fick avslag med motiveringen att den var ett ”internt arbetsmaterial”. Sonen överklagade och fick rätt i kammarrätten. Domstolen ansåg att tidsberäkningen var en expedierad och därmed allmän handling eftersom hemtjänstföretaget fått tillgång till tidsberäkningen via stadsdelsförvaltningens datasystem. Ärendet återförvisades till förvaltningen för sekretessprövning.

KR_Sthlm_4175_14