Loggar för enskilda tjänstemäns inkorgar var allmänna

En person vände sig till Trafikverket och begärde ut de e-postloggar som två tjänstemän hade ”på sina datorer” samt andra eventuella register (bibliotek och mappar) som de två hade skapat på sina datorer för att hålla reda på in- och utgående mejl. Trafikverket avslog begäran. Det finns vägledande domar som säger att e-postloggar är allmänna handlingar (se främst RÅ 1998 ref. 44) men dessa gäller loggar som skapas och förvaras centralt i ett e-postsystem som används vid en myndighet, ansåg Trafikverket. I det här fallet, menade myndigheten, gällde begäran i praktiken att få en kopia av de två tjänstemännens inkorgar. Trafikverket tyckte inte att en inkorg kan liknas vid ett sådant register eller en sådan löpande förd förteckning som utgör allmän handling eftersom den enskilda tjänstemannen styr över vilka meddelanden som hamnar i inkorgen samt hur dessa ska presenteras och sorteras. Därmed är inkorgen den enskilda medarbetarens arbetsverktyg och har större likheter med en sådan elektroniskt förd kalender som inte har ansetts vara en allmän handling i praxis (se HFD-dom om kalender i Outlook). Personen överklagade Trafikverkets avslagsbeslut till kammarrätten. Domstolen ändrade beslutet och förklarade att förteckningarna över in- och utgående mejl på tjänstemännens datorer var allmänna handlingar. Att tjänstemännen kunde ändra förteckningarnas utformning genom att sortera dem i olika mappar eller radera vissa meddelanden påverkade inte deras status som automatiskt skapade och löpande förda förteckningar av den sort som har ansetts vara allmänna handlingar, menade kammarrätten.

KR_Sundsvall_85_18

HFD 2368-14

En elektroniskt kalender i exempelvis programmet Outlook kan inte jämställas med en sådan fortlöpande förd förteckning som anses upprättat så snart den har färdigställts för anteckningar. Det slog Högsta förvaltningsdomstolen, HFD, fast i den här domen. Tidningen Lundagård  begärde hos Lunds universitet att få ta del av elektroniskt förda kalendrar för rektor, prorektor och vicerektorer under ett års tid. Lunds universitet avslog tidningens begäran med motiveringen att kalendrarna inte var att betrakta som allmänna handlingar. Kammarrätten och senare HFD gick på samma linje och avslog tidningens överklaganden. HFD motiverade sitt ställningstagande med att kalendrarna inte användes för att registrera händelser varefter de inträffade och att noteringarna inte gjordes i kronologisk ordning.

HFD_2368_14

HFDpt_2368_14

Yttrande_Datainspektionen