Fick 2 kronor i skadestånd av staten

Riksarkivet tog ut en avgift på 4 kronor per sida när en person begärde kopior om 16 sidor ur en handling. Det gav en totalkostnad på 64 kronor. Personen betalade avgiften men begärde ett överklagbart beslut. Han fick inget sådant beslut och vände sig i stället till JK där han begärde skadestånd om 2 kronor av staten.

JK beviljade det begärda skadeståndet. Av förordningen med instruktion för Riksarkivet framgår att myndigheten får bestämma storleken på avgiften för kopior av allmänna handlingar när en beställning understiger 10 sidor. Om begäran omfattar fler än 10 sidor blir avgiftsförordningen i stället tillämplig och då gäller 50 kronor för de första 10 sidorna och sedan 2 kronor per sida därutöver. Det hade gett en totalkostnad om 62 kronor. JK beviljade skadestånd för mellanskillnaden på 2 kronor. JK kritiserades också att Riksarkivet inte hade gett sökanden en besvärshänvisning.

Till saken hör att JO några år tidigare hade kritiserat Riksarkivet just för att myndigheten tog ut 4 kronor per sida även när begäran avsåg fler än tio sidor. I samma beslut fick Riksarkivet också kritik av JO för att man inte hade lämnat någon besvärshänvisning i samband med avgiftsuttaget.

Nekade gratiskopior överklagbart

En person ville ha kopior av handlingarna i ett mål i hovrätten där han själv var part. Hovrätten avslog och personen överklagade till Högsta domstolen, HD.

HD tog först ställning till om överklagandet skulle avvisas eller tas upp till prövning. Domstolen konstaterade att man i praxis har gjort skillnad på fall där en sökande har nekats att få ut en handling på grund av att den inte är beredd att betala avgiften, och fall där en sökande har nekats att få ut en handling därför att den endast godtar att få ut handlingen i en viss form, t.ex. elektroniskt. Beslut i den första kategorin har ansetts vara överklagbara, medan beslut i den andra har avvisats.

HD tog mot denna bakgrund upp överklagandet till prövning och delade då hovrättens bedömning att personen inte hade någon rätt att få kopior av de begärda handlingarna utan att betala någon avgift. Därmed avslogs överklagandet.

Inte ok att klumpa ihop småbegäran

En intagen begärde återkommande ut kopior av allmänna handlingar. Oftast understeg respektive begäran tio sidor. Myndigheten misstänkte att den intagen hade satt detta i system för att slippa betala den kopieavgift som tas ut från och med sida tio. Som motmedel började myndigheten att avvakta med att lämna ut kopior tills den intagen hade gett in flera begäran som tillsammans översteg tio sidor. Först då prövade myndigheten begäran och lämnade ut kopiorna mot en avgift.

JO kritiserade detta i ett beslut. Det finns en möjlighet att göra undantag från regeln om att de första tio sidorna är gratis, om det finns särskilda skäl, till exempel vid återkommande småbeställningar. Då kan myndigheten ta ut en avgift redan från den första sidan. ”Bestämmelsen ger dock inte stöd för att en myndighet, på det sätt som skett i detta fall, avvaktar med att behandla flera beställningar om kopior av olika handlingar för att senare göra en bedömning vid några samlade tillfällen och då ta ut en avgift”, skrev JO. Ombudsmannen menade att en sådan ordning bland annat strider mot skyndsamhetskravet.

JO var också kritisk till att en kriminalvårdsanställd hade uppmanat den intagne att fundera på vilka handlingar som han ”verkligen behöver kopia på”. Det var inte förenligt med kravet på saklighet och opartiskhet, enligt JO.

Kopieavgift ska kunna betalas kontant

En myndighet kan inte kräva en fakturaadress av den som vill ha ut kopior av allmänna handlingar. Sökanden har rätt att vara anonym, och bör därför få möjligt att betala eventuell kopieavgift kontant. Det slog JO fast i detta beslut.

Riksarkivets eftersökningsavgift var olaglig

En person begärde att få ta del av ett antal bouppteckningar hos Riksarkivet. Myndigheten tog ut en eftersökningsavgift på 225 kr för att lämna ut en av dessa buppteckningarna. Myndigheten tillämpade i en intern policy om att en eftersökningsavgift ska tas ut om den enskilde inte kan precisera sin begäran så att uppgiften kan tas fram med hjälp av ”en sökingång och ett uppslag i en arkivvolym”. Sökanden anmälde Riksarkivet till JO som kritiserade myndigheten för att den hade tagit ut en avgiften. Sökanden hade inte gett Riksarkivet något utredningsuppdrag som myndigheten hade rätt att ta betalt för utan han hade gjort en begäran med stöd av offentlighetsprincipen. Enligt JO framstod tillämpning av en eftersökningsavgift som ett sätt att kringgå principen om att arbetskostnaden för att ta fram en allmän handling från arkivet inte får ingå i avgiftsunderlaget. Det gäller även om handlingen skannas in och lämnas ut i elektronisk form, enligt JO:

”Det kan dock enligt min mening inte komma i fråga att en myndighet tar betalt för arbetskostnaden för att ta fram en handling från arkivet om den skannar in handlingen och lämnar ut den elektroniskt. I stället ska samma princip gälla som vid utlämnade av en papperskopia av handlingen. 

JO kritiserade också utformningen av Riksarkivets webbformulär för beställningar av handlingar eftersom den sökande inte kunde skicka in formuläret utan att kryssa i att den godkänner en eftersökningsavgift.

JO uttalade också att det framstod som mycket tveksamt att Riksarkivet hade lagstöd för att ta ut en avgift om fyra kronor per kopia för utlämnande pappershandlingar.

Riksarkivet fick också kritik för att det inte lämnade någon överklagandehänvisning när det gällde beslutet om en eftersökningsavgift.

Partsinsyn ger inte rätt till gratis kopior

Rätten till partsinsyn innebär inte en rätt att få kopior av handlingar i det egna ärendet avgiftsfritt. Det slog kammarrätten fast i denna dom som gällde en intagen på en anstalt som ville ha ut kopior på rapporter om arbetsvägran som gällde honom själv.

KR_Sthlm_5564_12