Allmän handling drivs av Panoptes Sweden AB, Sveriges ledande researchbolag. Våra övriga verksamheter är researchbolaget Acta Publica och Nyhetsbyrån Siren.
Mötesprotokoll/minnesanteckningar från chefsmöten vid Vård- och äldrenämnden i Borås Stad var allmänna handlingar, bedömde kammarrätten i den här domen. Kammarrätten noterade att majoriteten av protokollen innehöll uppgifter om beslut som hade fattats vid mötena. I samtliga protokoll, förutom ett, fanns också en rubrik med texten ”Genomgång av föregående minnesanteckningar och uppföljning av beslut”, där det i samtliga fall hade noterats att föregående minnesanteckningar lagts till handlingarna. Mot bakgrund av detta menade kammarrätten att handlingarna var färdigställda och allmänna.
Dagordningen för ett möte i en arbetsgrupp för förskolerektorer var en färdigställd och därmed allmän handling, eftersom den inför mötet sändes ut till gruppens medlemmar och sedan används under mötet. Det slog kammarrätten fast i den här domen. Minnesanteckningarna som gjordes under mötet av nämndens kommunikatör var däremot inte färdigställda eftersom de enbart var för kommunikatörens eget bruk och inte distribuerades till övriga mötesdeltagare.
En person begärde ut anteckningar från möten med arbetsmarknadsförvaltningens ledningsgrupps i Karlskrona kommun. Kommunen avslog med hänvisning till att anteckningarna inte var allmänna handlingar. Enligt kommunen var gruppen endast ett rådgivande organ utan beslutanderätt. Anteckningarna varken skrevs ut eller undertecknades utan lades ut på en elektronisk samarbetsyta som enbart medlemmarna i gruppen hade tillgång till.
Personen överklagade till kammarrätten. Domstolen slog fast anteckningarna var allmänna handlingar med följande motivering:
”Eftersom de aktuella anteckningarna samlas och förvaras på en elektronisk samarbetsyta anser kammarrätten att de, när de publiceras på samarbetsytan, är att betrakta som färdigställda och därmed upprättade.”
Kammarrätten återförvisade ärendet till kommunen för sekretessprövning.
Anteckningar från ett möte med en arbetsgrupp inom Inspektionen för vård och omsorg blev färdigställda och därmed allmänna senast då gruppen återsågs för nästa möte. Det konstaterade kammarrätten i den här domen. Det här eftersom gruppen hade som rutin att gå igenom föregående mötes anteckningar vid sina sammanträden.
Mötesanteckningar från möten med verksledningen inom Sjöfartsverket var allmänna handlingar enligt denna dom. Anteckningarna skrevs av generaldirektörens sekreterare, undertecknades sedan av sekreteraren och generaldirektören och skickades slutligen till verksledningens ledamöter. Anteckningarna spreds inte vidare till några andra tjänstemän inom myndigheten och togs inte heller om hand för arkivering. Regeringsrätten slog fast att handlingarna var upprättade och därmed allmänna och hänvisade till en tidigare dom som gällde mötesanteckningar som hade hanterats på ett liknande sätt.
Mötesanteckningar och en dagordning från Arbetsförmedlingen var färdigställda och upprättade handlingar i den mån de inte kunde hänföras till ett pågående ärende. Det slog kammarrätten fast med hänsyn till att handlingarna hade skrivits ut och så vitt avsåg mötesanteckningar även undertecknats av den som gjort dem.
Kammarrätten slog fast att mötesanteckningar från möten med Skolinspektionens rättssekretariat var allmänna handlingar eftersom de var färdigställda enligt TF 2:10 1 st. Det här mot bakgrund av att anteckningarna hade lagts ut på myndighetens intranät och i en myndighetsgemensam databas som samtliga anställda hade tillgång till. Men mötesanteckningarna var bara allmänna i den mån de inte var hänförliga till pågående ärenden, enligt kammarrätten.
Mötesanteckningarna från ledningsgruppsmöten inom Landstinget i Norrbottens län var inte allmänna handlingar. Kammarrätten tyckte inte att anteckningarna var färdigställda eftersom de vare sig skrevs ut eller skrevs under. Anteckningar lades istället på ett ”elektroniskt lagringsställe” som bara gruppdeltagarna kom åt.
Mötesanteckningarna från Fastighetsmäklarnämndens personalmöten är allmänna handlingar. Det slog kammarrätten fast i den här domen. Domstolen tog ingen hänsyn till att nämnden beskrivit mötena som både ”interna” och ”informella”. Istället tog domstolen fasta på att myndighetschefen efter varje möte skickat ut anteckningarna till samtliga anställda via e-post och att de därmed fick anses som färdigställda och följaktligen allmänna handlingar
I det här beslutet presenterar JO två olika sätt att se på mötesanteckningar som fördes vid en arbetsplatsträff inom Försvarsmakten där personal hade samlats för att diskutera kritik mot arbetsgivaren. Mötesanteckningarna överlämnades sedan till en personalkonsulent. Om man ser arbetsplatsträffen som ett privat möte så blev de minnesanteckningar som fördes där allmänna när de överlämnades till myndighetens företrädare: personalkonsulenten. Men enligt JO kan man också se det som att den berörda personalen upprättade anteckningarna i tjänsten. Handlingarna skapades då inom myndigheten och blev inte inkomna när de lämnades över till personalkonsulenten.