Anteckningar från interna möten var färdigställda

Mötesanteckningar och dagordningar från möten i ränteavdragsgruppen vid Skatteverket var allmänna handlingar, bedömde kammarrätten i dessa domar. Vid mötena deltog anställda på Skatteverket. Kammarrätten tog fasta på att anteckningarna och dagordningarna hade daterats och signerats av en av deltagarna. Dessutom hade handlingarna skickats mellan gruppmedlemmarna. Enligt kammarrätten visade det att handlingarna var färdigställda och därmed allmänna. Ärendet skickades tillbaka till Skatteverket för en sekretessprövning av uppgifterna i handlingarna.

Mötesanteckningar på elektronisk samarbetsyta var allmänna

En person begärde ut anteckningar från möten med arbetsmarknadsförvaltningens ledningsgrupps i Karlskrona kommun. Kommunen avslog med hänvisning till att anteckningarna inte var allmänna handlingar. Enligt kommunen var gruppen endast ett rådgivande organ utan beslutanderätt. Anteckningarna varken skrevs ut eller undertecknades utan lades ut på en elektronisk samarbetsyta som enbart medlemmarna i gruppen hade tillgång till.

Personen överklagade till kammarrätten. Domstolen slog fast anteckningarna var allmänna handlingar med följande motivering:

”Eftersom de aktuella anteckningarna samlas och förvaras på en elektronisk samarbetsyta anser kammarrätten att de, när de publiceras på samarbetsytan, är att betrakta som färdigställda och därmed upprättade.”

Kammarrätten återförvisade ärendet till kommunen för sekretessprövning.

Mötesanteckning upprättad vid nästföljande möte

Anteckningar från ett möte med en arbetsgrupp inom Inspektionen för vård och omsorg  blev färdigställda och därmed allmänna senast då gruppen återsågs för nästa möte. Det konstaterade kammarrätten i den här domen. Det här eftersom gruppen hade som rutin att gå igenom föregående mötes anteckningar vid sina sammanträden.

KR_Sthlm_7095_17

Mötesanteckningar från verksledning var allmänna

Mötesanteckningar från möten med verksledningen inom Sjöfartsverket var allmänna handlingar enligt denna dom. Anteckningarna skrevs av generaldirektörens sekreterare, undertecknades sedan av sekreteraren och generaldirektören och skickades slutligen till verksledningens ledamöter. Anteckningarna spreds inte vidare till några andra tjänstemän inom myndigheten och togs inte heller om hand för arkivering. Regeringsrätten slog fast att handlingarna var upprättade och därmed allmänna och hänvisade till en tidigare dom som gällde mötesanteckningar som hade hanterats på ett liknande sätt.

RA_1999_not_221

KR Sthlm 4683-14

Mötesanteckningar och en dagordning från Arbetsförmedlingen var färdigställda och upprättade handlingar i den mån de inte kunde hänföras till ett pågående ärende. Det slog kammarrätten fast med hänsyn till att handlingarna hade skrivits ut och så vitt avsåg mötesanteckningar även undertecknats av den som gjort dem.

KR_Sthlm_4683_14

KR Sthlm 3063-11

Kammarrätten slog fast att mötesanteckningar från möten med Skolinspektionens rättssekretariat var allmänna handlingar eftersom de var färdigställda enligt TF 2:10 1 st. Det här mot bakgrund av att anteckningarna hade lagts ut på myndighetens intranät och i en myndighetsgemensam databas som samtliga anställda hade tillgång till. Men mötesanteckningarna var bara allmänna i den mån de inte var hänförliga till pågående ärenden, enligt kammarrätten.

KR_Sthlm_3063_11

KR Sundsvall 878-08

Mötesanteckningarna från ledningsgruppsmöten inom Landstinget i Norrbottens län var inte allmänna handlingar. Kammarrätten tyckte inte att anteckningarna var färdigställda eftersom de vare sig skrevs ut eller skrevs under. Anteckningar lades istället på ett ”elektroniskt lagringsställe” som bara gruppdeltagarna kom åt.

KR_Sundsvall_878_08

KR Sthlm 3060-11

Mötesanteckningarna från Fastighetsmäklarnämndens personalmöten är allmänna handlingar. Det slog kammarrätten fast i den här domen. Domstolen tog ingen hänsyn till att nämnden beskrivit mötena som både ”interna” och ”informella”. Istället tog domstolen fasta på att myndighetschefen efter varje möte skickat ut anteckningarna till samtliga anställda via e-post och att de därmed fick anses som färdigställda och följaktligen allmänna handlingar

SthlmKRdom_3060_11

RÅ 1998 ref. 52

Vid sammanträden i en kommunledningsgrupp, som var ett rådgivande organ till kommundirektören, fördes anteckningar som skrevs ut och distribuerades till gruppens medlemmar. Anteckningarna bedömdes vara allmänna handlingar i den mån de inte hänförde sig till ännu inte avgjorda ärenden.

RA_1998_ref_52

Myndighetsinterna arbetsgrupper

För den som vill tjuvkika in myndigheternas inre liv kan jag rekommendera att begära ut anteckningar från möten i ”myndighetsinterna arbetsgrupper” (de kallas så i förarbetena till TF). Möten av den här sorten är sällan några forum för formella myndighetsbeslut men anteckningarna kan ofta ge en vink om vad som är på gång inom myndigheten. Vilka frågor står t.ex. på dagordningen hos anstaltsledningen vid ett fängelse? Vad diskuterar Skolinspektionens jurister när de möts för att knäcka frågor som dykt upp vid tillsynen av skolor o.s.v.? Vissa myndigheter lämnar ut dessa anteckningar utan att blinka medan andra sätter sig på tvären. De som sätter sig på tvären betonar ofta att mötena är ”interna” och att det inte fattas några beslut eller sker någon myndighetsutövning där. Som kommer att framgå nedan så behöver de här omständigheterna inte ha någon betydelse för frågan om handlingarna är allmänna eller inte.

Man skulle kunna tro att minnesanteckningar från myndighetsinterna arbetsgrupper är sådana ”myndighets protokoll och därmed jämförliga anteckningar” som avses i TF 2:10 2 st 3 p 1 led. Men det är det inte, vilket framgår av ett förarbetsuttalande (prop 1975/76:160 s. 144). Handlingarna ingår istället i den vidare grupp av handlingar i TF 2:10 1 st som anses upprättade:

1. när de expedieras, eller
2. när ärendet de tillhör avslutas, eller om de inte tillhör någon ärende,
3. när de justeras eller på annat sätt färdigställs.

Om anteckningarna från en myndighetsintern arbetsgrupp ska expedieras eller ingår i ett ärende så blir de inte upprättade förrän expedieringen har skett eller det aktuella ärendet är avslutat. På det sättet skiljer de sig från de protokoll m.m. som avses i TF 2:1 2 st 3 p som blir upprättade direkt när de justeras oavsett om de senare ska expedieras eller tillhör något ärende som ännu inte har avslutats.

Att anteckningar från myndighetsinterna möten inte omfattas av specialregeln i TF 2:10 2 st 3 p led innebär inte att handlingarna automatiskt inte är upprättade och allmänna, vilket man kan tro om man läser vissa myndigheters beslut. De kan ändå vara upprättade genom att de är justerade eller på annat sätt färdigställda enligt TF 2:10 1 st. Det här framgår av dåvarande Regeringsrättens dom i målet RÅ 1998 ref. 52. I det fallet handlade det om anteckningar som skrivits vid möten med en kommunledningsgrupp och som efter mötena skrevs ut, i vissa fall undertecknades, och sedan skickades till mötesdeltagarna. Mötesanteckningar från myndighetsinterna grupper kan ses som färdigställda även om de inte skrivs ut. I fallet KR Sthlm 3060-11 ansåg kammarrätten att interna mötesanteckningar var färdigställda i och med att de mejlats ut till samtliga anställda på myndigheten. I ett annat fall KR Sthlm 3063-11 ansågs myndighetsinterna mötesanteckningar färdigställda när de lagts ut på myndighetens intranät och i en bedömningsdatabas. I fallet KR Sundsvall 878-08 lades däremot mötesanteckningarna på ett ”elektroniskt lagringsställe” som bara mötesdeltagarna kunde nå och kammarrätten ansåg inte anteckningarna var färdigställda.

Anteckningar som förs vid möten i myndighetsinterna arbetsgrupper kallas ofta för ”minnesanteckningar” men ska inte förväxlas med de minnesanteckningar som avses i TF 2:12 1 st eller för den delen sådana utkast eller koncept eller därmed jämställda handlingar som avses i andra stycket i samma paragraf (se återigen RÅ 1998 ref 52).