Intern e-post i förvaltningsöverskridande projekt

Tjänstemän från olika förvaltningar inom Malmö stad hade bildat tre förvaltningsöverskridande arbetsgrupper. Ett företag begärde ut kopior på mejl som hade skickats mellan tjänstemännen i arbetsgrupperna samt mellan tjänstemännen och deras respektive moderförvaltningar.  Företaget fick avslag från den förvaltning som företaget hade vänt sig till med sin begäran. Företaget överklagade till kammarrätten. Domstolen delade kommunens bedömning att mejlen som skickades mellan tjänstemännen i respektive grupp inte blev allmänna.  Arbetsgrupperna hade ”myndighetskaraktär” och mejlen var därmed ”internt utväxlade”, enligt kammarrätten. Domstolen bedömde sedan statusen för de mejl som hade skickat från tjänstemännen i arbetsgrupperna till deras respektive moderförvaltningar. En av arbetsgrupperna hade så pass självständig ställning, enligt kammarrätten, att mejlen blev allmänna handlingar. Två av arbetsgrupperna var inte självständiga, när tjänstemännen i denna arbetsgrupp skickade mejl till sin moderförvaltning skulle dessa betraktas som internt utväxlad.

Kammarrätten tog också ställning till handlingar som hade utväxlats mellan arbetsmarknadsförvaltningen i Malmö stad och stadenns juridiska ombud på advokatfirman Delphi. Domstolen konstaterade att dessa hade blivit allmänna handlingar.

Handlingar som förvaltningen hade utväxlat med två av kommunens egna jurister på stadskontoret  var däremot inte allmänna handlingar. Domstolen pekade på att stadskontoret har en serviceroll när det gäller juridisk rådgivning i förhållande till alla förvaltningar i kommunen och därför inte kan betraktas som självständig i den typen av ärenden.

KR_Goteborg_2250_15

Rektors mejl till kommundirektör inte allmänna

En person begärde hos Lunds kommun att få ut fyra mejl som skickats från en rektor vid en skola till kommundirektören på skolförvaltningen. Han ville också ha ut ett mejl som skickats från en tjänsteman på skolförvaltningen till bland annat denna rektor. Kommunen avslog på den grunden att mejlen skickats mellan kollegor på samma myndighet och därför inte blivit allmänna handlingar. Personen överklagade men kammarrätten fastställde avslagsbeslutet. Domstolen konstaterade att en rektor i vissa fall kan agera självständigt i förhållande till en skolförvaltning men att rektorn inte hade gjort det i detta fall. Mejlen var därför varken expedierade från rektorn eller inkomna till förvaltningen.

KR_Goteborg_4009_15

KR Sundsvall 191-10

Mejl som skickats mellan landstingsstyrelsens ordförande och hennes politiska sekreterare var inte expedierade eller inkomna handlingar i TF:s mening. Det bedömde kammarrätten i den här domen. Innehållet i mejlen rörde landstingets verksamhet och både landstingsstyrelsens ordförande och den politiska sekreteraren betraktades som företrädare för landstinget. Därför var det fråga om en myndighetsintern skriftväxling, vilket betydde att mejlen inte blev allmänna handlingar.

KR_Sundsvall_191_10

HFD 5339-13 och HFD 5340-13

E-postmeddelanden, som inte hade anknytning till något ärende och som enbart skickats mellan befattningshavare inom samma myndighet, kunde inte betraktas som färdigställda och därmed allmänna handlingar. Det slog HFD fast i denna dom. För att en handling ska betraktas som färdigställd enligt TF 2:7 1 st så krävs någon åtgärd som visar att den är det, t.ex. att den justerats eller spridits vidare för kännedom. Enbart det förhållandet att ett e-postmeddelande skickats mellan tjänstemän inom en myndighet utgör inte en sådan åtgärd som visar att en handling är färdigställd, konstaterade HFD.

HFD_5339_40_13

KR Göteborg 8666-12

Region Skåne ville bara lämna ut 40 av närmare 160 mejl som hade kommit in till regionstyrelsens ordförande under en period av fem månader. Resten var antingen intern kommunikation eller hade tagits emot av ordföranden i annan ställning än som företrädare för regionen, hävdade myndigheten. Kammarrätten skickade tillbaka ärendet till regionen för ny prövning. Domstolen pekade på att vissa av mejlen hade avsändare som tydde på att mejlen var inkomna handlingar från utomstående personer. Domstolen tyckte inte heller att det var utrett om ordföranden tagit emot mejlen i annan ställning eller som företrädare för regionen.

KR_Goteborg_8666_12

KR Stockholm 1438-12 och 1441-12

Juridiska avdelningen och finansavdelningen vid stadsledningskontoret i Stockholms kommun är inte självständiga organ enligt TF 2:8 när de ger juridisk eller ekonomisk rådgivning till en stadsdelsnämnd inom samma kommun. E-postkorrespondens mellan dessa avdelningar och nämnden blir därför inte att betrakta som expedierad respektive inkommen. Det slog kammarrätten fast i två domar och hänvisade bland annat till att stadsdelsnämnderna inte har några egna juridiska avdelningar eller finansavdelningar. Delar av e-postkorrespondensen mellan avdelningarna och stadsdelsnämnden tillhörde dock ett avslutat ärende och var allmän av den anledningen.

KR_Sthlm_1438_12

KR_Sthlm_1441_12

KR Sthlm 3107-12

I den här domen konstaterade kammarrätten bland annat att ett mejl som chefen för Riksenheten för polismål hade skickat till Riksåklagaren inte var en inkommen handling hos Riksåklagaren. De två enheterna ingår båda Åklagarmyndigheten och i det aktuella ärendet var de inte självständiga i förhållande till varandra på det sätt som krävs i TF 2:8.

KR_Sthlm_3107_12

KR Jönköping 1871-12

Yttranden som hade kommit in till Bildningsförvaltningen i Katrineholm från områdesråd, elevråd och lärare över ett ”Förslag till ny skolorganisation” var inte att betrakta som inkomna handlingar. De aktuella råden och lärarna var inte sådana självständiga organ som avses i TF 2:8. Yttranden från föräldrar, föräldraförening, lärarförbund och elever vid berörda skolor ansågs däremot var inkomna handlingar enligt 2:6 TF. Det konstaterade kammarrätten i en dom efter överklagande från en journalist.

JkpgKRdom_1871_12

KR Sthlm 2378-12 och KR Sundsvall 617-12

När enskilda anställda inom den kommunala omsorgen rapporter om missförhållanden enligt lex Sarah så blir dessa rapporter allmänna handlingar hos kommunen. Det har både Kammarrätten i Stockholm och Kammarrätten i Sundsvall slagit fast i två olika domar. Dessa fall rörde lex Sarah-rapporter som en journalist begärt ut från Huddinge respektive Skellefteå kommuner. Lex Sarah-bestämmelserna ändrades i juli 2011 och kommunerna menade att lagändringen medfört att de anställda inte längre ska ses som självständiga i förhållande till kommunen i lex Sarah-ärenden. Men domstolarna konstaterade att det alltjämt är de anställdas personliga ansvar att rapportera missförhållanden och att deras rapporter därmed blir inkomna handlingar hos kommunen.

KR_Sthlm_2378_12

KR_Sundsvall_617_12

Se även JO 2000/01 s. 522.

 

 

JO 1990/91 s. 372

Vårdpersonal vid en klinik på Oskarshamns sjukhus klagade på sin arbetssituation i en skrivelse till politikerna i länssjukvårdsnämnden. Av JO:s beslut framgick att kliniken i och för sig kunde betraktas som ett osjälvständigt organ i förhållande till nämnden men att vårdpersonalen knappast lämnat sitt klagomål som representanter för kliniken. Deras klagomål var därmed inte en ”internpromemoria” eller ett internt arbetsmaterial utan en inkommen handling som borde ha diarieförts vid länssjukvårdsnämnden.

JO_1990_91_s_372