Notering på aktomslag kan ersätta registrering

Handlingar som inte omfattas av sekretess behöver inte registreras, utan det kan räcka med att lägga dem i akten för det ärende som de tillhör. Det konstaterade JO i det här beslutet som gällde Polismyndigheten. Men det är ett grundkrav att det någonstans finns dokumenterat vilka handlingar som har kommit in eller upprättats i ärendet, enligt JO.

”Att såsom skett i detta fall dokumentera detta genom anteckningar på aktomslaget kan godtas under förutsättning att anteckningarna förs kronologiskt och med stor precision så att handlingarna kan identifieras samt att aktomslaget sparas.” 

JO skrev också att handlingar som inte registreras åtminstone ska inkomststämplas och förses med diarienummer om de hör till ett diariefört ärende.

JK-kritik mot universitets diarieföring

I det här beslutet ifrågasatte JK hur ett antal universitet hade ordnat sin diarieföring av allmänna handlingar och uttalade sig i vissa andra frågor relaterade till detta.

JK uttalade sig bland i frågan om universitetens olika delar skulle ses som sådana självständiga organ som omnämns i TF 2:11 1 st:

”De olika organ (fakultetsnämnder, institutioner och liknande) som ingår i universitets organisation kan enligt min mening inte generellt anses ha en sådan självständig ställning som avses i förarbetsuttalandena. Alla delar av universitetet tillhör alltså som regel en och samma myndighet.”

JK uttalade också att det inte finns något krav på central diarieföring, även om det är att föredra:

”Det är naturligtvis en fördel för den som önskar att ta del av allmänna handlingar hos ett universitet att centralt kunna ta del av myndighetens diarium eller diarier, särskilt som universitet i regel är stora myndigheter vars olika organ ofta är utspridda i olika byggnader. Med hänsyn till myndigheternas frihet att ordna sin diarieföring kan emellertid, som tidigare nämnts, något krav på central diarieföring inte ställas.”

JK kom vidare in på hur allmänna och offentliga handlingar kan hållas ordnade på annat sätt i stället för diarieföras. Det kan till exempel ske genom aktbildning ”där endast den handling som initierat ärendet diarieförs och övriga handlingar antecknas på ett dagboksblad eller dylikt i akten”. Ett annat sätt är att samla handlingar av en viss typ kronologiskt i en pärm. Att hålla till exempel förordnanden ordnade i personnummerföljd var inte lämpligt enligt JK. Det här eftersom det är lättare att hitta bland förordnandena om de är ordnade till exempel alfabetiskt efter namnet på den som förordnandet gäller.

Begäran om utlämnande inte av ringa betydelse om den avslås

JO gjorde följande ställningstaganden i ett beslut som rörde Stockholms tingsrätts utlämnande av den så kallade scientologbibeln:

• En begäran om att få ut en handling ska behandlas som ett eget ärende skilt från det mål eller ärende där handlingen förekommer.
• Om någon som inte är part i ett mål begär ut en handling i målet behöver denna begäran inte tillföras akten i målet.
• En skriftlig framställning om utfående av en allmän handling som inte leder till att handlingen omedelbart lämnas ut av den som har hand om handlingen, anses ha mer än ringa betydelse för myndighetens verksamhet. Framställan ska med andra ord diarieföras eller hållas ordnad och får inte gallras därför att den är av ringa eller tillfällig betydelse.
• En handling får inte gallras, oavsett handlingens karaktär, så länge det pågår ett ärende om utlämnande av den.

Tjänsteman får inte begränsa sökandens begäran

En person JO-anmälde en tjänsteman vid Kriminalvården för att denne vid flera tillfällen hade tolkat en begäran om samtliga handlingar i ett ärende som en begäran om enbart besluten i ärendet. Det här utan att fråga den sökande hur begäran skulle tolkas, och utan att underrätta vederbörande om att det som lämnades ut faktiskt inte var samtliga handlingar. Anmälaren bifogade också ett mejl mellan tjänstemannen och en annan anställd på Kriminalvården där tjänstemannen själv skrev att han brukade tolka allmänt hållna begäran på det här sättet.

JO begärde att Kriminalvården skulle yttra sig över anmälan. I svaret framgick att den anmälda tjänstemannen påstod att han hade ringt till den sökande för att diskutera dennes begäran, och att sökanden då hade begränsat begäran till enbart besluten. Det fanns dock inga tjänsteanteckningar från dessa telefonsamtal.

Anmälaren yttrade sig över myndigheten svar och bestred att det skulle ha förekommit några telefonsamtal. Han påpekade att sökanden aldrig hade uppgett sitt telefonnummer för myndigheten. Däremot hade tjänstemannen mejlat sökanden från sin privata mejladress under sin föräldraledighet.

JO började med att konstatera följande: ”En enskild tjänsteman får inte på eget bevåg begränsa omfattningen av en ingiven framställning”.

JO påpekade också att en tjänsteman som lämnar uppgifter på JO:s begäran har sanningsplikt. JO tyckte nämligen att dokumentationen talade emot tjänstemannens påståenden om att det hade förekommit telefonsamtal där sökanden själv hade begränsat sin begäran. JO kunde dock inte med tillräcklig säkerhet slå fast att tjänstemannen hade lämnat oriktiga uppgifter.

Om det var som tjänstemannen påstod, att det hade förekommit telefonsamtal, borde dessa ha dokumenterats. I så fall förtjänade tjänstemannen kritik för att inte ha gjort det, tyckte JO.

JO kritiserade även tjänstemannen för att han hade använt sin privata e-postadress vid kontakter med allmänheten.

Kritik mot polischef som använde privat mejl

JO kritiserade en regionpolischef som vid ett stort antal tillfällen hade använt sin privata e-postadress för att kommunicera i tjänsteärenden. Det hade visserligen inte framkommit att några sekretessbelagda uppgifter hade röjts eller att allmänna handlingar inte hade diarieförts men riskerna med en så omfattande användning av privat e-post var tillräckligt för att JO skulle vara kritisk.

”Användningen av en privat e-postadress i tjänsten innebär en risk för att allmänna handlingar inte blir diarieförda och för att handlingsutlämnanden försvåras. Det finns dessutom en risk att det uppstår misstankar om att den privata e-postadressen används för att kringgå handlingsoffentligheten”, står det bland annat i JO-beslutet.

Även Polismyndigheten fick kritik av JO eftersom myndigheten hade tillhandahållit en e-postapp för mobiler som ökade risken för att personal förväxlade sin privata e-postadress med tjänsteadressen.

JO 1990/91 s. 409

Generaltullstyrelsen kunde inte lämna ut ansökningar och intresseanmälningar till en tjänst eftersom de var inlåsta i ett skåp som bara generaldirektören hade tillgång till och generaldirektören var inte på plats. JO kritiserade myndigheten och kallade hanteringen för oacceptabel.

De aktuella handlingarna hade inte diarieförts, och enligt JO hölls de inte heller ordnade på något annat sätt som gjorde det möjligt för allmänheten att få en överblick över dem.

JO_1990_91_s_409

RÅ 1991 ref. 50

En begäran om att få ut dagens post hos Finansinspektionen, det vill säga samtliga inkomna respektive expedierade handlingar under en dag, ansågs inte tillräckligt preciserad. Det här eftersom myndigheten inte hade någon rutin att samla dagens post på ett ställe. Regeringsrätten konstaterade också att myndigheten inte hade någon skyldighet att införa en sådan rutin eller att föra ett centralt register över sina allmänna handlingar.

RA_1991_ref_50