Registrera eller inte – myndigheten måste vara konsekvent

Myndigheter måste vara konsekventa i frågan om handlingar av ett visst slag ska registeras eller hållas ordnade på annat sätt. Det uttalade JO i det här beslutet som rörde Kommunstyrelsen i Kalmar kommun.

”Om det t.ex. har bestämts att handlingar tillhörande vissa ärendeslag skall registreras krävs det således att alla allmänna handlingar som hör till sådana ärenden också diarieförs.” 

JO uttalade sig också i frågan om de aktuella handlingarna i ärendet kunde anses vara av ringa betydelse, och därmed undantagna från diarieförsingsskyldigheten.

JO 3442-2013

En journalist som granskade en dödsolycka vid Hjulstabron i Uppsala län begärde ut information från Trafikverkets hastighetskameror på en viss vägsträcka i området. Istället för att lämna ut den offentliga informationen skickade Trafikverket ett mejl till polisen och tipsade myndigheten om att begära ut samma information så att den därmed skulle omfattas av förundersökningssekretess. Det gjorde polisen och därefter avslog Trafikverket journalistens begäran. JO kritiserade Trafikverket för att myndigheten kontaktade polisen istället för att skyndsamt lämna ut den begärda informationen.  Journalisten begärde senare ut mejlkorrespondensen mellan Trafikverket och polisen men då hade handläggaren på Trafikverket raderat mejlen med motiveringen att de var av ringa betydelse. JO konstaterade att en del talade för att gallring av mejlen försvårat allmänhetens insyn i händelseförloppet men avstod från att kritisera handläggaren.  JO tog hänsyn till att hennes handlande inte var uppenbart felaktigt och Trafikverket inte dokumenterat sina ställningstaganden gällande gallring av e-post.

JO_3442_13