Sök
Om oss
Allmän handling drivs av Panoptes Sweden AB, Sveriges ledande researchbolag. Våra övriga verksamheter är researchbolaget Acta Publica och Nyhetsbyrån Siren.
Meny
AVGÖRANDEN EFTER LAGRUM (KAPITEL:PARAGRAF I OSL)
Lagar
Etikett: rutinbetonad åtgärd
Kommun skyldig att lämna ut socialchefens e-postadress
Kammarrätten konstaterade att Personalnämnden i Skellefteå kommun var skyldig att plocka fram och lämna ut e-postadresserna till socialchefen och ekonomichefen i kommunen. Domstolen ansåg att nämnden skulle klara att göra det med rutinbetonade åtgärder.
E-postlogg i molntjänst inte förvarad hos myndighet
Kommunalförbundet Sydarkivera avslog en begäran från en person som ville ha ut e-postlogg och internethistorik för en av förbundets anställda. Uppgifter i e-postloggen som var äldre än två veckor hade gallrats enligt gällande gallringsföreskrift, hävdade förbundet i sitt avslagsbeslut. Inte heller loggposterna som var yngre än två veckor kunde lämnas ut då de inte kunde tas fram dem med rutinbetonade åtgärder. Det här eftersom loggarna fanns på en extern server för tjänsten Microsoft Office 365. Inte heller internethistoriken kunde sammanställas med rutinbetonade åtgärder enligt förbundet.
Sökanden överklagade beslutet. I ett yttrande till kammarrätten anförde Sydarkivera att Microsoft inte tillhandahöll några verktyg för att ta fram loggarna och att Microsoft sparade loggarna en begränsad tid, vilket kommunalförbundet inte kunde påverka. Enligt Sydarkivera skulle förbundet behöva nyanställa en person för att ta fram de begärda loggarna och det skulle gå på en halv miljon kronor bara i initiala kostnader. Kammarrätten tyckte inte att det fanns någon anledning att ifrågasätta förbundets uppgifter och avslog överklagandet med motiveringen att de begärda sammanställningar inte kunde göras med rutinbetonade åtgärder.
Krångligt system för e-postloggar hindrade utlämnande
Landstingsstyrelsen i Västerbotten vägrade lämna ut e-postloggar till en journalist med hänvisning till att de begärda loggarna inte kunde tas fram med rutinbetonade åtgärder. Landstinget uppgav att myndighetens e-postsystem inte automatiskt loggar e-posthändelser. Däremot fanns en logg i Notes, landstingets kalender- och e-postsystem, men där blandades uppgifter om e-post med bland annat kalenderbokningar och det skulle ta mer än 4–6 timmar att skapa en lista med enbart uppgifter om e-post. Journalisten överklagade till kammarrätten men domstolen fastställde myndighetens beslut.
Porträttbilder på intranät allmänna handlingar
Fotografier på anställda som finns i ett bildgalleri på en myndighets intranät är redan existerande handlingar med ett bestämt innehåll. De är alltså färdiga elektroniska handlingar, konstaterade kammarrätten i denna dom. Statens institutionsstyrelse hade därför gjort fel som avslog en begäran om att ta del av fotografierna med hänvisning till att de inte kunde sammanställas med rutinbetonade åtgärder. Kammarrätten skickade tillbaka ärendet till myndigheten för sekretessprövning av fotografierna.
OBS! Numera finns det en särskild sekretessregel som gäller för den här typen av foton. Se OSL 39:3 2 st.
Kommun skyldig ta fram mejl med ordet ”tiggare”
En journalist begärde hos Göteborgs kommun att få ut mejl som politikerna i kommunstyrelsen och kommunfullmäktige skickat under en viss tidsperiod och som innehöll vissa ord. De aktuella orden var tiggare, tiggeri, tiggar- (valfri ändelse), hemlös, hemlösa, hemlöshet, zigenar- (valfri ändelse), romer, uteliggare och missbrukare. Kommunen avslog med hänvisning till att mejlen inte kunde sammanställas med rutinbetonade åtgärder. Journalisten överklagade och fick rätt i kammarrätten. Domstolen konstaterade att journalisten inte hade begärt någon sammanställning av uppgifter utan önskade ta del av de enskilda mejlen, det vill säga ett antal färdiga elektroniska handlingar. Kommunen hade alltså avslagit begäran på felaktiga grunder. Kammarrätten återförvisade ärendet till kommunen för ny prövning.
Kommunen gjorde en sökning utifrån journalistens önskemål och den visade att 13 politiker hade skickat sammanlagt 171 mejl som innehöll de uppräknade orden. Kommunen bedömde att 25 av dessa mejl vara allmänna handlingar och lämnade ut dem till journalisten. Kommunen ansåg att övriga mejl inte vara allmänna handlingar därför att de,
1. avsåg mejl av privat karaktär,
2. avsåg mejl som avsändaren sänt i annan egenskap än som företrädare för kommunstyrelsen eller fullmäktige som myndigheter,
3. eller avsåg mejl som enbart sänts till mottagare inom kommunstyrelsen.
Journalisten överklagade återigen. Kammarrätten återförvisade ärendet på nytt eftersom kommunen inte prövat om mejlen som enbart sänts till mottagare inom kommunstyrelsen ändå var allmänna handlingar därför att de var färdigställda.
Kommunen prövade ärendet en tredje gång och kom fram till att mejlen som bara skickats intern inom kommunstyrelsen inte heller vara allmänna handlingar på den grunden att de blivit färdigställda. Journalisten överklagade men kammarrätten fastställde kommunens beslut.
Fyra till sex timmars arbete inte rutinbetonat (HFD 2015 ref. 25):
En journalist begärde hos Skatteverket att få ut uppgifter om personnummer på samtliga personer som utvandrat från Sverige till Estland, Lettland och Litauen under åren 2009-2013. Skatteverket avslog med motiveringen att det skulle krävas 4-6 timmars arbete med programmering och kvalitetskontroller för att få fram en läsbar sammanställning. Efter överklagande fastställde HFD beslutet med hänvisning till att den beräknade arbetsinsatsen gick utöver vad som kan anses utgöra en begränsad
arbetsinsats som inte är förknippad med några nämnvärda kostnader. Sammanställningen kunde alltså inte göras med rutinbetonade åtgärder och var därför inte en allmän handling hos myndigheten.
KR Göteborg 3037-14
En person begärde ut 1 709 namngivna timanställdas så kallade månadsackar i Trollhättans kommuns system för registrering av anställdas LAS-dagar. Kommunen avslog med hänvisning till att sammanställningen inte kunde göras med rutinbetonade åtgärder. Efter överklagande upphävde kammarrätten kommunens avslagsbeslut. Domstolen ansåg att månadsackarna var färdiga elektroniska handlingar eftersom de hade ett fixerat innehåll. Månadsackarna skulle därför betraktas som förvarade hos kommunen oavsett om de kunde tas fram med rutinbetonade åtgärder eller inte. Domstolen kom också fram till att månadsackarna var upprättade handlingar eftersom de gav en bild av respektive persons arbetade dagar i kommunen och hörde till personalärenden som slutbehandlades av myndigheten månadsvis.
JO 3341-13
Om någon begär ut en sammanställning av uppgifter ur en databas eller någon annan form av upptagning ska myndigheten skyndsamt avgöra om sammanställningen kan göras med rutinbetonade åtgärder och därmed är en potentiell handling (se TF:2:3 2 st 2 men). JO kritiserade Säpo för att myndigheten dröjt mer än sju månader med att underrätta en journalist om att en sammanställning inte kunde göras med rutinbetonade åtgärder.
KR Sundsvall 2859-12
En journalist begärde ett urval av uppgifter ur Lantmäteriets fastighetsregister som skulle ta 30 timmar att sammanställa enligt myndigheten. Det kunde inte ses som en rutinbetonad åtgärd menade Lantmäteriet som avslog. Journalisten överklagade men kammarrätten fastställde beslutet eftersom sammanställningen skulle kräva en kvalificerad arbetsinsats av olika yrkeskategorier och dessutom var allt för tidskrävande.
KR Jönköping 3943-12
En spegelkopia av en beslagtagen hårddisk i en polisutredning är en elektronisk handling som har ett bestämt och fixerat innehåll. Det krävs ingen sammanställning av uppgifter för att skapa handlingen och därför anses handlingen förvarad hos myndigheten oavsett om myndigheten kan göra den tillgänglig med rutinbetonade åtgärder eller inte. Det slog kammarrätten fast i denna dom.