Loggar för enskilda tjänstemäns inkorgar var allmänna

En person vände sig till Trafikverket och begärde ut de e-postloggar som två tjänstemän hade ”på sina datorer” samt andra eventuella register (bibliotek och mappar) som de två hade skapat på sina datorer för att hålla reda på in- och utgående mejl. Trafikverket avslog begäran. Det finns vägledande domar som säger att e-postloggar är allmänna handlingar (se främst RÅ 1998 ref. 44) men dessa gäller loggar som skapas och förvaras centralt i ett e-postsystem som används vid en myndighet, ansåg Trafikverket. I det här fallet, menade myndigheten, gällde begäran i praktiken att få en kopia av de två tjänstemännens inkorgar. Trafikverket tyckte inte att en inkorg kan liknas vid ett sådant register eller en sådan löpande förd förteckning som utgör allmän handling eftersom den enskilda tjänstemannen styr över vilka meddelanden som hamnar i inkorgen samt hur dessa ska presenteras och sorteras. Därmed är inkorgen den enskilda medarbetarens arbetsverktyg och har större likheter med en sådan elektroniskt förd kalender som inte har ansetts vara en allmän handling i praxis (se HFD-dom om kalender i Outlook). Personen överklagade Trafikverkets avslagsbeslut till kammarrätten. Domstolen ändrade beslutet och förklarade att förteckningarna över in- och utgående mejl på tjänstemännens datorer var allmänna handlingar. Att tjänstemännen kunde ändra förteckningarnas utformning genom att sortera dem i olika mappar eller radera vissa meddelanden påverkade inte deras status som automatiskt skapade och löpande förda förteckningar av den sort som har ansetts vara allmänna handlingar, menade kammarrätten.

KR_Sundsvall_85_18

Filförteckning i hemkatalog inte allmän handling

En person vände sig till landets fyra kammarrätter och begärde att få ta del av en fullständig förteckning över filerna i den ”hemkatalog” eller motsvarande som kammarrättspresidenten vid respektive domstol hade i sin tjänstedator. Kammarrätterna avslog med motiveringen att förteckningen inte var en allmän handling. Personen överklagade kammarrätternas avslagsbeslut till högsta förvaltningsdomstolen, HFD, men även HFD avslog. Enligt domstolen är en hemkatalog inte ett register eller en förteckning som förs fortlöpande på det sätt som avses i TF 2:7 1 st 1 p. HFD pekade på att en hemkatalog är ett personligt lagringsutrymme som en myndighet tillhandahåller en anställd. Hemkatalogen uppdateras kontinuerligt allteftersom den används men dess systematik skapas av den anställde och är varken förutbestämd eller automatisk. HFD jämförde med RÅ 1998 ref. 44, RÅ 1999 ref. 18 II och HFD 2015 ref. 4.

HFD_5638_17

HFD_5637_17

HFD_5562_17

HFD_5561_17

Forskningsprojekt var ett ärende

Uppgifter som forskare vid Karolinska institutet hade samlat in och registrerat i en databas som en del av ett forskningsprojekt var inte allmänna handlingar, enligt denna dom. Databasen var inte  avsedd att tillföras uppgifter ”kontinuerligt och för obestämd tid”. Därmed var den inte ett sådant register som är en allmän handling enligt TF 2:7 2 st 1 p. Kammarrätten bedömde vidare att forskningsprojektet skulle kategoriseras som ett ärende snarare än så kallat faktiskt handlande. Därmed var uppgifterna i databasen inte allmänna så länge ärendet pågick.

KR_Sthlm_6378_13

Klagomålssystem inte fortlöpande notering

Anteckningar som fördes i ett enskilt ärende i Sahlgrenska universitetssjukhusets klagomålshanteringssystem, MedControl, var inte att anses som en sådan fortlöpande notering som avses i TF 2:7 2 st 1 p. Det bedömde kammarrätten i denna dom. Det aktuella ärendet var inte avslutat och anteckningarna var inte allmänna handlingar på någon annan grund heller, enligt kammarrätten.

KR_Goteborg_4846_10

Anteckningar om elev var allmänna handlingar

Kammarrätten konstaterade att återkommande anteckningar om en elevs skolarbete som hade delats mellan en specialpedagog och en elevassistent var allmänna handlingar. Anteckningarna fördes i kronologisk ordning och nya uppgifter tillfördes fortlöpande. Mot denna bakgrund bedömde kammarrätten att handlingarna skulle betraktas som sådana journaler som blir allmänna handlingar så snart de har färdigställts för anteckning eller införing.

KR_Sthlm_1428_17

 

E-postlogg som avslöjade tipsare var offentlig

En person vände sig till Havs- och vattenmyndigheten och begärde ut en förteckning (e-postlogg) över de mejl som hade kommit in till myndighetens tidning Hav och vatten under en viss dag. Myndigheten avslog begäran eftersom tidningen hade fått in ett tips via mejl den dagen och förteckningen avslöjade avsändaren. Myndigheten motiverade beslutet med att förteckningen inte var allmän och att uppgifterna dessutom omfattades av tystnadsplikt. Personen överklagade till kammarrätten men fick avslag även där. Han gick vidare till Högsta förvaltningsdomstolen, HFD, som biföll överklagandet och bestämde att Havs- och vattenmyndigheten skulle lämna ut e-postloggen. HFD förklarade att en e-postlogg är en allmän handling i sin helhet även om vissa av de mejl som finns upptagna i loggen inte är allmänna handlingar. Domstolen konstaterade att det inte heller finns någon sekretessregel som kan användas för att hemlighålla e-postloggen i den aktuella situationen. Journalisterna i redaktionen för Hav och vatten har visserligen tystnadsplikt när det gäller vem som lämnar tips till tidningen men det påverkar inte Havs- och vattenmyndighetens skyldighet att lämna ut e-postloggen, konstaterade domstolen.

HFD_6569_16

Fånge hade rätt till lista över mejl

En fånge begärde ut en lista över alla mejl som avsåg honom själv och som fanns  i vissa angivna tjänstemäns e-postbrevlådor. Kriminalvården avslog begäran. Mannen överklagade och fick delvis rätt i kammarrätten. Domstolen menade att Kriminalvården utan större problem kunde sammanställa listor över mejl där fångens namn förekom i ärendemeningen. Dessa listor var alltså förvarade hos Kriminalvården och myndigheten var skyldig att pröva om de kunde lämnas ut. Däremot gick det inte att med ”rutinbetonade åtgärder” sammanställa listor som grundade sig på ”uppgifter i enskilda e-postmeddelanden”, enligt kammarrätten. Den typen av listor var därför inte allmänna handlingar. Kammarrätten konstaterade också att en rad mejl som hade skickats mellan tjänstemän på Kriminalvården inte var allmänna handlingar eftersom de utgjorde utkast eller minnesanteckningar enligt TF 2:9.

KR_Jonkoping_2016_3469

Ambassads besökslogg var allmän handling

Ambassaden i Washington avslog en journalist begäran om att få ut myndighetens besökslogg. Loggen, som fanns i ambassadens reception, fylls i av de besökare som går in på ambassaden. Motiveringen till avslaget var att besöksloggen inte var en allmän handling. Journalisten överklagade till kammarrätten som slog fast att besöksloggen var en sådan förteckning som förs fortlöpande och som enligt lagen är en allmän handling. Domstolen skickade tillbaka ärendet till ambassaden för en sekretessprövning av uppgifterna i loggen.

KR_Goteborg_2516_16

Cookies och historikfiler allmänna handlingar

Cookies och historikfiler som skapas i en dator när en tjänsteman surfar på internet är allmänna handlingar. Cookies är inkomna handlingar och historikfiler kan jämställas med en sådan löpande förteckning som blir allmän så snart den färdigställts för anteckning eller införing. Det slog Regeringsrätten fast i denna dom.

RA_1999_ref_18

HFD 2368-14

En elektroniskt kalender i exempelvis programmet Outlook kan inte jämställas med en sådan fortlöpande förd förteckning som anses upprättat så snart den har färdigställts för anteckningar. Det slog Högsta förvaltningsdomstolen, HFD, fast i den här domen. Tidningen Lundagård  begärde hos Lunds universitet att få ta del av elektroniskt förda kalendrar för rektor, prorektor och vicerektorer under ett års tid. Lunds universitet avslog tidningens begäran med motiveringen att kalendrarna inte var att betrakta som allmänna handlingar. Kammarrätten och senare HFD gick på samma linje och avslog tidningens överklaganden. HFD motiverade sitt ställningstagande med att kalendrarna inte användes för att registrera händelser varefter de inträffade och att noteringarna inte gjordes i kronologisk ordning.

HFD_2368_14

HFDpt_2368_14

Yttrande_Datainspektionen