Radiotjänst måste använda alternativ sökväg

En person vände sig till Radiotjänst i Kiruna AB och begärde att få ta del av anmälningsblanketter för TV-innehav som ett antal utpekade kontrollanter hade gett in till bolaget under vissa specificerade tidsperioder. Bolaget avslog delar av begäran eftersom vissa blanketter bara kunde lokaliseras via kontrollanternas personalakter. Bolagets personaladministration ingår inte i den del av verksamhet som omfattas offentlighetsprincipen och därför ansåg bolaget att det inte var skyldigt att ta fram handlingarna den vägen. Sökanden överklagade till kammarrätten men fick avslag även där. Men när sökanden gick vidare till Högsta förvaltningsdomstolen, HFD, fick hen rätt. HFD konstaterade att en manuell genomsökning av samtliga ärenden under relevanta tidsperioder var så omfattande att den inte kunde krävas av bolaget. Däremot slog HFD fast att bolaget var skyldigt att använda personalakterna som sökväg för att hitta de resterande blanketterna. Att personalakterna som sådana inte omfattades av offentlighetsprincipen spelade ingen roll, enligt domstolen.

”Det finns inte någon från handlingsoffentligheten härledd skyldighet att utnyttja varje tänkbar uppgiftssamling eller varje tänkbart hjälpmedel för att eftersöka allmänna handlingar. En myndighets skyldighet att tillförsäkra enskilda tillgång till allmänna handlingar sträcker sig emellertid längre än vad som kan krävas av myndigheter i andra sammanhang (jfr prop. 1985/86:80 s. 59). Det innebär att myndigheten inte alltid kan inskränka sin sökning till de register och uppgifts-samlingar som direkt avser den verksamhet eller de ärendeslag från vilka allmänna handlingar begärs ut. Har myndigheten exempelvis sammanställningar som primärt är avsedda att användas i en annan del av verksamheten, men som myndigheten känner till kan användas för att utan större arbetsinsats eftersöka begärda handlingar, bör det ankomma på myndigheten att använda dessa.”

HFD skickade tillbaka ärendet till Radiotjänst för fortsatt handläggning.

HFD_781_17