Får myndigheten ta ut en avgift?

Om en myndighet ger dig en kopia eller en avskrift av en allmän handling så har myndigheten rätt att ta ut en avgift för det enligt TF 2:13 1 st. Om du hellre vill åka till myndigheten för att läsa eller själv kopiera/skanna handlingarna på plats så kan myndigheten däremot inte ta betalt för att plocka fram handlingarna åt dig (se TF 2:12 1 st 1 p, RÅ 85 2:9, JO 1989/90 s. 392, JO 6032-10 och JO 2261-15). Det kan hända att en myndighet måste göra en kopia av en handling även om du begär att få ta del av handlingen på plats. Originalhandlingen är kanske så ömtålig att myndigheten inte vågar lämna ut den eller så behöver myndighetens tjänstemän ha tillgång till originalhandlingen i sitt arbete. Det finns med andra ord ”betydande hinder” för att lämna ut originalhandlingen ”på stället” (se TF 2:12 2 st). Enligt professor Alf Bohlin så har du i dessa fall rätt att kostnadsfritt ta del av kopior av handlingarna på plats hos myndigheten (men du får inte ta med dem hem utan att betala, se Offentlighetsprincipen, 9 uppl., s. 130). En myndighet kan inte heller ta ut kopieavgift i de fall då en handling inte kan lämnas ut i original därför att den innehåller hemliga uppgifter som måste maskas/täckas över (se s. 146 i Bohlins Offentlighetsprincipen och s. 311 i JO 1972 s.306).

En grundförutsättning för att en myndighet ska kunna ta ut avgifter för kopior och avskrifter är att det finns en på förhand fastställd taxa (TF 2:13 1 st). För statliga myndigheter är avgiften fastställd i avgiftsförordningen (1992:191). Kommuner och landsting ska själva fatta beslut om vilka avgifter som gäller för avskrifter och kopior. Det här ska ske genom ett beslut i landstings- eller kommunfullmäktige. Om inget sådant beslut är fattat så kan inte heller landstinget eller kommunen begära någon avgift från dig när du begär att få kopior (se JO 1989/90 s. 392). Även kommunala bolag måste fastställa en taxa på förhand.

Vad får myndigheterna ta betalt för?

Regeln i 15 § avgiftsförordningen ger myndigheter rätt att ta betalt för bland annat papperskopior eller avskrifter av allmänna handlingar. Det gäller även om myndigheten skickar en kopia via fax (16 § 4 st avgiftsförordningen). Däremot ger 15 § avgiftsförordningen inget stöd för att ta betalt för digitala kopior av dokument i t.ex. pdf- eller wordformat. Kopieringsavgiften ska täcka myndighetens kostnader för papper och slitage på kopieringsapparaten/faxmaskinen (se JO 6032-10 och RÅ 1985 2:9)  men några sådana kostnader uppstår knappast när myndigheten gör en kopia av en digital handling. Eventuellt kan statliga myndigheter istället stödja sig på 4 § p. 8 avgiftsförordningen för att ta betalt för allmänna handlingar som lämnas ut elektroniskt. Kammarrätten i Stockholms har i ett mål (KR Sthlm 4805-14) ansett att Södertörns tingsrätt haft rätt att ta ut en avgift enligt 4 § p. 8 avgiftsförordningen för ett förundersökningsprotokoll som lämnats ut i elektronisk form. Kammarrätten ansåg däremot att tingsrätten tagit ut en för hög avgift. Även den statliga utredning SOU 2010:4 (s. 346 – 350) kom fram till att det finns stöd för att myndigheter tar ut avgift för utlämnande av handlingar i elektroniskt form. Precis som vid utlämnande av papperskopior så måste kommuner, landsting och kommunala företag ha en på förhand fastställd taxa för att kunna ta ut avgifter för utlämnande i elektronisk form (se JO 1149-15).

Om en myndighet skickar kopior av allmänna handlingar med post till dig så har den också rätt att ta ut en avgift för portokostnad och eventuell postförskottsavgift. För statliga myndigheter framgår detta av (15 § 2 st avgiftsförordningen). Vad som gäller för kommuner och landsting ska framgå av fullmäktiges avgiftsbeslut.

Hur mycket får myndigheterna ta betalt?

Hur mycket statliga myndigheter får ta betalt för att framställa och skicka kopior av allmänna handlingar regleras i avgiftsförordningen (1992:191). Vissa myndigheter har speciella regler som avviker från avgiftsförordningen. Det gäller t.ex. Bolagsverket, se 13 § i förordningen (2007:1110) med instruktion för Bolagsverket.

För att ta reda på hur mycket en kommun eller landsting får ta betalt så måste man läsa fullmäktiges beslut om gällande taxa. En kommun eller ett landsting kan inte besluta om vilka avgifter som helst utan måste följa självkostnadsprincipen, vilket konkret innebär att man kan ta betalt för sina kostnader för kopieringspapper och slitage på kopieringsmaskin eller faxmaskin (JO 1989/90 s. 392 och RÅ 85 2:9). Självkostnadsprincipen gäller även när kommunala bolag tar ut avgift för kopior av allmänna handlingar. JO kritiserade ett kommunalt bostadsbolag som tog 10 kronor per kopia och menade att avgiften i det fallet var så hög att det fanns en uppenbar risk för att den skulle motverka syftet med offentlighetsprincipen (JO 2002/03 s. 501, JO 2004/05 s. 423).