Vad är en handling?

För att du ska kunna begära ut uppgifter från en myndighet med stöd av reglerna om handlingsoffentlighet så krävs det att uppgifterna är nedskrivna eller har dokumenterats på något annat sätt. Reglerna om handlingsoffentlighet ger dig ju bara rätt att få ut allmänna och offentliga handlingar (TF 2 kap.) eller uppgifter ur sådana handlingar (OSL 6:4). Du kan inte med stöd av handlingsoffentligheten tvinga en tjänsteman att berätta ur minnet allt som han eller hon vet om ett ärende. Tjänstemannen har visserligen en skyldighet att lämna upplysningar som en del av serviceskyldigheten i 6 § förvaltningslagen. Men den skyldigheten är svagare än skyldigheten att lämna ut allmänna handlingar eller uppgifter ur allmänna handlingar enligt TF och OSL.

Som exempel kan man ta ett telefonsamtal som tjänstemannen har haft i jobbet. Tjänstemannen är inte skyldig att i detalj återberätta samtalet ur minnet men om han eller hon antecknade vad som sas eller spelade in samtalet så har du möjlighet att begära ut tjänsteanteckningen eller inspelningen enligt TF:s regler. Ett annat alternativ är att du med stöd av OSL 6:4 begär att tjänstemannen läser upp vad som står i tjänsteanteckningen.

Enligt TF finns det två typer av handlingar (TF 2:3):

1. “…framställningar i skrift och bild…”

2. “…upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel…”

Den första typen är oftast pappershandlingar där informationen finns nedskriven eller tryckt. Men det gör i princip ingen skillnad om skriften eller bilden är inristad i sten eller broderad på tyg. Den är lika fullt en handling enligt TF. Exempel på skrifter och bilder är tabeller, kartor, ritningar, fotografier och röntgenplåtar.

När det gäller den andra typen, så kallade upptagningar, så finns information lagrad på ett sådant sätt att man bara kan ta del av den med hjälp av ett tekniskt hjälpmedel. Man behöver t.ex. en cd-spelare för att spela upp en cd-skiva eller en dator för att ta del av informationen i ett automatiserat dataregister.

Är handlingen förvarad hos myndigheten?

Om du kan konstatera att informationen du söker har dokumenterats i en handling så är nästa steg att ta reda om den aktuella handlingen “förvaras” hos myndigheten enligt TF 2:4. Det kan ibland vara lite oklart t.ex. om handlingen finns hos en konsult som myndigheten anlitar eller om en tjänsteman har tagit med sig handlingen hem. Läs mer om detta här.

Handlingsoffentligheten innebär inte någon skyldighet för myndigheter att framställa nya handlingar på begäran från enskilda. En sådan handling, som inte finns ännu, “förvaras” nämligen inte hos myndigheten enligt TF 2:4. Det gäller även om den nya handlingen bara skulle vara en sammanställning av uppgifter som redan finns i allmänna handlingar hos myndigheten (se mer om detta i här). Ett undantag från denna huvudregel är de så kallade “potentiella handlingarna”. Dessa handlingar finns inte färdiga hos myndigheterna i form av en pappershandling i arkivet eller ett färdigt elektroniskt dokument i en dator men betraktas lika fullt som handlingar. Oftast handlar det om uppgifter som finns i ett datoriserat register och som myndigheten med sina datorprogram kan sammanställa på ett enkelt och rutinmässigt sätt till en handling. Om du beställer ett personbevis från Skatteverket så är det en potentiell handling du begär ut. Myndigheten har inte ett färdigt personbevis för alla som bor i landet utan sammanställer vid behov uppgifterna ur folkbokföringsregistret. Myndigheten utfärdar omkring två miljoner personbevis varje år (källa: skatteverket.se). Se mer om potentiella handlingar i här.

Dokumentationsskyldigheten

Myndigheterna skulle kunna sätta handlingsoffentligheten ur spel genom att strunta i att dokumentera uppgifter som kommer in till myndigheten på annat sätt än i form av handlingar. Men det får de inte eftersom det finns en dokumentationsskyldighet som innebär att myndigheterna måste dokumentera t.ex. uppgifter som man får in muntligen eller genom tjänstemännens egna iakttagelser (27 § förvaltningslagen och JO 2006/07 s. 366).

 

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte.

Denna webbplats använder Akismet för att minska skräppost. Lär dig hur din kommentardata bearbetas.