Var så specifik som möjligt

Hur mycket en myndighet är skyldig att leta beror på hur noggrant du beskriver handlingarna som du begär ut. Om du begär ut handlingarna i 10.000 ärenden och kan förse myndigheten med ärendenummer för samtliga ärenden så är myndigheten skyldig att ta fram handlingarna. Att det är många ärenden är i sig inte ett skäl för avslag. Om din begäran däremot är vag och det är oklart om handlingarna ens finns hos myndigheten så behöver inte myndigheten leta i samma utsträckning. I fallet RÅ 1979 Ab 6 uttrycks detta som att en myndighet inte är skyldig att bedriva mera “omfattande efterforskningar” i frågan om handlingar i arkiverat material motsvarar en “allmänt hållen beskrivning”. Det vill säga att en myndighet inte ska behöva gå igenom hela sitt arkiv för att att ta reda på om det överhuvudtaget finns några sådana handlingar som du har begärt.

Du är inte skyldig att uppge ett ärendenummer eller ens peka ut specifika handlingar när du gör din begäran. Det går bra att begära samtliga handlingar av en viss typ, t.ex. samtliga beslut som myndigheten har fattat under en viss tidsperiod i en viss typ av ärenden. Det går också bra att lista en rad kategorier av handlingar och begära ut alla handlingar som passar in i dessa kategorier. En sådan begäran kan t.ex. gälla alla beslut i en viss ärendetyp, alla inkomna anmälningar i en annan och alla protokoll i en tredje under en viss tidsperiod (se KR Sthlm 598-06 och KR Gbg 1453-11). Vagare formuleringar än så har faktiskt också godtagits. I fallet RÅ 1989 not. 100 tyckte dåvarande Regeringsrätten att en begäran om handlingar hos Riksbanken “rörande fastighetsinvesteringar i utlandet” var tillräckligt precis. Det här trots att Riksbanken var tvungen att sortera fram de efterfrågade handlingarna bland de 5000-6000 ärenden om olika sorters investeringar i utlandet som förekom hos myndigheten varje år. I fallet KR Jönköping 6-12 hade en person begärt ut alla beslut om intagna som hade fattats vid Häktet Sollentuna. Kammarrätten ansåg att Kriminalvården var skyldig att leta reda på och sekretesspröva de efterfrågade handlingarna. Ett fall som pekar i motsatt riktning är RÅ 1991 ref. 50 där en begäran om att ta del av dagens post hos en myndighet underkändes som allt för vag eftersom myndigheten inte samlade dagens post på ett ställe. I målet 5147-11 konstaterade Kammarrätten i Göteborg att Region Skåne inte behövde gå igenom alla patientjournaler från det senaste året för att hitta de journalanteckningar där det framgick att en spiral av ett visst fabrikat satts in.

Om en myndighet tycker att din begäran är för oprecis för att kunna hanteras så ska den upplysa dig om att begäran behöver preciseras (se blanda annat JO 1657-11).

Handlingarna är inte sökbara i vårt datasystem!

Vilka handlingar som är sökbara i en myndighets datasystem eller diarium är inte avgörande för frågan om myndigheten är skyldig att leta fram de handlingar du efterfrågar. I fallet NJA 1998 s. 559 begärde en person att få ta del av alla domar som hovrätten någonsin meddelat gällande en angiven person med visst namn och personnummer. Hovrätten var då skyldig använda även äldre manuella register för att hitta gamla domar där personen förekom. Domstolen var däremot inte skyldig att bläddra igenom alla sina domböcker för att hitta de begärda domarna (en dombok är en bok där en domstols domar och beslut under ett år finns samlade). Se även fallet RÅ 1982 Ab 262 där dåvarande Regeringsrätten kom fram till att Rikspolisstyrelsen var tvungen att leta fram alla ärenden gällande Scientologikyrkan, trots att det skulle ta lång tid på grund av “diariets uppläggning”.  Om en begäran är tillräckligt preciserad kan man kräva ganska omfattande manuella sökningar av en myndighet. I målet KR Jönköping 1149-13 bestämde domstolen att Norrtäljeanstalten var skyldig att manuellt gå igenom ett stor antal intagnas journaler för att hitta eventuella beslut om vårdvistelse som hade begärts ut. Kammarrätten i Sundsvall (KR Sundsvall 3106-09) slog i ett fall fast att ett landsting var skyldigt att lokalisera ett mindre antal handlingar av en viss typ som kommit in till landstinget under en angiven period om två veckor. Det här trots att handlingarna aldrig registrerats utan bara sorterats in i de aktuella patienternas journaler. Det var därmed inte möjligt att söka fram de aktuella handlingarna via något register. I målet 3647-15 konstaterade Kammarrätten i Stockholm att Polismyndigheten var skyldig  att leta fram vissa specificerade grupper av ordningsböter trots att myndighetens arkiv inte var sorterat för en sådan sökning. Det här ska dock jämföras med det tidigare refererade fallet 5147-11 där Kammarrätten i Göteborg konstaterade att Region Skåne inte behövde gå igenom alla patientjournaler som innehöll journalanteckningar där det framgick att en spiral av ett visst fabrikat satts in. Men i det fallet gällde det handlingar som kunde ha upprättats under en tidsperiod av ett helt år.

Vi får inte!

Det händer att myndigheter hävdar att det inte går att hitta en handling eftersom myndigheten är förbjuden att söka på ett visst sätt i sitt ärendehanteringssystem. Det gjorde Åklagarmyndigheten när en journalist begärde att få ut samtliga beslut att inleda förundersökning, beslut att lägga ned förundersökning, beslut om strafförelägganden, beslut om åtal och beslut om åtalsunderlåtelse gällande personer med vissa angivna personnummer. Åklagarmyndigheten hänvisade till en förordning som begränsar vilka sökbegrepp som myndigheten får använda vid sökning i ärendehanteringssystemet Cåbra. Men myndigheten fick bakläxa av kammarrätten (se KR Sthlm 867-11 och KR Sthlm 851-10).

 

 

 

En kommentar till “Var så specifik som möjligt”

  1. Till saken i fallet med Sollentunahäktet hör att häktet öppnade våren 2011. Det var alltså inte fråga om att gå igenom alla beslut som fattats i decennier.

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte.

Denna webbplats använder Akismet för att minska skräppost. Lär dig hur din kommentardata bearbetas.