Du måste betala för handlingarna!

När kan myndigheten ta betalt för kopior?

Om en myndighet ger dig en kopia eller en avskrift av en allmän handling så har myndigheten rätt att ta ut en avgift för det enligt TF 2:16 1 st. Om du hellre vill åka till myndigheten för att läsa eller själv kopiera/skanna handlingarna på plats så kan myndigheten däremot inte ta betalt för att plocka fram handlingarna åt dig (se TF 2:15 1 st 1 p, RÅ 85 2:9, JO 1989/90 s. 392, JO 6032-10 och JO 2261-15). Det kan hända att en myndighet måste göra en kopia av en handling även om du begär att få ta del av handlingen på plats. Originalhandlingen är kanske så ömtålig att myndigheten inte vågar lämna ut den eller så behöver myndighetens tjänstemän ha tillgång till originalhandlingen i sitt arbete. Det finns med andra ord “betydande hinder” för att lämna ut originalhandlingen “på stället” (se TF 2:15 2 st). Enligt professor Alf Bohlin så har du i dessa fall rätt att kostnadsfritt ta del av kopior av handlingarna på plats hos myndigheten (men du får inte ta med dem hem utan att betala, se Offentlighetsprincipen, 9 uppl., s. 130). En myndighet kan inte heller ta ut kopieavgift i de fall då en handling inte kan lämnas ut i original därför att den innehåller hemliga uppgifter som måste maskas/täckas över (se s. 146 i Bohlins Offentlighetsprincipen och s. 311 i JO 1972 s.306).

En grundförutsättning för att en myndighet ska kunna ta ut avgifter för kopior och avskrifter är att det finns en på förhand fastställd taxa (TF 2:16 1 st). För statliga myndigheter är avgiften fastställd i avgiftsförordningen (1992:191). Kommuner och landsting ska själva fatta beslut om vilka avgifter som gäller för avskrifter och kopior. Det här ska ske genom ett beslut i landstings- eller kommunfullmäktige. Om inget sådant beslut är fattat så kan inte heller landstinget eller kommunen begära någon avgift från dig när du begär att få kopior (se JO 1989/90 s. 392). Även kommunala bolag måste fastställa en taxa på förhand.

Vad får myndigheterna ta betalt för?

Regeln i 15 § avgiftsförordningen ger myndigheter rätt att ta betalt för bland annat papperskopior eller avskrifter av allmänna handlingar. Det gäller även om myndigheten skickar en kopia via fax (16 § 4 st avgiftsförordningen). Däremot ger 15 § avgiftsförordningen inget stöd för att ta betalt för digitala kopior av dokument i t.ex. pdf- eller wordformat. Kopieringsavgiften ska täcka myndighetens kostnader för papper och slitage på kopieringsapparaten/faxmaskinen (se JO 6032-10 och RÅ 1985 2:9)  men några sådana kostnader uppstår knappast när myndigheten gör en kopia av en digital handling. Statliga myndigheter kan istället stödja sig på 4 § p. 8 avgiftsförordningen för att ta betalt för allmänna handlingar som lämnas ut elektroniskt. Kammarrätten i Stockholms har i ett mål (KR Sthlm 4805-14) ansett att Södertörns tingsrätt haft rätt att ta ut en avgift enligt 4 § p. 8 avgiftsförordningen för ett förundersökningsprotokoll som lämnats ut i elektronisk form. Kammarrätten ansåg däremot att tingsrätten tagit ut en för hög avgift. Även den statliga utredning SOU 2010:4 (s. 346 – 350) kom fram till att det finns stöd för att myndigheter tar ut avgift för utlämnande av handlingar i elektroniskt form. Precis som vid utlämnande av papperskopior så måste kommuner, landsting och kommunala företag ha en på förhand fastställd taxa för att kunna ta ut avgifter för utlämnande i elektronisk form (se JO 1149-15).

Om en myndighet skickar kopior av allmänna handlingar med post till dig så har den också rätt att ta ut en avgift för portokostnad och eventuell postförskottsavgift. För statliga myndigheter framgår detta av (15 § 2 st avgiftsförordningen). Vad som gäller för kommuner och landsting ska framgå av fullmäktiges avgiftsbeslut.

Hur mycket får myndigheterna ta betalt?

Hur mycket statliga myndigheter får ta betalt för att framställa och skicka kopior av allmänna handlingar regleras i avgiftsförordningen (1992:191). Vissa myndigheter har speciella regler som avviker från avgiftsförordningen. Det gäller t.ex. Bolagsverket, se 13 § i förordningen (2007:1110) med instruktion för Bolagsverket.

För att ta reda på hur mycket en kommun eller landsting får ta betalt så måste man läsa fullmäktiges beslut om gällande taxa. En kommun eller ett landsting kan inte besluta om vilka avgifter som helst utan måste följa självkostnadsprincipen, vilket konkret innebär att man kan ta betalt för sina kostnader för kopieringspapper och slitage på kopieringsmaskin eller faxmaskin (JO 1989/90 s. 392 och RÅ 85 2:9). Självkostnadsprincipen gäller även när kommunala bolag tar ut avgift för kopior av allmänna handlingar. JO kritiserade ett kommunalt bostadsbolag som tog 10 kronor per kopia och menade att avgiften i det fallet var så hög att det fanns en uppenbar risk för att den skulle motverka syftet med offentlighetsprincipen (JO 2002/03 s. 501, JO 2004/05 s. 423).

 

37 reaktioner till “Du måste betala för handlingarna!”

  1. Hej Per!

    Nu vet jag inte hur aktivt detta forum är men jag har hamnat lite i en knepig sits. Jag har sökt jobb på en myndighet och de berättade i denna gång att jag inte gått vidare, då jag vet att myndigheten i fråga tidigare har agerat märkligt vid tillsättningar har jag begärt ut min rivals CV och personliga brev för att kunna göra en egen bedömning och ev. överklagan om beslutet om tjänsten blir tillsatt.

    Det är två frågor i detta:

    1) Jag är direkt involverad i detta då det berör mig personligen. Gäller lagen om avgift då också? Detta då det är handlingar som behövs för att kunna göra den bedömningen.

    2) Myndigheten hävdar att de går efter antalet sidnummer och inte ark, det vill säga att redan efter 5 dubbelsidiga utskrifter anser de att de har möjlighet att kräva att avgiften. Detta känns lite tveksamt så jag undrar om det finns någon vägledning i detta?

  2. Hej!
    Jag har begärt ut min sons dokumentation från hans skola. De vill nu ha betalt 50 kr i startavgift, 2 kr/kopia efter de 10 första, 105 kr den första timmen och därefter 140 kr/timme.
    Det är 7 års dokumentation så väldigt mycket. Om jag förstår det rätt så kan jag alltså åka upp till skolan och själv scanna/kopiera hela akten och de kan inte då ta betalt?

  3. Hej,

    När jag skulle hämta handlingar från en myndighet så blev jag tvungen att först gå till kommunhuset som ligger några kvarter bort för att betala, sen ta med mig kvittot tillbaka för att få ut handlingarna. Detta resulterade i att jag inte fick ut handlingarna samma dag som var avtalat då myndigheten jag besökte stängde för dagen.
    Är detta okej enligt lag? Det ska väl hanteras så skyndsamt som möjligt? Tycker själv att de har försvårat hanteringen för de som vill få ut dem.

  4. Hej,

    Har en kommun rätt att kräva att jag ska infinna mig på plats hos dem för att få tillgång till allmänna handlingar? De vill inte skicka per post eller e-post. De har inte anfört några sekretesskäl eller andra skäl till varför så inte kan ske.

  5. Hej

    Det finns ett landstingsstyrelsebeslut från Örebro läns landsting om avgifter för utlämnande av allmänna handlingar. Det står inget om portokostnad utan bara kostnad per utlämnad ark. Innebär detta att vi inte får lägga på en sådan kostnad, exempelvis för postförskott?

  6. Underbart hur myndigheter kan ta en avgift för “pappers kostnad” och kostnad för “slitage på skrivare/fax” . Talar vi då om samma papper och skrivare/fax som vi skattebetalare redan har betalat för? Det förvånar mig inte för fem öre att folk skattefuskar i detta land, vi betalar skatt om och om igen på samma pengar som går till en regering som är lika duktiga på att spendera pengar på onödigt skit som en shopoholic.
    Vi föds i ett fängelse som kallas för samhälle, Jobbar som slavar hela våra liv för att hålla fängelse vakten (Staten) fet och lycklig, för att sedan sakta men säkert dö av liggsår och dålig vård på ett så kallat äldreboende (bör kallas bårhus för halvdöda).

  7. Hej gäller verkligen denna avgift om man begär ut dokumentation hos socialförvaltningen gällande ens egen familj till följd av en utredning eller insats?
    Mvh

    1. Hej, jag besvarar i första hand frågor som gäller offentlighetsprincipen och när man begär kopior med stöd av offentlighetsprincipen har myndigheten rätt att ta ut en avgift. Men enligt 26 § personuppgiftslagen har du även en möjlighet att begära ut skriftlig information om de personuppgifter som finns om dig i myndighetens register. Det har man rätt till en gång per kalenderår utan någon kostnad. Det kanske kan vara ett sätt att få ut den information som du är ute efter. Se till exempel här under rubriken “Rätt att begära registerutdrag och ändringar”. Du har också alltid rätt enligt offentlighetsprincipen att läsa handlingarna på plats hos myndigheten kostnadsfritt.

  8. Hej!
    Tack fö en väldigt hjälpsam sida. Jag begärde ut handlingar från Polisen i form av utdrag från en databas på tillstånd. Jag bad att få detta skickat till mig via epost men istället skickade dom det i pappersform och därför behöver jag betala kopieringsavgift. Det är ganska många sidor så det blir en del pengar. Jag har tidigare frågat om samma uppgifter från en annan region och fått dem som en pdf så det är konstigt att det inte skulle gå i det här fallet. Kan jag på något sätt hävda att jag bad att få dem digital och därför undkomma att betala? Dom har också angivit att ett felaktigt sidnummer som är cirka 200 sidor mer än dom faktiskt har skrivit ut.

    1. Hej, en myndighet är inte skyldig att lämna ut kopior av allmänna handlingar i elektroniskt form, t.ex. som pdf:er, utan kan välja att lämna ut dem som papperskopior. Om det är många kopior och det blir en hög avgift så borde ju myndigheten förvarna om det och ge sökanden en chans att ta tillbaka sin begäran. Men jag kan inte säga att du har rätt att vägra betala på den grunden. Myndigheten kan så klart inte ta ut avgift för fler sidor än vad du har fått. Läs mer om avgifter för kopior här.

  9. Hej!

    Finns det några rättsfall där folk har överklagat avgiftsbeslut hos Skatteverket?

    Så här står det i lagboken.

    “23 § Om någon anser att den avgift som en myndighet tagit ut av honom
    enligt 15 § är oriktig får han, inom 30 dagar efter den dag då avgiften
    betalades, hos myndigheten begära ett särskilt skriftligt beslut om
    avgiften.

    24 § Ett särskilt beslut enligt 23 § får överklagas hos
    Skatteverket. Verkets beslut får inte överklagas. Förordning (2003:956).”

    Jag undrar alltså om det finns några beslut från Skatteverket som man kan få ta del av ungefär som man tar del av domar för att finna vägledning rörande hur skatteverket tolkar rådande bestämmelser om avgifter.

    Jag är nyfiken på att veta om skatteverket anser sig behöva utreda huruvida de kopior som lämnats ut verkligen överensstämmer med original genom att skatteverket själv begär originalen utlämnade.

    Självfallet kan det inte bli fråga om överföring av sekretess på det sätt som i kammarrätten och i högsta förvaltningsdomstolen, men om man fått kopior av handlingar som inte kan lämnas ut i sin helhet därför att handlingarna innehåller mycket känsliga och sekretessbelagda uppgifter är det omöjligt för sökanden att få veta huruvida kopiorna verkligen överensstämmer med original till de delar de lämnats ut då man ju inte får se originalhandlingarna.

    Skulle man kunna tänka sig att skatteverket prövar huruvida kopiorna verkligen överensstämmer med original genom att skatteverket begärde originalhandlingarna utlämnade för att jämföra kopiornas överensstämmelse med original till de delar kopia lämnas ut av originalet.

    Om de delar som lämnas ut i kopia inte överensstämmer med original så har ju faktiskt sökanden rätt att slippa betala för kopiorna, eller hur?

  10. Hej!
    Kan en myndighet vägra att lämna ut handlingen i pappersform och bara skicka den via e-post? T.ex. då det rör sig om ett stort sidantal? Finns det något lagrum som tar upp detta?

    Mvh Victoria

    1. Hej! Varför vill du ha ut handlingen på papper? Då måste du betala kopieavgift (om du tar kopiorna med dig hem vill säga).
      Mvh
      Per

      1. Hej! Jag jobbar själv på myndigheten och vill kunna slippa behöva skriva ut alla sidor och istället skicka via e-post. Av tidsbesparings- och miljöskäl. “Beställaren” insisterar dock på att gång på gång få dem utskrivna och skickade via post.
        Mvh Victoria

        1. Då förstår jag. Jag har aldrig stött på den problematiken tidigare. Det brukar vara tvärtom, att myndigheten inte vill mejla. Det står lite om detta i 9-12 §§ i denna förordning. Men jag vet inte om man blir så mycket klokare av det. Tyvärr, jag kan inte ge något bra svar.

          /Per

        2. Myndigheten väljer sättet för utlämnandet. Rätten att ta del av handlingen betyder inte att medborgaren kan välja på vilket sätt den ska lämnas ut.

          Kammarrätten i Stockholm (mål nr 6969-2001) bedömde att Skatteverket fick välja på vilket sätt en handling skulle ges ut. I detta fall var det elektroniskt och inte på papper som handlingen lämnades ut.

          1. Hej, det låter som en intressant dom. Den ska jag ta hem. Visst inflytande över sättet för utlämnande har ju medborgaren eftersom han eller hon kan välja att ta del av handlingen på plats eller få en kopia.

            /Per

          2. Kammarrättens beslut gällde en person som begärt att få ta del av handlingar på plats hos myndigheten men krävde att handlingarna skulle göras tillgängliga för honom på papper och inte på en datorskärm. Se avgörandet här.

            /Per

  11. Hej jag har begärt ut ett avtal. Och fått detta svar. Man har även annonserat priset här: http://www.inkopgavleborg.se/Foretagare/Begarda-handlingar/

    Jag har fått detta svar:
    “Begärda handlingar!
    För utskick av handlingar elektroniskt eller på papper, oavsett antal sidor och dokument, tar Inköp Gävleborg ut en administrationsavgift på 350 kronor per utskick. Den inkluderar alla kostnader.

    Avgiften ska sättas in på vårt plusgiro 29661-6. Beställaren ska anmäla, via e-post eller telefon, när pengar har satts in. Därefter skickas handlingarna till beställaren.”

    Är det tillåtet enligt er uppfattning?

    1. Kommunalförbundet har ingen skyldighet att mejla avtalet i ditigal form och jag skulle nog säga att förbundet också har större frihet när det bestämmer avgifter för digitala handlingar. Men jag tycker det låter tveksamt att 350 kronor för en papperskopia skulle överensstämma med självkostnadsprincipen. Jag rekommenderar att du läser JO-besluten som finns i avsnittet ovan under rubriken “Hur mycket får myndigheterna ta betalt?”. För att kommunalförbundet överhuvudtaget ska kunna ta ut en avgift så måste det finnas ett beslut om taxa för utlämnande av allmänna handlingar. Den kan du ju begära att få titta på.
      Mvh
      Per

  12. Hej,

    Jag har begärt ut handlingar från länsstyrelsen, men får till svar att handlingarna visserligen finns elektroniskt men tar mer än 10 min att plocka fram. Därför tar de en avgift på 60 kr på varje påbörjad 10 minutersperiod som överstiger de första 10 minuterna. De beräknar att min begäran tar ca en timme att ta fram. Länsstyrelsen hänvisar till avgiftsförordningen (1992:191).
    Som jag förstått det behöver de inte lämna ut handlingar elektroniskt, men kan de ta ut denna typ av avgift om de ändå går med på att lämna ut elektroniskt? Jag hittar inte var det skulle stå i avgiftsförordningen.
    Har även sett detta hos t ex Södertälje tingsrätt, som även tar ut avgiften ifall man vill ha papperskopior.
    http://www.sodertaljetingsratt.domstol.se/Om-tingsratten/Bestalla-allmanna-handlingar/

    Mvh
    Jenny

    1. Hej! Jag blir inte klok på Södertälje tingsrätts text om avgift för handlingar i pappersformat. Kan de mena handlingar som någon vill ha via mejl men som finns i pappersformat hos domstolen och som de måste skanna in? Jag måste mejla och fråga vad de menar. Det är svårt att säga vad som gäller för avgifter vid utlämnande av elektroniska handlingar eftersom det inte finns så mycket domstolspraxis. Enligt 4 § första stycket punkten 8 i avgiftsförordningen får en myndighet, om det är förenligt med myndighetens uppgift enligt lag, instruktion eller annan förordning, mot avgift tillhandahålla automatisk databehandlingsinformation i annan form än utskrift. I fallet med Södertörns tingsrätt så tog domstolen ut avgift för det digitala förundersökningsprotokollet motsvarande avgiften för papperskopior så förvaltningsrättens dom i det målet ger inte någon vägledning i frågan om avgift för nedlagd arbetstid. Avgift för nedlagd arbetstid vid utlämnande av elektroniska kopior har överklagats till Skatteverket vid åtminstone ett tillfälle men verket avvisade överklagandet eftersom myndigheten inte är rätt instans, se här. Fråga Länsstyrelsen hur du ska gå till väga om du vill överklaga deras beslut.

      Mvh
      Per Hagström

  13. Hej!

    Om jag förstått det rätt så kan en statlig myndighet inte ta betalt för digitala kopior som lagras digitalt hos myndigheten.

    Kan myndigheten då själva välja att skicka papperskopior som dom kan ta betalt för? Eller kan man begära att få digitala kopior med tex mail?

    1. Hej, det är oklart om myndigheter kan ta betalt för digitala handlingar. Det finns inte så mycket praxis men Förvaltningsrätten i Stockholm har ansett att en myndighet kan ta betalt med stöd av 4 § p. 8 avgiftsförordningen. Fallet finns återgivet i avsnittet ovan. Regler om rätten att få ut handlingar i digital form hittar du här.
      Mvh
      Per Hagström

      1. En följdfråga. Jag är intresserad av handlingar som finns under 26 diarienummer totalt 230 sidor, varje diarienummer omfattar 1 till 45 sidor. Myndigheten vill inte skicka handlingar i mail med hänvisning till sekretess. Det avser ansökningshandlingar så det är svårt att se att det kan finnas något sekretessbelagt i handlingar, dessutom måste sökande ange redan vid ansökan att handlingarna får hanteras enl PUL.

        Jag vill dela upp beställningen genom att begära ut varje diarienummer för sig och därmed utnyttja dom 9 fria sidorna per beställning. Nu säger den statliga myndigheten att dom vill se det som en beställning och avgiftsbelägga som om det var en beställning.

        Det finns inga beslut enbart vad en tjänsteman anser.

        Hur ser du på deras ställningstagande?

        Tack för en utomordentligt informativ site. Bra initiativ.

        1. Hej! Myndigheten är inte skyldig att lämna ut handlingarna via mejl så det är svårt att ställa några krav oavsett om deras invändning om sekretess håller eller inte. Spontant tycker jag det låter rimligt att de betraktar din begäran som en sammanhållen begäran och fakturerar dig för den. Annars vore det ju lätt att kringgå reglerna om kopieavgift och då hamnar notat hos skattebetalarna istället.

          /Per

          Mvh
          Per Hagström

  14. Hej,

    fick precis reda på att tingsrätten planerar att börja ta betalt för den arbetstid tjänstemännen lägger på att plocka fram offentliga uppgifter. Det finns väl inget, what so ever, som ger rätt till det? Vi betalar ju redan deras arbete med skattepengar.

    /Emma

    1. Hej, du måste nog ge mig lite fler detaljer om detta. Ska de ta betalt för att plocka fram allmänna handlingar, uppgifter ur handlingar eller för att sammanställa uppgifter? Handlar det om handlingar på papper eller i digital form? Finns det något policybeslut från domstolen som du kan skicka?

      Mvh
      Per

      1. Hur är det i fall med potentiella handlingar? Om jag begär ett registerutdrag som kräver att en myndighet sammanställer den datan från en databas, får de då ta betalt för den tiden de spenderar på att sammanställa det dokumentet?

  15. Hej Per! Jag har begärt ut och fått “Lokala anvisningar” från ett psykiatriskt sjukhus. En hel del sidor är helt eller delvis överstrukna med svart penna – t.ex. rutiner vid avvikningar. Jag har läst JO-beslutet 1972 s.306 men blir inte helt klok av det som står. På s. 6 står att vid vägran att lämna ut handlingar pga. sekretessbelagda uppgifter ska i stället “avidupletter” tillhandahållas och att “den del av avidupletten som innehåller de hemliga uppglysningarna kan t.ex. klippas bort före utlämnandet. Sådan avskrift torde skola utlämnas utan avgift”.

    Gäller detta generellt? Dvs. kan jag bestrida kostnaden för de sidor där endast rubrikerna framgår men där all brödtext om anvisningarna är överstrukna?

    Mvh Dennis

    1. JO-beslutet gällde en situation där någon begärt att få ta del av handlingar på plats hos myndigheten. Om myndigheten i det läget väljer att inte lämna ut originalhandlingarna utan kopierar dessa för att kunna maska vissa uppgifter så ska myndigheten inte ta betalt för kopiorna. Personen har ju inte begärt att få kopior och ska då inte heller drabbas av någon kopiekostnad. Om du däremot har begärt att få kopior av handlingarna så tror jag att myndigheten kan ta ut en avgift även för sidor där nästan all information är maskad. Myndigheten har ju haft en kopiekostnad även för dessa sidor.

      Mvh

      Per

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte.

Denna webbplats använder Akismet för att minska skräppost. Lär dig hur din kommentardata bearbetas.