Du måste betala för vår arbetstid!

Att ta del av allmänna handlingar på plats hos en myndighet är gratis enligt TF 2:15. Det spelar ingen roll hur mycket tid som myndigheten tvingas lägga ner på din begäran. Någon avgift kan inte tas ut i dessa fall.

Om du i stället begär att få papperskopior av handlingarna kan myndigheten ta ut en avgift per sida enligt den taxa som anges i 16 § avgiftsförordningen eller enligt den taxa som har beslutats av fullmäktige om det gäller en kommun eller ett landsting. I 16 § 3 st avgiftsförordningen finns också en undantagsregel som säger att en myndighet kan ta ut en högre eller lägre avgift än den ordinarie taxan “…om det finns särskilda skäl”. Enligt JK öppnar det för myndigheter att i vissa fall ta ut en avgift baserad på den arbetstid som myndigheten har lagt ner på att göra kopior och expediera dem till dig (se JK 720-17-21). Myndigheten får inte räkna med den tid som det tar att leta fram, eventuellt sekretesspröva och slutligen återställa originalhandlingarna efter att kopieringen är gjord. Den typen av arbetsuppgifter måste myndigheten utföra även när du tar del av handlingarna på plats, vilket är avgiftsfritt (se JO 1989/90 s. 392, RÅ 85 2:9, JO 6032-10 och Skatteverket 764152-11).

Om du begär en avskrift av en allmän handling eller en utskrift av en upptagning på ljudband kan myndigheten ta betalt för den arbetstid som krävs för att göra avskriften eller utskriften (se 17 § avgiftsförordningen).

Det finns också domstolar och myndigheter som tar ut avgift för personalens arbetstid vid utlämnande av handlingar i elektronisk form. De stödjer sig då på 4 § första stycket punkten 8 i avgiftsförordningen. Den typen av avgiftsuttag har så vitt jag vet inte prövats i domstol.

Gränsen mot uppdragsverksamhet

Vissa myndigheter kan mot betalning erbjuda medborgare och företag olika varor och tjänster inom sin uppdragsverksamhet. Högskolorna kan till exempel sälja utbildning och forskning. Statens veterinärmedicinska anstalt säljer provtagningar och djurvaccin. Konjunkturinstitutet säljer statistik och rapporter och så vidare. Om en myndigheten säljer information och den informationen finns i allmänna handlingar så uppstår ett gränsdragningsproblem i förhållande till TF:s regler om handlingsoffentlighet. Om din förfrågan ligger inom den efterforsknings- och serviceskyldighet som gäller enligt TF:s regler om handlingsoffentlighet, OSL:s regel om uppgiftslämnande (OSL 6:4) eller förvaltningslagen så kan inte myndigheten se den som ett avgiftsbelagt uppdrag. Kräver du mer än så kan myndigheten vägra om du inte betalar en avgift som täcker alla myndighetens kostnader för uppdraget. Myndigheten har så klart ett incitament att kategorisera din förfrågan som ett avgiftsbelagt uppdrag och få full kostnadstäckning inklusive ersättning för tjänstemännens arbetstid i uppdraget. Du vill å andra sidan kategorisera din förfrågan som en begäran om uppgifter i allmänna handlingar och få dessa gratis enligt OSL 6:4 eller komma undan med en avgift för kopiekostnaden.

Det här kan illustreras med ett exempel. Säg att du vill veta hur många gånger under år 2011 som de psykiatriska klinikerna i Västra Götalands län lex Maria-anmälde att en psykiatripatient begått självmord. Någon sådan statistik har vi inte, säger Socialstyrelsen. Däremot kan myndighetens statistikenhet erbjuda sig att göra jobbet mot betalning. Du svarar att du inte vill ha någon statistiksammanställning utan bara kopior av de inkomna anmälningarna som du sedan kan räkna själv. Om din begäran kan betraktas som tillräckligt preciserad så måste Socialstyrelsen plocka fram handlingarna kostnadsfritt. JO har vid flera tillfällen poängterat att myndigheter måste göra en tydlig skillnad mellan de förfrågningar som ska handläggas enligt TF:s regler om handlingsoffentlighet och de förfrågningar som ska betraktas som uppdrag i myndighetens uppdragsverksamhet. I fallet JO 2003/04 s. 450 fick till exempel Riksarkivet kritik av JO för att myndigheten behandlat en begäran om kopia av en allmän handling som en avgiftsbelagd “forskarförfrågan”.

Särskilt komplicerad kan gränsdragningen bli om en myndighet bedriver uppdragsverksamhet som går ut på att sälja olika typer av sammanställningar ur ett dataregister som myndigheten administrerar. Om du begär ut en sammanställning ur ett sådant register och myndigheten kan göra sammanställningen med rutinbetonade åtgärder så är det en så kallad potentiell handling som du har begärt ut. Potentiella handlingar är allmänna handlingar som du kan begära ut med stöd av TF (läs mer om potentiella handlingar här). Det betyder att myndigheten måste hantera din begäran med förtur framför eventuella uppdragsgivare inom uppdragsverksamheten som står på kö för att få utdrag ur datorregistret. Myndigheten kan inte heller ta betalt för något annat än en eventuell kopiekostnad och inte för den arbetsinsats som krävs för att göra sammanställningen (se JO 1991/92 s. 423 och JO 1991/92 s. 418).

Snylta går för sig

Det finns också en möjlighet att “snylta” på uppdrag som andra har betalat myndigheten för att utföra. Det här gäller om uppdraget har resulterat i en handling som myndigheten har expedierat till uppdragsgivaren. Den handlingen är så klart en allmän handling som du kan begära ut och ta del av kostnadsfritt eller få en kopia av mot en mindre avgift.

4 reaktioner till “Du måste betala för vår arbetstid!”

  1. Hej,

    Jag undrar hur det ser ut när någon begär ut uppgifter som inte finns/inte kan utläsas från de dokument de begär och inte logiskt sett kan sammanställas. Kan man då neka utan att behöva ge dem en besvärshänvisning?

    1. Nej, sökanden har rätt till ett överklagbart beslut även när myndigheten avslår på den grunden att den begärda handlingen inte förvaras hos myndigheten.

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte.

Denna webbplats använder Akismet för att minska skräppost. Lär dig hur din kommentardata bearbetas.