Kan inte kräva att begäran görs på viss blankett

JO kritiserade den information som Migrationsverket lämnade på sin webbplats till den som vill ta del av allmänna handlingar. Följande var fel:

  • Det stod att det kunde ta upp till tre månader att hantera en beställning, vilket var vilseledande eftersom det inte gällde vid en begäran om allmänna handlingar, utan avsåg andra förfrågningar.
  • Det stod att den som ville begära ut handlingar anonymt var hänvisad till att ringa eller besöka myndigheten, vilket var fel eftersom det finns fler alternativ, t.ex. att mejla in en begäran.
  • Rubriken ”Du måste kunna legitimera dig när du hämtar ut dina handlingar” kunde tolkas som att den som vill ta del av allmänna handlingar behöver legitimera sig, vilket inte stämmer. 

JO var också kritisk till ett webbformulär för begäran om allmänna handlingar som fanns på webbplatsen. Det här eftersom sökanden uppmanades att fylla i bl.a. namn, personnummer och medborgarskap i formuläret. Det kunde anses strida mot anonymitetsskyddet.  

JO var även kritisk mot ett automatiskt mejlsvar som Migrationsverket hade skickat ut till personer som begärt allmänna handlingar. För det första stod det att sökande skulle använda en särskild blankett för att begära ut handlingarna, vilket inte får ställas upp som ett krav. För det andra stod det att handläggningstiden var 3–6 veckor, vilket var vilseledande mot bakgrund av skyndsamhetskravet.

Enskild bör tillfrågas innan utlämnande med förbehåll

En person vände sig till Söderhamns kommun för att ta del av en anmälan hos kommunen om kränkande särbehandling. Kommunjuristen lämnade ut handlingen “…med förbehåll att inte lämna ut namn på berörda personer. Såvida de inte själva löser sekretessen i samtal med dig.”

Personen JO-anmälde kommunjuristen och var bland annat missnöjd med att hon inte hade blivit tillfrågad i förväg om hon gick med på att ta del av handlingen med sekretessförbehåll.

JO konstaterade att det ställs vissa minikrav på utformningen av ett förbehåll för att det ska få rättslig verkan mot den som det riktar sig emot: Det ska utformas som ett formligt beslut där det framgår vilken handling det är fråga om, vem som träffas av förbehållet och vad förbehållet innebär.

Enligt JO bör den enskilde normalt också tillfrågas om ett förbehåll godtas innan ett utlämnande sker. Det här eftersom förbehållet innebär att den enskilde får en tystnadsplikt förenad med straffansvar. Den enskilde kan därför behöva överväga om utlämnande får konsekvenser som är svåra att hantera.

JO påpekade också att ett utlämnande med förbehåll är ett beslut i förvaltningslagens mening och därmed ska innehålla en motivering och en upplysning om hur det kan överklagas.

JO kritiserade Söderhamns kommun för hanteringen.

Begäran om utlämnande inte av ringa betydelse om den avslås

JO gjorde följande ställningstaganden i ett beslut som rörde Stockholms tingsrätts utlämnande av den så kallade scientologbibeln:

  • En begäran om att få ut en handling ska behandlas som ett eget ärende skilt från det mål eller ärende där handlingen förekommer.
  • Om någon som inte är part i ett mål begär ut en handling i målet behöver denna begäran inte tillföras akten i målet.
  • En skriftlig framställning om utfående av en allmän handling som inte leder till att handlingen omedelbart lämnas ut av den som har hand om handlingen, anses ha mer än ringa betydelse för myndighetens verksamhet. Framställan ska med andra ord diarieföras eller hållas ordnad och får inte gallras därför att den är av ringa eller tillfällig betydelse.
  • En handling får inte gallras, oavsett handlingens karaktär, så länge det pågår ett ärende om utlämnande av den.

Tjänsteman får inte begränsa sökandens begäran

En person JO-anmälde en tjänsteman vid Kriminalvården för att denne vid flera tillfällen hade tolkat en begäran om samtliga handlingar i ett ärende som en begäran om enbart besluten i ärendet. Det här utan att fråga den sökande hur begäran skulle tolkas, och utan att underrätta vederbörande om att det som lämnades ut faktiskt inte var samtliga handlingar. Anmälaren bifogade också ett mejl mellan tjänstemannen och en annan anställd på Kriminalvården där tjänstemannen själv skrev att han brukade tolka allmänt hållna begäran på det här sättet.

JO begärde att Kriminalvården skulle yttra sig över anmälan. I svaret framgick att den anmälda tjänstemannen påstod att han hade ringt till den sökande för att diskutera dennes begäran, och att sökanden då hade begränsat begäran till enbart besluten. Det fanns dock inga tjänsteanteckningar från dessa telefonsamtal.

Anmälaren yttrade sig över myndigheten svar och bestred att det skulle ha förekommit några telefonsamtal. Han påpekade att sökanden aldrig hade uppgett sitt telefonnummer för myndigheten. Däremot hade tjänstemannen mejlat sökanden från sin privata mejladress under sin föräldraledighet.

JO började med att konstatera följande: “En enskild tjänsteman får inte på eget bevåg begränsa omfattningen av en ingiven framställning”.

JO påpekade också att en tjänsteman som lämnar uppgifter på JO:s begäran har sanningsplikt. JO tyckte nämligen att dokumentationen talade emot tjänstemannens påståenden om att det hade förekommit telefonsamtal där sökanden själv hade begränsat sin begäran. JO kunde dock inte med tillräcklig säkerhet slå fast att tjänstemannen hade lämnat oriktiga uppgifter.

Om det var som tjänstemannen påstod, att det hade förekommit telefonsamtal, borde dessa ha dokumenterats. I så fall förtjänade tjänstemannen kritik för att inte ha gjort det, tyckte JO.

JO kritiserade även tjänstemannen för att han hade använt sin privata e-postadress vid kontakter med allmänheten.

Uppgörelse om järnvägen i Kiruna var offentlig

När Trafikverket lämnade ut sina avtal med LKAB om järnvägen och stationen i Kiruna maskerade myndigheten vissa uppgifter kring uppgörelsen. Personen som hade begärt ut avtalen överklagade till kammarätten och fick rätt. Domstolen tyckte inte att Trafikverket hade anfört några konkreta skäl till varför myndigheten eller LKAB skulle lida skada av ett utlämnande. Avtalen var därför offentliga i sin helhet.

Bidrag till vägförening var inte hemligt

En person begärde ut bilagan till Åre kommuns beslut att ge bidrag till en vägförening som skulle rusta upp en väg. Bilagan visade hur mycket föreningen hade fått i bidrag. Kommunen avslog med hänvisning till att det skulle vara till nackdel för vägföreningen vid kommande förhandlingar med vägentreprenörer om det blev känt hur mycket pengar föreningen hade att röra sig med.

Personen överklagade beslutet till kammarrätten. Domstolen konstaterade att Åre kommun hade hänvisat till en sekretessregel som skyddar “det allmänna”. Domstolen kunde inte se att det allmänna riskerade att skadas av ett utlämnande. Enligt domstolen hade det inte heller kommit fram något annat skäl att sekretessbelägga uppgifterna.

Resultat från dopingtester av hästar hemliga

En person begärde ut uppgifter från Statens veterinärmedicinska anstalt om vilka preparat som hade upptäckts vid dopingtester inom häst- och hundsporter. SVA avslog begäran med hänvisning till att uppgifterna omfattades av den absoluta uppdragssekretessen. Testerna hade gjorts på uppdrag av olika häst- och hundsportsorganisationer och det fick anses vara en förutsättning för uppdragen att testresultaten inte röjdes. Personen överklagade men kammarrätten fastställde SVA:s beslut.

Hade rätt att få ut delar av övervakningsfilm

En person begärde hos Gävle tingsrätt att få ta del av och på egen hand dokumentera film från övervakningskameror i tingsrättens lokaler som visade hela händelseförloppet då han besökte tingsrätten för att ta del av handlingar. Tingsrätten avslog begäran eftersom det även förekom andra personer på flera sekvenser. Dessa kunde lida men om deras närvaro i tingsrätten röjdes, ansåg tingsrätten.

Efter överklagande bestämde kammarrätten att personen hade rätt att ta del av de delar av filmen där enbart han förekom i bild. Kammarrätten överlät till tingsrätten att ordna med utlämnandet.

Hovrättsdom inte allmän handling hos Domstolsverket

En person begärde ut en hovrättsdom från Domstolsverket, men fick svaret att han fick vända sig till hovrätten för att få ut domen. Han överklagade beslutet och menade att domen var en allmän handling hos Domstolsverket eftersom myndigheten har tillgång till domstolarnas målhanteringssystem (Vera) där domarna finns lagrade digitalt.

Domstolsverket yttrade sig över överklagandet och förklarade att det finns personal på myndigheten som har central behörighet till Vera. Men för att få tillgång till enskilda domar i systemet behöver de dessutom be den berörda domstolen om lov.

Kammarrätten avslog överklagandet. Enligt kammarrätten hade Domstolsverket infört sådana tekniska och administrativa begränsningar av personalens tillgång till Vera som innebar att domarna i systemet inte var allmänna handlingar hos myndigheten. Domstolsverket hade bara tillgång till handlingar som ett led i teknisk bearbetning och lagring för annans räkning, ansåg kammarrätten.

Fel att sekretessbelägga hela huvudboken

En person begärde att få ta del av huvudboken för kommunala Vara konserthus AB. Bolaget avslog begäran helt med följande motivering:

Bolagets huvudbok innehåller uppgifter som är att betrakta som känsliga affärsuppgifter. Vid ett utlämnande riskerar uppgifterna att skada konserthusets affärsrelationer och möjlighet att bedriva verksamhet på ett konkurrenskraftigt sätt.

Personen överklagade och kammarrätten upphävde bolagets beslut. Enligt kammarrättens mening borde det finnas ett stort antal offentliga uppgifter i huvudboken. Kammarrätten skickade därför tillbaka ärendet till bolaget för en mer detaljerad prövning.